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5 cuidados a tomar no reembolso de combustível de equipe externa

Fazer o reembolso de combustível de equipe externa é algo comum em muitas empresas. Terceirizar a frota e utilizar os veículos dos seus colaboradores têm diversos benefícios e muitas empresas já o enxergam em seu dia adia.

Quando o veículo pertence ao funcionário, ele cuida melhor do bem, evita tomar multas por excesso de velocidade, etc. Cuidados que acabam ajudando a empresa a economizar no fim de cada mês.

Porém, para que tudo corra bem nesse processo, é preciso tomar alguns cuidados no ressarcimento de combustível para seus colaboradores. São pontos que ajudam a tornar o reembolso mais confiável, eficaz e transparente para todos os envolvidos.

Por isso, separamos 5 cuidados básicos para tomar nessa hora e, com isso, evitar imprevistos e problemas graves em sua empresa. Veja os cuidados abaixo, conheça cada um deles e descubra porque eles são tão importantes para sua empresa. Confira!

1. Entender bem o cálculo

O primeiro cuidado, sem dúvida, é entender como é feito o cálculo de quilômetro rodado. Um erro muito comum, de empresas e funcionários, é considerar apenas os gastos com o combustível nessa somatória.

A verdade é que outros itens influenciam nesse cálculo, como os gastos com a limpeza e manutenção, a depreciação do veículo, impostos e taxas, seguro do automóvel, entre outros. É preciso listar todas as despesas, somá-las e repassar ao funcionário um valor suficiente para cobrir todos esses itens.

Deste modo, sua empresa evita complicações jurídicas mais tarde e também conta com uma equipe externa mais motivada. Sem esquecer da transparência que o processo de reembolso ganha, deixando todos os envolvidos mais felizes com essa relação.

Ainda não sabe como fazer o cálculo do quilômetro rodado para reembolso? Veja este Guia completo sobre o assunto e tire todas as suas dúvidas!

2. Registrar a quilometragem adequadamente

Outro cuidado importante no reembolso de combustível para equipe externa é quanto ao registro dos dados. As informações devem ser coletadas e registradas adequadamente, a fim de que possam ser usadas no momento de calcular o valor devido aos colaboradores.

Nessa hora é preciso ser enfático com sua equipe e exigir de todos que façam esse controle diariamente. Além disso, um auditor deve ser nomeado para conferir os registros e checar se as despesas foram devidamente lançadas.

Um problema comum, por exemplo, é o colaborador registrar uma quilometragem fora da realidade. Ou quem sabe, registrar a quilometragem que não tem nada a ver com o deslocamento a trabalho. Em ambos os casos, isso pode custar muito caro para a empresa!

Portanto, mantenha o olho vivo no registro da quilometragem e faça um pente fino sobre os dados. Essa é a melhor escolha para garantir que tudo está como deveria em seu reembolso de quilometragem.

Aproveite para ler o post: 4 sinais que você precisa de ajuda com o relatório de quilometragem e resolva esses problemas de uma vez por todas!

3. Verificar se o valor é justo para ambos os lados

Terceiro cuidado que você deve tomar: O valor é justo para a empresa e para o colaborador? Todos estão felizes com o valor reembolsado para despesas de combustível?

A melhor forma de ter acesso a essa informação é: perguntando para seus colaboradores. Converse com eles e questione sobre os valores reembolsados. Você pode fazer isso de forma pessoal, um a um, ou então usar de ferramentas para fazer pesquisas de satisfação.

O mais importante é garantir que os colaboradores estão cientes do processo de reembolso e não se sentem lesados pela companhia. Se isso acontecer, mais cedo ou mais tarde, a “bomba estoura” e você não vai gostar dos estragos.

Imagine ter um funcionário questionando os valores e falando mal da empresa para outras pessoas? Dependendo da proporção, essa pode ser uma crise difícil de resolver. Então, o melhor caminho é sempre a prevenção desses problemas.

Você ainda não calcula o reembolso de combustível em sua empresa? Então, veja 7 bons motivos para fazer isso agora mesmo!

4. Criar uma política de reembolso

Agora que você tomou os cuidados anteriores, chegou a hora de criar a sua política de reembolso. Esse documento vai apresentar uma série de regras para que o ressarcimento das despesas seja realizado, bem como, instruir os colaboradores sobre todo o processo.

Lembra que falamos de transparência há pouco? Pois é! A política é uma ferramenta muito útil para eliminar todas as dúvidas e prezar pela transparência em seu processo de reembolso de combustível de equipe externa.

A melhor parte é que você pode deixar esse documento disponível de forma online. Assim todos os colaboradores, mesmo fora da sede da empresa, podem verificar cada item e se familiarizar com as regras de sua empresa.

Além disso, é importante rever o documento sempre que possível e mantê-lo atualizado. Quando qualquer alteração for feita, inclusive, não se esqueça de notificar toda a equipe para lerem e se informarem sobre as mudanças.

Ter uma política clara, atualizada e objetiva é uma excelente maneira de controlar as viagens corporativas da sua empresa e evitar dores de cabeça. Não deixe de contar com uma, portanto!

5. Usar uma maneira eficaz de controle

Para finalizar, adote um sistema eficaz para o controle do reembolso de combustível de sua equipe externa. Escolha um bom método de gestão, que seja confiável, fácil de usar e eficaz na hora de fechar o cálculo mensalmente.

Você pode usar basicamente uma planilha para esse controle, ou então adotar softwares de gestão de reembolso. Tudo depende de seus objetivos e do quanto gostaria de ter mais facilidade em seu processo de ressarcimento de valores.

Para ajudá-lo nessa tarefa, criamos uma planilha gratuita de cálculo de KM rodado. Essa calculadora leva em conta todos os aspectos que você precisa controlar nesse ressarcimento e ajuda a chegar ao valor correto de forma mais simples e confiável.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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