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Adicional de viagem: O que diz a legislação e quando a empresa deve pagar?

adicional de viagem

Os direitos relacionados às viagens corporativas realizadas por funcionários, seja para reuniões, congressos ou outros afazeres que envolvem o trabalho, é um dos temas que mais geram dúvidas. Isso acontece, principalmente, quando o assunto adicional de viagem entra em cena.

Termo até conhecido dentro do ramo empresarial, mas pouco entendido na maioria dos casos, é de suma importância compreender o que é ao certo o adicional de viagem para que exista o pagamento correto dos salários e, por consequência, a tributação certa.

Também é preciso saber analisar o caso de cada funcionário para que sejam cumpridas as determinações da CLT ou do modelo de contrato firmado, evitando, assim, o passivo trabalhista.

Além disso, o pagamento de horas extras em viagem, segundo a legislação brasileira, acontece apenas em casos específicos. Dessa forma, para que ninguém saia prejudicado nessa situação, o ideal é se ter um controle adequado e específico para essa área.

Ficou interessado pelo assunto e quer saber mais sobre como o tema pode ajudar na administração de uma empresa? Então continue lendo este artigo para saber o que é o adicional de viagem, em quais situações a empresa deve pagá-lo e quais as outras despesas que são de responsabilidade da empresa durante uma viagem corporativa.

O que é o adicional de viagem?

Mesmo que não seja muito bem determinado pela legislação brasileira, o adicional de viagem pode ser compreendido como uma espécie de bônus pago para o trabalhador. Ou seja, um valor extra ao salário que o funcionário recebe pelo fato de viajar para executar algum trabalho ou função para a sua empresa, seja previsto inicialmente em contrato ou não.

Esse pagamento é mais comumente chamado de hora extra por viagem dentro de uma gestão empresarial e só acontece em algumas circunstâncias e determinações estabelecidas. Para definir o valor correto a ser pago, a empresa deve seguir a seguinte regra:

Dias comuns: valor da hora trabalhada do funcionário + 50%;

Feriados ou dias de repouso remunerado: valor da hora trabalhada + 100%.

Quando a empresa deve pagar?

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A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não é muito específica quando o assunto é pagamento de horas extras em viagem, o que deixa em aberto algumas questões. Veja abaixo o que diz o “caput” do art. 4º da CLT sobre esse tema:

“Art. 4º – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

Inicialmente, ao ler este artigo da legislação brasileira é possível imaginar que todos os empregados que viajam pela empresa têm direito ao adicional de viagem, mas não é isso que acontece de fato. Existe o entendimento geral da justiça que se o trabalhador não executou tarefas fora do seu período normal de trabalho ou não ficou de prontidão para atender à empresa, não deve ser feito o pagamento desse adicional.

Com isso, caso não seja extrapolada às 8 horas diárias e às 44 horas semanais de trabalho, previstas pela CLT, mesmo que o funcionário esteja em viagem não será pago nenhum tipo de hora extra ou adicional de viagem. Além disso, nada impede o empregado de desfrutar das suas horas de folga na cidade em que se encontra, mesmo que não seja a sua de origem.

Dessa forma, com todo esse cenário burocrático estabelecido, uma empresa só deve pagar algum adicional de viagem ou hora extra quando existir um acordo de carga horária de trabalho que seja controlada por algum registro, como ponto eletrônico, por exemplo. Nesses casos, se ocorrer o registro de alguma viagem fora do horário de expediente, deve ser feito o pagamento.

Já no caso de colaboradores sem registro de horas ou que possuem cargos de confiança sem horário de trabalho pré-definido, não deve haver o pagamento, pois não é possível comprovar o período de tempo trabalhado pelo funcionário.

Outras despesas de responsabilidade da empresa

Além da possibilidade do pagamento do adicional de viagem, uma empresa também fica responsável por outros gastos ocorridos em uma viagem corporativa, seja através de adiantamento ou do reembolso corporativo. Mas, um ponto que as empresas devem se atentar, antes de realizar esse ressarcimento, é o estabelecimento de uma política de reembolso.

De uma maneira geral, a implementação de uma política de reembolso que seja simples, objetiva e que conte com a participação de todos os colaboradores, proporciona um melhor uso dos recursos. Além disso, também gera uma maior confiança na empresa, por parte dos funcionários, o que ajuda no sucesso do empreendimento.

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Outro ponto importante é que essa definição evita que alguma categoria, que seja inicialmente de responsabilidade da empresa, possa ser usada para a realização de alguma atividade que não esteja ligada à viagem corporativa. Um exemplo prático disso acontece com o uso de algum meio de transporte pago, como táxi, por exemplo, para se locomover para um local de entretenimento.

Os custos com transporte devem ser ressarcidos pelas empresas, mas nesse caso, por ser um gasto fora da necessidade da viagem, o valor não deve entrar na lista de reembolso. Com isso, uma empresa deve sempre exigir a descrição e uma justificativa do gasto realizado pelo funcionário, para assim analisar corretamente e liberar, ou não, o pagamento.

Dito isso, veja abaixo uma lista de despesas passíveis de serem reembolsadas:

  • Passagens aéreas ou terrestres;
  • Aluguel de carro ou quilometragem rodada com o carro particular do funcionário;
  • Hospedagem;
  • Ingressos e entradas em eventos corporativos;
  • Gastos com alimentação.

De uma forma geral, o pagamento de adicional de viagem ou de hora extra em viagem corporativa deve ser analisado para o caso de cada funcionário que realiza esse tipo de atividade. Devem ser levados em conta diversos aspectos, como tipo de contrato e a carga horária, por exemplo, para definir se existe a real obrigação e se o empregado tem direito a receber essa quantia.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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