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5 aplicativos incríveis para ter mais controle de sua equipe externa

controle equipe externa

Se o seu negócio trabalha com visitas em campo, provavelmente precisa ter o controle da equipe externa. Afinal, é muito importante fazer o monitoramento desses profissionais para que não ocorra nenhum tipo de imprevisto desagradável.

Esse acompanhamento simplesmente tem como objetivo aumentar a produtividade e melhorar os processos internos. Dessa forma, colaborador, empresa e cliente saem satisfeitos.

Mas, é possível acompanhar se os horários estão sendo cumpridos e se o profissional está realmente visitando o cliente? Para isso, existem aplicativos de monitoramento de equipe externa!

É sobre esse assunto que vamos tratar nesse post. Você vai conhecer quatro programas que vão te ajudar a ter o controle da equipe externa. Quer saber quais são eles? Continue a leitura e descubra!

Mas, qual a importância do controle da equipe externa?

Quem nunca sofreu com algum contratempo com funcionários externos? Atrasos, não saber a localização correta e, até mesmo, falta de comunicação quando ele está fora do ambiente corporativo. Por isso, acompanhar as atividades da equipe de campo é algo imprescindível para aumentar a produção.

Um bom controle da equipe externa permite a empresa:

  • Ter uma equipe mais organizada;
  • Reduzir o tempo ocioso do colaborador;
  • Ter aumento da produtividade;
  • Há uma otimização dos recursos em relação ao tempo e a mão de obra;
  • É possível acompanhar as atividades desenvolvidas;
  • Maior chance de monitorar o desenvolvimento de cada colaborador do seu time. 

Em contrapartida, não realizar esse controle resulta em:

  • Uma equipe com baixo desempenho;
  • Necessidade de constantes retrabalhos;
  • Podem acontecer atrasos nas entregas, se for a equipe de entregas que está sendo acompanhada;
  • As metas podem não ser alcançadas;
  • Há perda de vendas;
  • Possível perda de cliente.

Como você pôde ver, é muito importante fazer esse controle da equipe externa. Afinal, existem os profissionais comprometidos com os resultados e outros que não são. Sendo assim, é possível fazer uma análise desse comprometimento para alinhar seu time com as visões e expectativas da empresa.

Mais do que aumentar a produtividade e o lucro, essa análise de perto dá a equipe mais segurança. Uma vez que ela tem o suporte do seu gestor para qualquer imprevisto que acontecer. Ter processos cada vez mais tecnológicos é pensar no crescimento da organização. Além de melhorar o trabalho dos seus funcionários, que trabalharão com procedimentos mais modernos e otimizados.

planilha de controle_de_visitas a clientes

Conheça 5 aplicativos incríveis para ter mais controle de sua equipe externa

Para aprimorar o controle da equipe externa, vamos te apresentar quatro aplicativos que podem ser utilizados pelo celular. Veja:

1. CRM

Esse é um sistema para acompanhar os estágios da negociação dos seus vendedores com os potenciais clientes. Afinal tão importante quanto acompanhar sua equipe em visitas é saber como está a conversa com o cliente. Essa é uma ferramenta fundamental para os gestores de vendas e marketing.

O CRM é um software que deve ser atualizado pela equipe comercial toda vez que o cliente for contatado para saber se o prospect está evoluindo. É possível dividir o estágio do cliente em:

  • A contatar;
  • Proposta enviada;
  • Primeira visita;
  • Aguardando retorno;
  • Orçamento em análise.

Esse foi somente alguns tópicos de como o seu CRM pode ser personalizado. Há infinitas formas de usar esse sistema da melhor forma para gerir o seu negócio e a sua equipe de vendas. 

Existem alguns CRMs que podem ser implantados em sua empresa:

Os CRMs são as ferramentas de controle de equipe mais completas do mercado. Com elas você evita todo o processo manual e desgastante, otimizando o seu tempo e da sua equipe. Além disso, tem maior controle dos resultados.

2. Agenda

Para facilitar a vida de todos, a agenda agora pode ser digital. Com esse aplicativo, é possível marcar visitas, adicionar os responsáveis por determinada tarefa e, ainda, compartilhar informações com a equipe que está em campo.

A agenda pode ser compartilhada para o que gestor acompanhe os compromissos de sua equipe. É possível saber qual a reunião que cada colaborador tem no dia e onde ela será. Existem ferramentas populares como, por exemplo, o Google Calendar e o Outlook

Há também a possibilidade de instalar a agenda que vem com alguns CRMs. É possível integrar esse tipo de agenda ao celular da equipe de vendas.

3. Controle de ponto eletrônico 

A velha folha de ponto já pode e deve ser substituída. Sabia que existe um controle de ponto digital? O seu colaborador pode instalar em seu celular e informar seu horário de entrada e saída, independente do local onde esteja.

É só fazer o download e pronto! Essa é uma maneira de ter o controle da equipe externa. Por ele, seus colaboradores podem informar o horário de entrada, pausas para almoço e descanso, e horário de saída. 

Os aplicativos são personalizáveis. O gestor pode montar as equipes, gerenciar qual tipo de permissão cada funcionário terá e, assim, acompanhar sua jornada diária. Já os colaboradores não têm acesso às informações um dos outros. 

Há também a possibilidade de gerar um e-mail para formalizar o ponto ou contabilizar automaticamente as horas de trabalho do seu time.

Esse tipo de aplicativo também contabiliza as horas extras. Portanto, se um funcionário precisar ir a uma visita depois do expediente, ou antes, é possível ter esse controle também. 

É uma excelente e eficiente forma de monitorar a sua equipe externa. Além de otimizar os processos e facilitar a comunicação. Alguns programas que podem ajudar a sua empresa são os aplicativos PontoMais ou o PontoMóvel.

4. Aplicativo para prestadores de serviço

Esse é um aplicativo independente do computador, ou seja, é somente instalar em seu smartphone e de sua equipe para começar a realizar o monitoramento. Com ele é possível:

  • Ter controle das ordens de serviço digital;
  • Visualizar as atividades de sua equipe em tempo real;
  • Visualizar o mapa geográfico de onde está cada colaborador;
  • Ter um planejamento de rotas inteligentes;
  • Ter relatórios de direcionamento do negócio;
  • Inserir fotos, assinaturas eletrônicas e formulários;
  • Saber qual o histórico da ordem de serviço.

O mais conhecido e completo deles é o Field Control.

5. Gestão de reembolsos

Outra forma também de reduzir o tempo gasto das atividades burocráticas e ter uma gestão mais transparente é contar com o aplicativo da ExpenseOn. Com ele você vai reduzir o tempo de gestão com atividades mais burocráticas, garantir o compliance, ter uma liderança mais transparente e eficiente, além de ser mais sustentável.  

Um sistema moderno, que aumenta a sua produtividade, evita gastos desnecessários e permite maior controle da equipe externa. Além disso, permite que você escaneie notas fiscais, pode solicitar adiantamentos, visualizar relatórios e fazer o acompanhamento de aprovações. Tudo isso de onde você estiver!

Interessou-se?  Acesse o link e peça a sua demonstração.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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