0

7 bons motivos para você calcular a quilometragem em sua empresa!

Calcular a quilometragem dos veículos da empresa ou não? Essa é uma pergunta frequente nas empresas que tem uma frota de veículos, usa os carros de seus funcionários ou trabalham com viagens corporativas.

Algumas pessoas pensam que é um exagero ficar de olho nesses números, já outros gestores fazem questão de acompanhar os valores de perto.

Mas qual é a melhor escolha? Você deve calcular a quilometragem dos veículos e o que isso pode trazer de bom para seu negócio?

Veja neste post as vantagens da gestão de quilometragem e gastos com veículos nas empresas. Confira sete bons motivos para adotar essa prática ainda hoje em seu negócio e aprenda a modernizar a sua gestão agora mesmo.

1. Prevê as despesas

Para que qualquer negócio tenha sucesso, é preciso monitorar todos os seus custos e despesas. Se não fizer isso, você corre o risco de ter o seu faturamento devorado pelas contas a pagar e acaba falindo a sua empresa.

Por causa disso, esse é o primeiro motivo para pensar em calcular a quilometragem dos veículos de sua frota, ou de seus funcionários. Esse cálculo vai ajudar a conhecer os gastos da empresa com o reembolso de quilometragem e da depreciação do veículo, e assim buscar formas de reduzir essas despesas.

2. Facilita o reembolso

Você trabalha com o reembolso de despesas de viagens? Então é mais um motivo para criar um relatório de quilometragem e ficar de olho nesses gastos.

Para empresas que possuem políticas de reembolso, é comum que em datas específicas ocorram o fechamento dos valores. Nesse período, o gestor financeiro calcula os valores a serem reembolsados, emite as ordens de pagamento e passa essas informações ao RH da companhia.

Contudo, para que esse fluxo de reembolso funcione adequadamente e sem furos é preciso conhecer os valores a serem reembolsados e, principalmente, ter confiança no que é lançado nessas planilhas.

Quando o controle da quilometragem é feito adequadamente, todos ficam mais tranquilos em relação aos valores do reembolso. Pois há garantia que os números estão corretos e não haverá furos no caixa da empresa no futuro.

3. Evita reclamações de funcionários

A gestão de reembolso pode ser algo muito complexo nas empresas se não for feita de modo correto. Quando surge a desconfiança de um dos lados, empresa ou funcionário, as coisas podem sair de controle e trazer prejuízos sérios para todos.

Imagine que um colaborador começa a questionar os valores reembolsados da última viagem? Pense como seria se isso se tornasse um hábito e esse boato começasse a circular com frequência nos corredores da empresa. Com certeza isso geraria desconfortos, confusões e muitas fofocas.

Para evitar que isso ocorra você precisa ter uma maneira confiável de gerir esses valores e acompanhá-los. Além, é claro, de permitir que seus colaboradores também tenham acesso a essa informação. Deste modo, todos sabem como é feito o cálculo da quilometragem, por exemplo, e se evitam desentendimentos mais tarde.

4. Ajuda a economizar

Você faz a gestão da quilometragem há algum tempo e, de repente, começou a perceber que determinado veículo passou a consumir mais combustível. Isso pode ser um sinal que algo está errado com esse carro e ele precisa ser levado ao mecânico com urgência.

Não importa se a frota é da empresa, ou se os veículos são de seus funcionários. Ficar de olho nesses gastos ajuda a economizar e prevenir problemas sérios mais tarde.

Com esses dados em mãos, a companhia também pode exigir determinados modelos de veículos ou fixar uma data de fabricação dos carros limite para uso. Uma política que ajuda a deixar os valores mais uniformes e evita os gastos com a manutenção de veículos muito antigos, por exemplo.

5. Moderniza a gestão

Uma gestão moderna é a principal responsável pelo sucesso de um negócio e sua manutenção por anos a fio. Quando a empresa fica presa a velhos modelos de gerenciamento e se recusa a mudar, ela está fadada ao fracasso e não há outra saída.

Controlar os seus números e usar a tecnologia para isso, é uma das melhores formas para modernizar o negócio e deixar a gestão muito mais eficaz. Isso começa ao calcular a quilometragem, mas pode ser estendido para diversos setores da companhia.

Ao ficar atento ao histórico de gastos com a quilometragem, sua empresa está mais perto de encontrar outras oportunidades de negócio. Terceirizar a frota, usar da economia colaborativa, investir em uma parceria com uma transportadora e etc.

Enfim, existem muitas possibilidades de tornar o seu negócio mais moderno e lucrativo, você só precisa acompanhar essas oportunidades.

6. Otimiza seus investimentos

Sua empresa deve investir em uma frota própria, ou continuar usando os veículos de seus colaboradores? Que tipo de combustível tem o melhor custo/ benefício para o seu negócio?

Apenas com o controle rígido dos números e aprendendo de fato a calcular a quilometragem dos veículos é que você chega a essas respostas. Por isso, é tão importante ter uma planilha de quilometragem ou adotar um sistema eletrônico de controle.

De qualquer forma, os gestores do negócio têm números reais e confiáveis para pautar suas decisões e fazer as escolhas corretas. Sendo assim, não subestime o poder do monitoramento em sua gestão financeira.

7. Previne falhas e desperdícios

Será que os motoristas estão pegando o melhor caminho para chegar ao destino? Os combustíveis e demais insumos do veículo, são realmente os melhores em relação a custo/ benefício?

Eliminar o desperdício é o sonho de qualquer gestor, independente do tamanho do negócio e nicho de mercado. Mas isso só pode ser feito da forma correta, com o acompanhamento dos números e o entendimento deles também.

Ao calcular a quilometragem dos veículos em sua empresa você tem acesso a essas informações. Por causa disso, fica mais fácil identificar os desperdícios e falhas operacionais, bem como, as correções são muito mais rápidas e assertivas.

Em suma, não há dúvidas das vantagens de calcular a quilometragem dentro do negócio, não é mesmo? Você consegue prever os seus gastos, facilitar o reembolso, melhorar a relação com funcionários, modernizar a empresa e muito mais.

Para ajudá-lo, baixe a nossa planilha grátis de reembolso de quilometragem e calcule esse valor de forma mais rápida. Diminua o tempo gasto com o controle dessa despesa e gere valores mais confiáveis.

Gostou? Compartilhe!Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *