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Qual é o melhor aplicativo para controle de gastos das viagens da sua empresa?

aplicativo para controle de gastos

Fazer a gestão das viagens da empresa é algo que pode ser trabalhoso. Isso se não tiver a ajuda de uma ferramenta para agilizar a função e otimizar o tempo. Afinal, é algo que deve ser realizado com muita atenção para não ter erros e nem gerar problemas no financeiro da organização.

Atualmente, os novos recursos tecnológicos têm impactado diretamente o dia a dia de uma instituição e auxiliado, positivamente, nesta tarefa. Organizar e gerenciar todo o processo de uma viagem corporativa é algo que deve ser acompanhado pelo gestor, minimizando as chances de falha.

O processo de gestão de viagens na empresa se tornou mais fácil com a ajuda de aplicativos de controle de gastos. Por isso, preparamos este post para te mostrar qual é o melhor para a sua instituição. Continue acompanhando e descubra!

Por que fazer o controle de gastos de viagens da empresa?

Mais do que controlar viagens corporativas, ter uma gestão financeira eficiente é cuidar da saúde do financeiro da sua empresa. Afinal, tudo gira em torno de pagamentos, recebimentos, entradas e saídas. Sem dinheiro uma instituição não consegue se manter.

Portanto, é preciso ter o total controle de tudo o que acontece dentro da sua empresa. Registrar todos os gastos e conseguir perceber onde estão as falhas vai fazer com que a sua gestão se torne mais eficiente. 

Por isso, escolher uma boa plataforma para te ajudar a fazer esse controle diário é pensar com uma visão macro, de futuro e investir positivamente em seu negócio. Viagens da empresa, geralmente, costumam dar muitos conflitos de valores. Porém, com o auxílio de um bom software é possível minimizar divergências de informações.

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O que um bom aplicativo deve ter para fazer o controle de gastos de viagens da empresa?

Contar com a ajuda da tecnologia para facilitar a rotina é algo que tem sido cada dia mais implantado no ambiente corporativo. Controlar os gastos das viagens da empresa se tornou mais prático devido o auxílio de alguns aplicativos de gestão de reembolso. Assim, o controle financeiro fica também em dia.

Mas qual o melhor aplicativo para controlar gastos? Listamos abaixo algumas funcionalidades que um bom aplicativo de gestão deve ter para você escolher qual utilizar na sua empresa.

1. Digitalização de reembolso e despesas corporativas

Para evitar divergência de valores, é necessário que o aplicativo de controle de viagens da empresa tenha o recurso para digitalizar comprovantes das despesas do colaborador. Dessa maneira, o profissional tem como fazer esse repasse no momento em que o gasto foi realizado. 

Isso evita que o colaborador perca o comprovante ou nota fiscal e anote um valor aproximado do que gastou. É uma maneira eficiente de fazer o controle de caixa também. 

Para a empresa, os benefícios são: mais segurança, agilidade e compliance. Para o colaborador, evita que ele se perca em vários comprovantes, facilitando todo o processo de reembolso e recebendo o que realmente precisa com mais agilidade. 

2. Solicitação de adiantamento

A maioria dos profissionais solicita adiantamentos quando sabem que precisarão realizar uma viagem corporativa. Além disso, durante o tempo de estadia em outro local, vários contratempos podem aparecer e fazer com que o profissional precise solicitar um adiantamento para arcar com as despesas.

Quando bem justificado, esse valor deve ser repassado o mais rápido possível para o colaborador. Nesse sentido, um bom aplicativo de gestão financeira deve ter essa funcionalidade para otimizar todo o processo e controlar os valores pagos em adiantamento.

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3. Quilometragem e viagem

O reembolso por quilometragem ou por viagem é a prática de devolver ao colaborador tudo que ele precisou gastar enquanto estava a serviço da empresa. Esse tipo de recurso em um aplicativo ajuda a fazer a apuração correta da quilometragem percorrida pelo profissional, no caso de ele usar o seu próprio veículo para deslocamento.

Porém, para fazer esse reembolso, a instituição necessita definir uma taxa de R$/km para apurar qual o valor deve ser repassado para o colaborador. Assim é possível pagar o valor justo ao profissional e, até mesmo, saber o quanto exatamente ele gastou. Um sistema de gestão ajuda a definir essa taxa, monitorá-la e também controlar a quilometragem percorrida.

4. Regras e alertas

Gestão de reembolso é uma área que precisa ter regras específicas para que o profissional fique ciente como será ressarcido, quando e qual o valor pode gastar em uma viagem corporativa, por exemplo. 

Por isso, ter uma política de reembolso bem definida na empresa é a forma mais eficiente de evitar qualquer tipo de informação desencontrada. Com regras claras, é importante que a ferramenta a ser utilizada emita os alertas necessários para cada colaborador. Assim eles ficarão sempre cientes das normas e não ocorrerá nenhuma falha na comunicação. 

5. Alçada de aprovação de despesas

Esse tipo de recurso serve para determinar quem será o responsável por aprovar as despesas e lançamentos referentes à política de reembolso. Assim, os dados e valores ficarão disponíveis somente para quem tem essa permissão.

Isso significa mais rapidez nos processos internos e economia, pois evita pagamentos em duplicidade.

Além dessas cinco funcionalidades, um bom aplicativo de gestão deve conter outros recursos. São eles:

  • Integração contábil e ERP;
  • Emissão de relatórios on-line e em PDF;
  • Armazenamento de dados na nuvem.

Otimize seu controle de gastos com a ExpenseOn!

O App ExpenseOn tem um imenso diferencial perante os outros aplicativos. Essa ferramenta consegue integrar gestor e colaborador, para que o líder acompanhe os gastos de viagens da empresa realizados por seus profissionais, evitando assim fraudes ou divergências de valores.

Por exemplo, se um colaborador da sua empresa tiver uma viagem agendada a negócio e necessitar ser ressarcido, ele terá que apresentar todos os comprovantes para que isso aconteça. Com o aplicativo da ExpenseOn, de qualquer lugar que ele estiver será possível cadastrar todos os valores que estão sendo gastos e, ainda, escanear os comprovantes.

No dia a dia da empresa, usar essa ferramenta é uma forma de ter mais controle sobre o fluxo de caixa e deixar o seu departamento financeiro em dia. É uma inovação que permite que a gestão financeira da sua organização fique totalmente controlada e em um patamar superior.

Portanto, controle os gastos de viagens da empresa e todo o seu financeiro com a ajuda da tecnologia! Já pensou em experimentar um sistema gratuitamente? Entre em contato com a ExpenseOn e solicite uma demonstração!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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