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3 formas para controlar reembolso de despesas que você precisa conhecer!

Controlar o reembolso de despesas em sua empresa é muito importante. Uma política de reembolso clara e funcional traz diversas vantagens para o negócio, entre elas agilidade no processo e satisfação de seus colaboradores.

A má gestão dos reembolsos, por outro lado, pode acarretar em muitos prejuízos à organização e seus funcionários. Comprovantes podem ser perdidos, despesas não autorizadas serem reembolsadas, processos trabalhistas contra a organização por falta de pagamento e assim por diante.

Por isso, todo cuidado é pouco na hora de controlar o reembolso de despesas em sua empresa. Veja neste artigo as principais formas para administrar isso em seu negócio e previna-se de problemas no futuro.

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1. Relatório de despesa de viagens

As planilhas e relatórios comumente conhecidos no setor financeiro e administrativo de qualquer empresa. A maioria das empresas utiliza desse documento para gerir as despesas de viagens e fazer reembolsos.

Existem duas opções de relatório de despesa de viagens: o manual e o virtual. Conheça as diferenças, vantagens e desvantagens de cada um, a seguir.

Relatório manual

O velho papel e caneta. Trata-se de uma planilha ou relatório simples preenchido a mão por um funcionário ou o próprio dono da empresa.

A vantagem é que você pode levar esse bloco de notas a qualquer lugar.

Todavia, corre muitos riscos de extravio de seu relatório. Imagine anotar todas as despesas de viagens do mês e depois o relatório simplesmente sumir?

Outro ponto negativo é entender o relatório. Caso tenha um funcionário que parece escrever em outro idioma será impossível entender os dados.

Além disso, para calcular o custo total de viagens corporativas de sua empresa vai precisar analisar cada relatório. Se você tem muitos funcionários que viajam, será um trabalho e tanto, não acha?

Relatório virtual

O relatório virtual é parecido com o manual, mas ele é preenchido a partir de um computador, tablet ou até celular.

Como fica salvo na memória do smartphone, ou HD do computador, as chances de perdê-lo são menores. Você também pode cruzar diferentes relatórios, com a ajuda de um editor de planilhas agrupar dados e emitir relatórios gerais da empresa.

Porém, completar todas as colunas da planilha leva tempo. Dependo da quantidade de dados para lançar, estamos falando de várias horas em frente ao computador.

Modelo de relatório de despesas

2. Aplicativos e softwares

Os aplicativos e softwares para controlar reembolsos são mais rápidos, cofiáveis e podem ser acessados de qualquer lugar, na maioria das vezes.

Veja as opções mais comuns e descubra as vantagens de cada uma.

Sistema ERP

O famoso sistema de gestão empresarial. Como ele administra toda a empresa, nada mais natural que agrupar as despesas com viagens também, certo?

Bom, nem tanto!

Você até pode lançar as despesas e registrar os reembolsos, mas vai ter que fazer isso de forma manual, um a um. Isso porque o sistema não vai gerar essas contas automaticamente para você.

No entanto, sistemas ERP são úteis para emissão de recibos, por exemplo. O que pode auxiliar a sua empresa a comprovar o pagamento das despesas de viagens e reembolsos.

Software de gestão de viagens

Um software de gestão de viagens é específico para essa finalidade e usado muito em empresas com altas demandas.

Entre suas funcionalidades, alguns permitem a inclusão de despesas. Mas raramente resolvem todos os problemas do setor financeiro.

Você na maioria das vezes precisa registrar a despesa manualmente e auditar cada lançamento, um a um. Esse micro gerenciamento pode ocupar muito o seu tempo e tirar sua atenção de outras áreas da empresa.

Outros aplicativos

Ainda existem outros aplicativos que podem ser usados para controlar reembolsos, como o EVERNOTE, por exemplo.

No entanto, como não são criados para essa finalidade agem como uma solução paliativa e agravam os seus problemas com o passar do tempo.

Eles até podem agilizar algumas atividades e atender o negócio por um tempo, mas uma hora ou outra vão deixá-lo na mão. Seja pela ausência de um relatório detalhado, a falta de digitalização de um comprovante ou qualquer outra coisa.

Prepare-se para ser surpreendido por eles a qualquer momento. E não será uma surpresa boa, garanto!

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3. Software para gestão de reembolso

A forma de controlar reembolso mais indicada e eficaz. Esses programas foram desenhados especificamente para esse fim e, por isso, dispõem de recursos que nenhuma outra opção da lista tem.

Entre os recursos de um software para gestão de reembolso, estão:

  • Lançamento de despesas;
  • Digitalização de comprovantes;
  • Auditoria de despesas automatizada;
  • Integração com a Política de Reembolso do negócio;
  • Funciona em qualquer dispositivo;
  • Os dados são armazenados em nuvem;
  • Emissão fácil de relatórios.

Um software para controlar reembolso oferece mais controle do processo para você e dá mais confiabilidade nos dados.

Além disso, todos os pontos negativos das outras opções simplesmente não existem com um aplicativo para gestão de reembolso. Essa solução resolve o seu problema sem sombra de dúvidas.

Quer ver como funciona um programa para gestão de reembolsos na prática? Agende uma demonstração gratuita e sem compromisso com nossos consultores. Conheça as vantagens desse sistema para o seu negócio na prática e ganhe mais tempo para cuidar de seu negócio.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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