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Análise de custos: Você sabe como avaliar quanto gasta com a sua equipe externa?

análise de custos equipe externa

Você sabe dizer quais são os principais custos da sua equipe externa? Afinal, ter uma equipe que trabalha fora deve ser encarado como um investimento para a organização. Sendo assim, fazer uma análise de custos é essencial para o andamento saudável de qualquer empresa.

Com essa análise é possível saber se há lucro ou prejuízo nesse investimento. Mais conhecida como margem de servir, essa metodologia é capaz de colocar na balança quanto a empresa gera de resultado levando em consideração todos os custos de atendimentos e produtos.

É preciso atingir uma margem de servir positiva, caso contrário não valerá a pena manter a equipe externa, ou será necessário alterar a rota ou ainda deixar de atender determinado cliente. Tudo o que sua empresa não quer que aconteça!

Você sabe qual é o custo de equipe externa da sua empresa hoje? Sabe como reduzir os gastos de forma eficaz sem diminuir a qualidade? Se ainda tem dúvidas sobre o assunto, pode ficar tranquilo. Este artigo foi feito exatamente para você. Continue lendo!

Quais são os principais custos de uma equipe externa?

Uma equipe externa precisa dar lucro e não prejuízo para a organização. Por isso calcular a margem de servir é tão importante. No entanto, como fazer isso? É simples! Basta subtrair a margem bruta dos lucros pelos custos de time externo.

Lembrando que a margem bruta é igual à venda líquida menos os custos do produto e menos os custos logísticos. No final, os números da margem de servir precisam mostrar que os resultados que a empresa está gerando são maiores do que os gastos.

Uma análise de custos completa permite que a empresa saiba se os gastos estão valendo a pena ou não. Na verdade, os gastos entram como uma das principais dificuldades em todo o processo, uma vez que nem todos eles são considerados como reembolsos de viagens e/ou visitas ao trabalho.  Mas, quais são esses gastos, afinal?

Confira os mais comuns e maiores gastos de uma equipe externa.

Orçamento de viagem corporativa

Reembolsos corporativos

Enquanto algumas empresas optam por dar uma determinada quantia em dinheiro para o colaborador gastar durante a viagem corporativa, outras preferem reembolsar ele na volta.

Em outras palavras, o funcionário pede comprovante de tudo o que gastou em nome da empresa e depois entrega isso à organização a fim de ter o seu dinheiro de volta. Esses gastos, na maioria das vezes, são relacionados aos transportes e a alimentação, principalmente.

Afinal, independente de onde for, para ir até determinado local fora da empresa o funcionário precisará de um meio de transporte, não é mesmo? Seja com seu carro próprio ou um da organização, avião, entre outros. E, além disso, a alimentação também é um gasto que deve ser previsto e reembolsado.

Benefícios dos funcionários

Outro gasto comum das empresas é com os benefícios dos funcionários. Isso porque a organização também deve considerar durante uma análise de custos o quanto ela paga mensalmente para os funcionários, seja com salários, comissões ou benefícios, como vale alimentação, vale transporte e plano de saúde, entre outros.  

Além disso, as obrigações trabalhistas que a empresa precisa pagar também precisam estar inseridas na conta de custo da equipe externa.

Custos e descontos de vendas

Por fim, outra despesa que as empresas devem levar em consideração durante a análise de custos diz respeito aos descontos de vendas. Ou seja, os descontos que são dados aos clientes para que eles fechem o contrato.

Nessa parte, é importante ter cuidado para que a equipe externa esteja ciente de que não é viável dar mais desconto do que o planejado. Isso acarretará no fechamento de contratos que acabam dando prejuízo para a empresa.

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É claro que dependendo da viagem e do tempo que o colaborador for ficar fora existem inúmeros outros gastos, mas esses são os básicos que qualquer equipe externa tem.  

O que interfere na eficácia de uma equipe em campo?

Antes de entender como é possível reduzir os custos de sua equipe externa, é preciso analisar alguns aspectos capazes de interferir diretamente na eficácia de uma equipe e que podem fazer com que o retorno sobre o investimento não seja tão bom quanto esperado.

Tempo de cada visita

Antes de a equipe externa sair em campo, é importante ter mais ou menos definido qual será o tempo de cada visita. Estude a disposição geográfica dos clientes e crie uma rota mais rápida.

Fazer esse planejamento deixa os funcionários cientes do que eles podem fazer em um dia e evita que eles percam tempo em campo. Também diminui os gastos com o deslocamento, já que existe uma organização da rota a ser percorrida.

Eficácia no atendimento/reunião

Você já parou para pensar que um atendimento ou reunião que a equipe externa foi fazer pode não ser produtivo? E isso por causa de inúmeros fatores.

Dessa forma, a equipe externa, sejam vendedores, consultores ou técnicos, precisa receber treinamento a fim de ter o máximo de eficácia nesses momentos. Fazer uma conferência telefônica antes de ir até o cliente é produtivo e acelera o processo de qualificação da venda.

Retorno gerado

O retorno gerado também pode ser um dos fatores que interferem na eficácia de uma equipe em campo. Afinal, se a equipe não conseguir vender, fechar contratos ou não mostrar indicadores de produtividade e atendimento, com certeza o retorno sobre o investimento não será algo que compensa para a empresa.

É por isso que ter uma estratégia de vendas é fundamental para garantir que mesmo que uma venda não seja concluída, a visita não tenha sido em vão. O importante é estabelecer relações duradouras e fazer com que a equipe externa seja cada vez mais eficaz.  

Como reduzir os custos de sua equipe externa?

Finalmente você vai acompanhar dicas importantes de como reduzir o custo de equipe externa. Acompanhe todas elas para fazer uma análise de custos da sua equipe mais tarde:

Compare gastos entre os funcionários

Uma das primeiras medidas a serem tomadas a fim de reduzir os gastos de sua equipe externa, é comparar os gastos entre os funcionários. É isso mesmo. A ExpenseOn, inclusive,  possui um excelente recurso de Analytics que é capaz de comparar os gastos entre os colaboradores, as despesas que mais oneram a empresa e os reembolsos mais comuns.

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Use a tecnologia

Atualmente a tecnologia fornece inúmeros recursos que auxiliam a controlar e a gerenciar os gastos da equipe externa. Ao invés de pedir que o funcionário guarde cada comprovante, já pensou na possibilidade de pedir que ele envie uma foto para a empresa logo depois do gasto? Existem aplicativos que fazem esse escaneamento instantâneo além de muito mais.  

Reduza o uso do telefone

O telefone é um custo de equipe externa? Então que tal substituir pelo WhatsApp ou por outras ferramentas de comunicação? Hoje você já consegue encontrar planos de operadoras que liberam WhatsApp ilimitado, por exemplo. É só dar uma boa pesquisada para ver o que fica mais vantajoso para a empresa.

Tenha uma política de gastos

Essa dica é de fundamental importância para qualquer empresa que mantém uma equipe externa. Antes de solicitar que qualquer funcionário faça uma viagem corporativa, por exemplo, é essencial que a empresa já tenha uma política de gastos devidamente feita e passada para cada um da equipe.

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Faça gestão de reembolso

Por fim, além da política de gastos, a empresa precisa fazer a gestão de reembolso, com o sistema de reembolso ou seja, controlar todos os valores a serem reembolsados com o objetivo de evitar fraudes e erros. Nessa dica também entra a importância de usar aplicativos para controlar os comprovantes de gastos dos funcionários já que isso evita, por exemplo, que eles sejam perdidos.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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