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Qual o melhor aplicativo de quilometragem para viagens corporativas?

aplicativo de quilometragem

Atualmente, apesar de toda a tecnologia usada para aproximar pessoas virtualmente, diversas empresas ainda têm muitos colaboradores que se deslocam entre seus clientes. Para controlar o percurso dessas viagens corporativas, muitas empresas buscam aplicativos de quilometragem para ter controle sobre os gastos desses deslocamentos.

O aplicativo de quilometragem ajuda a controlar a distância correta percorrida por um colaborador caso ele use seu próprio veículo para realizar o deslocamento. A partir disso, para realizar esse reembolso, a empresa precisa definir o valor por quilômetro rodado que será repassado ao colaborador. 

Dessa forma, é possível pagar um valor justo e saber quais foram seus gastos. Com um aplicativo de quilometragem é possível definir esta taxa, controlar e monitorar o tamanho dos percursos.

No mercado é possível encontrar um número enorme de aplicativos de quilometragem. Todos eles estão buscando agilizar seus processos e otimizar seu tempo.

Entretanto, a tarefa de encontrar o melhor aplicativo de quilometragem que supra todas as suas necessidades de forma segura e otimizada não é fácil. Assim, para te ajudar a escolher a melhor ferramenta, neste post iremos te mostrar o que deve ser considerado na hora de selecionar o aplicativo que atenda a todas as suas exigências. Vamos começar?

Como escolher o melhor aplicativo de quilometragem?

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Buscar ajuda da tecnologia para melhorar e facilitar a rotina de uma empresa tem se tornado cada vez mais comum. Diante desse cenário, controlar os gastos com viagens é um dos objetivos dos gestores de reembolso.  

Com isso, para que você escolha o melhor aplicativo de quilometragem é preciso analisar todas as suas funcionalidades, tendo certeza que o sistema escolhido atende todas as necessidades do colaborador que viaja a trabalho e da empresa.

Porém, como selecionar o melhor aplicativo para quilometragem em viagens corporativas? A seguir você confere uma lista com algumas funcionalidades que essa ferramenta precisa ter para que você escolha a melhor opção para sua empresa.

Cálculo do trajeto

Um dos itens essenciais de aplicativo de quilometragem é calcular os quilômetros da origem do seu trajeto até o seu destino. Assim, o colaborador insere a origem de sua viagem e o seu destino e o aplicativo de quilometragem realiza o cálculo da distância total percorrida na viagem.

Essa é uma maneira de unificar o processo evitando desvios de trajeto e garantindo a transparência acerca da viagem e dos locais visitados para que o reembolso ocorra sem problemas.

Odômetro 

O odômetro é um instrumento usado para medir as distâncias percorridas. Ele fica localizado no painel do carro. 

O aplicativo para quilometragem permite que o colaborador insira no programa o km de saída e o de chegada, que está marcando no Odômetro do carro. Dessa forma, o sistema calcula automaticamente os quilômetros que necessitam de reembolso.

Normalmente o odômetro é usado em carros de frotas de empresas, pois seu uso é prático e fácil.

GPS tracker

O aplicativo para quilometragem de viagens também pode realizar esse cálculo através do GPS do automóvel. Essa é a maneira mais concisa de calcular a quilometragem que foi realmente percorrida.

Essa função permite que o deslocamento do seu veículo seja acompanhado de forma completa e sem desvios. Assim, evita erros na conferência dos quilômetros rodados dentro do percurso realizado. Para que ele seja usado corretamente é preciso ativá-lo toda vez que iniciar um novo percurso.

Taxa de quilometragem

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Para realizar esse cálculo é preciso definir as despesas que serão reembolsáveis, como gastos com combustível, seguro, limpeza e manutenção. Com esses dados em mãos já é possível calcular a quilometragem para reembolso.

Com a definição desses detalhes, você consegue ter controle sobre as despesas de quilometragem e estipular uma média de valores para todo o seu time.

Depois de definir esses pontos é importante acertar com seu colaborador os valores sobre as taxas de quilometragem que vocês irão dividir, você pode inclusive frisar em sua política de reembolso a porcentagem que a sua empresa fica responsável sobre tais despesas do veículo.

Os gastos com Detran são valores que podem ser divididos entre vocês, por exemplo. Compartilhando esses pontos é possível manter o controle de gastos, despesas e quilometragem de forma correta.

Cálculo da taxa de reembolso

Depois que você definiu as taxas de cálculo de quilometragem, o aplicativo para quilometragem pode te ajudar a calcular os valores que devem ser reembolsados. Dessa forma, você só precisa escolher qual o modo de medição da quilometragem que será apurada. Após isso, você deve inserir todos os valores em seu aplicativo e ele irá realizar os cálculos.

Lançamentos simultâneos 

A partir de um aplicativo de quilometragem é possível que você faça toda a atualização dos dados da sua viagem em tempo real. Basta inserir as informações no programa e está feito. Essa função otimiza seu tempo e permite que você faça um relatório completo de forma prática.

O sistema lança todas as informações de forma segura e confiável do modo que sua empresa necessita. Assim, você economiza tempo e tem a oportunidade de focar sua atenção em outras prioridades.

Armazenamento online

Com um aplicativo de quilometragem, além de todas as funcionalidades que vimos até agora, também é possível armazenar as informações do sistema em nuvem.

Esse armazenamento dá segurança e permite que você compartilhe todas os dados de forma mais rápida e segura de onde você estiver. 

O armazenamento online também é um meio de simplificar a busca por informações, pois com ele você consegue acessar os dados antigos sempre que precisar.

O aplicativo da ExpenseOn, por exemplo, consegue contemplar todas essas funcionalidades. Ele é um sistema completo que permite a eliminação de fraudes, já que sua tecnologia é voltada para evitar riscos na conferência de quilometragens percorridas.

Com ele também é possível fazer o gerenciamento de suas viagens direto do seu celular, sem perder tempo com diários de bordo ou buscando distâncias na internet. Ele dá o controle sobre rotas percorridas, lugares visitados e distâncias corretas para os usuários direto na palma da mão.

Assim, você irá reembolsar valores exatos de acordo com a quilometragem correta. Com o aplicativo da ExpenseOn é possível otimizar o seu tempo e padronizar processos.

Quer conhecer mais sobre o aplicativo da ExpenseOn? Entre em contato e peça uma demonstração gratuita.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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