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6 formas de otimizar o reembolso de despesas em sua empresa

Muitos gestores e diretores de empresas chegam a sentir um arrepio quando ouvem o termo reembolso de despesas. Afinal, uma das primeiras imagens a surgir na mente são as pilhas infinitas de recibos de papel e um enorme tempo gasto para lidar com esse processo.

Por outro lado, é perfeitamente possível deixar no passado várias práticas que tornam o controle e o gerenciamento de reembolso algo muito complicado. Implementando algumas mudanças bem planejadas e definindo algumas regras, todo o trabalho que sua empresa tem com o reembolso de despesas pode ser reduzido a uma única tarefa.

Nos próximos parágrafos, você vai conhecer algumas dicas práticas para tornar isso possível e mudar a realidade do dia a dia de seu empreendimento. Continue a leitura e saiba como começar!

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Considerações sobre o reembolso de despesas

Em linhas gerais, o reembolso de despesas é uma ferramenta usada pelas empresas para devolver ao funcionário os gastos que ele teve e que foram pagos com dinheiro do próprio bolso. Um exemplo disso são as viagens corporativas, entretanto, o processo de reembolso pode ser aplicado em várias outras situações.

Uma observação interessante de ser considerada é que os itens reembolsáveis variam de acordo com a política adotada pela empresa. Por exemplo, cursos de especialização, gastos com almoço de clientes, visitas a potenciais clientes e compra de materiais são coisas que podem ser reembolsadas, além das despesas tradicionais com hospedagem, gasolina e alimentação. 

6 maneiras de otimizar o reembolso de despesas

Veja nossas dicas abaixo para começar a pensar nas melhores práticas:

1. Padronizar os pedidos de reembolso

A falta de informações padronizadas na hora reembolsar o funcionário provoca muitos atrasos e aumenta as chances de que falhas sejam cometidas. Por isso, a padronização é uma etapa fundamental. Afinal, o início do processo começa com a entrada de informações, se elas estão incompletas, todo o processo será ineficiente aumentando o retrabalho.

2. Centralizar os dados

Após definir qual padrão seguir, é preciso providenciar uma maneira de centralizar as informações de forma que fiquem organizadas e acessíveis. Quando elas estão reunidas em uma base todos a empresa passa a falar a mesma língua. Esse processo consiste na adoção de ferramentas e sistemas que permitam melhorar a cultura de trabalho da organização, na qual o gestor e os colaboradores responsáveis por determinado setor têm acesso a uma fonte segura e comum de dados, da qual podem fazer uso de maneira ágil.

3. Mantenha uma boa comunicação

É muito comum e até compreensível que as pessoas pensem em tecnologia, aplicativos, diminuição de processos, dentre outros recursos, quando o assunto é otimizar o reembolso de despesas. Obviamente, isso é fundamental!

Mas algo que nem sempre é considerado é a boa comunicação. Trata-se um ponto simples e até fácil de ser trabalhado, mas essencial. Quando existe uma boa comunicação entre os superiores e os funcionários, bem como entre os departamentos da empresa, a segurança das operações e o comprometimento dos colaboradores com aquilo que deve ser feito apresenta níveis maiores e consegue envolver muito mais pessoas.

Mesmo que a sua empresa tenha a melhor política de reembolso e o mais eficiente dos sistemas de gestão, se não houver uma boa comunicação com os funcionários dificilmente haverá entendimento e compreensão por parte deles, o que leva a erros e menos colaboradores fazendo o que é certo.

4. Digitalizar processos

Um dos aspectos mais importantes para otimizar ao máximo o reembolso de despesas (e no qual se baseiam vários outros) é promover a evolução tecnológica. No mundo atual, é cada vez mais importante que a empresa tenha uma abordagem integrada e funcional, algo que se torna possível quando existem medidas que visem a automação e digitalização dos processos.

Ao contrário do que pensam muitos gestores, começar a trabalhar nisso é muito mais prático nos dias atuais, graças as várias soluções encontradas no mercado, que atendem perfeitamente as necessidades da empresa e permitem gastos menores para a implementação.

Uma boa ideia para começar é pensar no uso de softwares de gestão de despesas. Eles são fundamentais para manter todas as etapas envolvendo o reembolso bem definidas, seguras, estruturas e otimizadas.

Além disso, permitem que a empresa possa se posicionar de maneira mais sólida, aumentando suas chances de obter lucros e mais oportunidades no mercado — sem falar que tudo isso representa um grande diferencial competitivo.

5. Promover a integração de sistemas

Em muitas empresas, o gerenciamento dos relatórios de reembolso de despesas de viagem funciona como se fosse uma ilha isolada. Na realidade, não precisa e nem deve ser assim, ou seja, separado da administração da empresa.

Se os relatórios estiverem integrados com outros processos, tais como, CRM, contabilidade, etc, a possibilidade de otimização é muito maior, pois será possível ter uma visão global e mais detalhada da realidade da empresa.

6. Adote a simplicidade

Ter muitas ferramentas, regras e recursos para trabalhar o reembolso de despesas não é sinônimo de que tudo está sendo feito corretamente. Muitas vezes, é a complexidade das ações aplicadas na gestão desses relatórios que prejudica o conjunto.

Por isso, não importa se sua empresa decidiu usar planilhas eletrônicas, aplicativos ou um sistema de gestão de reembolso, procure manter as coisas o mais simples possível para que os funcionários não se percam ou fiquem confusos na hora de preencher formulários e detalhar os gastos.

As dicas acima serão muito úteis para melhorar a gestão de reembolso de sua empresa. Entretanto, para que tudo funcione corretamente é preciso ter calma e investir algum tempo analisando cada mudança. Comece aplicando uma coisa de cada vez e investigando quais são as reais necessidades de seu negócio, a partir disso será muito mais fácil decidir qual a próxima ação e quais as melhores ferramentas usar.Agora que você conferiu nossas dicas, aproveite e baixe nossa Planilha para Relatório de Reembolso de Despesas de Viagens, com certeza, ela vai ser muito útil para começar a melhorar o dia a dia de sua empresa!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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