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O que é ajuda de custo e quais as diferenças do reembolso corporativo?

ajuda de custo x reembolso corporativo

Para uma empresa realizar suas atividades de forma eficaz, às vezes é necessário o deslocamento de seus colaboradores para um local diferente daquele que costuma ser seu ambiente de trabalho.

A necessidade da empresa pode variar desde a transferência definitiva do empregado para uma filial em outra cidade, até o deslocamento temporário para auxiliar no crescimento dessa filial.

Em ambas as possibilidades o empregado deverá receber uma ajuda de custo para cobrir gastos com mudança, aluguel e deslocamentos.

Em outras ocasiões o colaborador poderá ter direito a receber um reembolso, como no caso de viagens para participar de reuniões. Nesse caso o valor é recebido mediante comprovação de gastos.

Não sabe como funciona o pagamento da ajuda de custo ou tem dúvidas sobre suas exigências? Veja nesse artigo as informações mais relevantes para você realizar esses ressarcimentos da melhor forma.

O que é e como funciona a ajuda de custo?

Para melhor entendimento da ajuda de custo primeiro é preciso definir o seu conceito. Trata-se do valor pago ao empregado com a finalidade de cobrir despesas por conta da mudança de local de trabalho ou circunstâncias especiais definidas pelo empregador.

Conforme a CLT, esse valor é pago em uma só parcela e não possui natureza salarial. Portanto não integra o salário e não incide para o cálculo de décimo terceiro, FGTS, férias e etc.

No entanto, caso o funcionário receba a ajuda de custo com regularidade mensal ela passará a ter caráter salarial, incidindo sobre o cálculo de todos os seus direitos.

Vale salientar também que a ajuda de custo é diferente do reembolso corporativo. Nesta modalidade a empresa ressarce valores gastos em atividades da empresa, mediante a comprovação feita pelo funcionário.

Como exemplo de reembolso corporativo, tem-se o funcionário que foi até outra cidade participar de uma reunião da empresa e voltou no dia seguinte. Nesse caso será reembolsado pela diária do hotel, alimentação, quilometragem e outras despesas que ele pagou em nome da empresa.

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Situações em que o funcionário terá direito a ajuda de custo

A ajuda de custo é devida para que o funcionário não tenha que arcar com o pagamento das despesas de uma mudança de local de trabalho solicitada pela empresa.

Como exemplo pode-se citar o caso de um colaborador que é transferido para outra cidade, ele pode receber uma ajuda de custo para cobrir gastos com transporte e aluguel de um imóvel.

Outra situação em que deve ser paga a ajuda de custo é no caso do funcionário que é designado temporariamente para auxiliar no gerenciamento de uma outra filial da empresa. Nesse caso ele não precisou se mudar, mas ficou algum tempo trabalhando em outra cidade.

Tipos de ajuda de custo

A ajuda de custo pode ser vista de duas maneiras distintas, a Substituta e a de Complemento do reembolso.

Ajuda de Custo Substituta:

Nessa modalidade a empresa estipula uma ajuda de custo com valor preestabelecido ao invés de reembolsar o funcionário.

Pode-se citar como exemplo a empresa que oferece a opção de vale transporte, mas o colaborador prefere ir de carro para o trabalho e receber dentro do seu pagamento o valor que a empresa utilizaria para este fim.

A ajuda de custo substituta facilita a gestão de reembolso da empresa, pois não será necessário recolher comprovantes e calcular seus valores. Por outro lado, a desvantagem é que pode acarretar em uma perda financeira, pois o funcionário talvez não precise de todo o valor.

Ajuda de Custo Complemento:

Esse tipo de ajuda de custo facilita muito a gestão de reembolso da empresa que possui funcionários com diversos contextos diferentes e não deseja fiscalizar suas despesas.

Por exemplo, no caso do funcionário que prefere receber um valor para auxiliar no custo de aluguel de imóvel e outro prefere receber o mesmo valor para facilitar seu deslocamento. Nesse caso o valor da ajuda de custo seria o mesmo para os dois e a empresa não faria o controle de como a verba foi gasta.

Diferenças entre ajuda de custo e reembolso

As diferenças existentes entre o reembolso e a ajuda de custo são bem pontuais, mas precisam ser observadas para evitar confusões na hora de decidir qual a modalidade utilizar.

1. Comprovação de gastos

Um dos principais aspectos que diferenciam a ajuda de custo do reembolso é a necessidade de comprovação de gastos. Na primeira, não é preciso que o funcionário apresente as notas para comprovar cada despesa.

Já no reembolso é obrigatório que a nota de cada despesa reembolsável seja entregue à empresa pelo colaborador, para que seja possível identificar os gastos que o funcionário teve e efetuar o pagamento devido.

Modelo de relatório de despesas

2. A origem das despesas

As despesas ressarcidas através de reembolso e a ajuda de custos são originadas de modo diferente. O que na ajuda de custo é ressarcido por ter sido gasto com a mudança e aluguel, por exemplo, no reembolso é mais abrangente como despesas com almoço, café da manhã, diária de viagem e quilometragens percorridas com carro particular.

A política de reembolso da empresa é que determinará quais as despesas serão reembolsadas e quais delas não são aprovadas pelo negócio, bem como os limites dos gastos de cada colaborador.

3. Despesas que podem não ter ressarcimento

Diferentemente da ajuda de custo, o reembolso tem um leque mais seletivo e certas despesas não podem entrar para a lista de pagamento. Compra de objetos pessoais, bebidas alcoólicas e locomoção não relacionada com o trabalho designado, por exemplo, não serão reembolsados pela empresa.

Esses assuntos podem ser causadores de preocupação para muitas empresas, mas observando as regras e diferenças expostas acima é possível realizar os reembolsos e fazer a distinção da ajuda de custo de maneira mais confiante e segura.

Dessa forma evita-se inconvenientes e problemas jurídicos futuros para que a atenção esteja cada vez mais voltada à gestão de reembolso e políticas de gastos da empresa.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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