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Adiantamento de viagem corporativa, como funciona?

adiantamento de viagem corporativa

As viagens corporativas fazem parte da rotina de diversas empresas. Seja qual for o objetivo, fechar um negócio ou fazer visitas a um cliente, deslocar-se muitas vezes é necessário e para representar a instituição em outros locais. Nesse contexto, a companhia pode arcar com as despesas do funcionário através do adiantamento para viagem.

Apesar das várias circunstâncias que podem levar a um deslocamento corporativo, a finalidade é sempre a mesma: cumprir com algum compromisso da empresa. 

Dessa forma, a instituição deve pagar por algumas despesas do funcionário que se encontra nessa situação como, por exemplo, transporte, hospedagem, alimentação, deslocamentos e outros gastos que possam estar vinculados à atividade corporativa que o colaborador estiver exercendo durante a viagem. 

Entretanto, gastos pessoais não devem ser considerados como compromissos da empresa. Basicamente, a organização pode arcar com os custos de um colaborador em viagem de duas maneiras: através do reembolso de despesas ou por meio do adiantamento. 

Através do reembolso, o funcionário paga previamente os gastos durante o deslocamento e a empresa ressarce esses valores posteriormente, mediante comprovação. No adiantamento, os gastos são calculados antes mesmo da viagem acontecer e são pagos ao colaborador previamente. 

Nesse caso, o funcionário também necessita comprovar todas as despesas ocorridas durante o deslocamento. Continue a leitura e saiba mais!

Como funciona o adiantamento de viagem corporativa?

Pagar o deslocamento de um funcionário de forma antecipada é interessante, principalmente, para que haja maior controle dos gastos financeiros por parte da empresa. Quando a viagem ocorre de forma urgente ou quando se trata de um deslocamento mais caro, também são situações que tornam o adiantamento bem-vindo.

Nesse sentido, o valor pago ao colaborador deve ser o suficiente para suprir as suas necessidades. Os gastos comprovadamente superiores ao adiantamento deverão ser reembolsados ao colaborador após a viagem, já que a previsão dos custos nem sempre é equivalente ao valor real gasto. 

Do mesmo modo, o funcionário deve realizar a devolução do que não foi utilizado.

Dicas e cuidados para a gestão de adiantamentos em viagens corporativas

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Ao analisar e disponibilizar o adiantamento devem ser considerados os gastos por setor, o destino e a duração da viagem para que o valor seja satisfatório e proporcione o mínimo de conforto ao funcionário. Reservar uma quantia para imprevistos é essencial, pois mesmo em uma viagem de negócios eles podem ocorrer.

Em contrapartida, a análise dos custos deve ser bem criteriosa, isso porque disponibilizar uma quantia além do que for necessário pode gerar gastos inadequados por parte do colaborador. Veja abaixo algumas maneiras para melhorar o adiantamento de viagens pela empresa.

1. Considere a quantidade de dias

Para que esses cálculos sejam feitos de maneira correta, minimizando os processos de reembolso e devolução, é interessante se basear em uma quantia diária ideal para todos os gastos em conjunto. Em viagens internacionais, deve-se considerar a cotação da moeda do dia do adiantamento.

Tem dúvidas sobre como calcular as diárias de uma viagem? Veja este post completo e aprenda como calcular as diárias de viagem de forma eficaz!

2. Informe sobre a comprovação dos gastos

É importante informar com clareza ao colaborador a respeito da necessidade de comprovação dos gastos realizados através de recibos ou notas fiscais impressas ou escaneadas, de acordo com o que for descrito na Política de Viagens Corporativas da empresa. Da mesma forma, deve ser explicitado sobre a não utilização do valor disponibilizado para despesas de origem pessoal.

3. Planeje 

Se possível, planejar a viagem com antecedência é interessante para evitar prejuízos, já que as despesas com passagens e hospedagens tendem a aumentar conforme o deslocamento se aproxima.

4. Dê dicas para o colaborador gastar menos com a alimentação

No caso da alimentação é preciso considerar os gastos com, no mínimo, três refeições diárias. Indicar restaurantes próximos, que tenham qualidade e preço acessível, é interessante para gerar uma maior economia.

5. Utilize aplicativos para auxiliar na gestão

Utilizar ferramentas para automatizar e centralizar os processos de prestação de contas é essencial para minimizar o tempo gasto com diversas planilhas e relatórios. Além disso, essas aplicações possibilitam o lançamento dos comprovantes através da digitalização deles, o que melhora a eficiência desse procedimento.

A importância de uma política de adiantamento para viagens

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Como já mencionado, para que as viagens não se tornem um prejuízo financeiro, é importante que seja feito um planejamento detalhado das despesas, além de descrever de forma minuciosa os gastos permitidos e que serão arcados pela instituição. Nesse sentido, ter uma política de viagens é essencial para blindar a empresa de possíveis enganos nessa área.

Uma política de viagem clara deve orientar os funcionários quanto aos gastos durante os deslocamentos, além de evitar fraudes e o desperdício. Veja o que deve ser considerado na política de viagens e adiantamentos da sua empresa.

1. Definir os custos cobertos pelo adiantamento

Entender quais são as obrigações legais da empresa para com um funcionário em viagem corporativa é fundamental para a formulação da política de viagens da instituição. Todos os gastos relacionados ao trabalho devem ser arcados pela empresa. Custos extras também podem ser considerados como meio motivacional ao colaborador, porém não são obrigatórios.

2. Estimar os custos com diárias

Como já citado anteriormente, estimar os custos com diárias é importante para minimizar as surpresas com gastos além do que foi previsto. No âmbito da política de viagens, no documento devem conter normas que orientem o profissional a solicitar o adiantamento, dias antes da viagem ocorrer, e os custos previstos para cada dia.

Esse procedimento é importante para que o colaborador identifique tudo o que será coberto durante a diária.

Ainda não sabe como estimar os custos de uma diária de viagem? Baixe a nossa Planilha gratuita e estime as despesas agora mesmo!

3. Divulgar o documento

Todos os funcionários que possam estar envolvidos em viagens corporativas devem ter acesso à política de viagens da empresa. É válido definir nesse documento todas as normas para deslocamentos, além das políticas de adiantamento e prestação de contas.

4. Exigir a comprovação

A comprovação dos gastos é primordial para evitar prejuízos. Com relação à política de viagens, é interessante evidenciar a exigência da comprovação das despesas durante a viagem e os tipos de comprovantes aceitos pela organização. Dessa forma, é possível que haja maior controle dos gastos com os deslocamentos corporativos e também inibe possíveis fraudes.

5. Criar um fluxo de adiantamentos

A solicitação do adiantamento pelos funcionários, seguida da análise pelos gestores e da disponibilização do valor, além da prestação de contas, devolução ou reembolso dos gastos, compreendem o que é conhecido como fluxo de adiantamentos

Nesse processo é importante que haja transparência e agilidade para que a empresa, ou o colaborador, não sejam prejudicados.

Ter uma boa gestão de adiantamento de viagem e uma política de deslocamentos clara são fundamentais para que os processos envolvidos em uma viagem corporativa sejam mais eficientes. Para saber mais sobre os direitos em viagens corporativas, baixe o nosso E-book.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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