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Aprenda a criar o seu relatório de despesas de viagem passo a passo!

Uma pesquisa da GBTA (Global Business Travel Association) já previa aumentos significativos nas despesas de viagens corporativas. Segundo o presidente da Associação, mesmo com a estabilidade dos valores no ano passado, os gastos tendem a aumentar este ano.

Tal revelação salienta ainda mais a importância de um bom relatório de despesas de viagem. O documento, muito comum na rotina de gestores de viagem e finanças, auxilia a compreender os gastos da companhia e também realizar o reembolso das despesas dos colaboradores.

Mas como criar o seu relatório de despesas de viagem, de modo a obter o máximo dessa ferramenta? Qual seria o segredo para ter acesso aos dados corretos e tomar boas decisões?

Aprenda neste artigo a criar um relatório de despesas para seus colaboradores e até mesmo para você. Veja como montar um documento simples e rápido, mas muito útil para o seu negócio.

1. Escolha a ferramenta

Tudo começa com a escolha da ferramenta para confeccionar o seu relatório de despesas de viagem. Existem dezenas de opções no mercado, das mais simples até as mais complexas e cheias de recursos.

O que vai definir a melhor ferramenta de gestão de viagens são as necessidades de seu negócio. Enquanto algumas empresas se contentam ao usar planilhas em Excel ou mesmo o Google Drive, outras precisam contar com softwares especializados.

De qualquer forma, garanta que a ferramenta selecionada atende suas especificações e traga informações precisas e confiáveis para você.

Lembre-se que um relatório de despesas de viagem é usado para tomar muitas decisões importantes na empresa, como escolha de um novo fornecedor e conhecimento dos gastos médios. Por isso, elabore esse documento com cuidado e muita cautela.

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2. Definindo as despesas

Quais são as despesas relevantes para o seu negócio?

O relatório de despesas de viagem escolhido deve permitir a personalização de seus custos. Afinal de contas, cada empresa possui seus próprios gastos com viagens corporativas.

Uma empresa, por exemplo, pode ter de reembolsar os gastos com combustível e quilometragem dos veículos de seus colaboradores. Outra faz uso de transporte aéreo e dispensa o controle da despesa anterior.

As despesas que serão listadas e controladas em seu relatório devem ser definidas em sua política de reembolsos ou viagens corporativas. Assim, você garante que apenas as métricas importantes serão acompanhadas, evitando a perda de tempo e acúmulo de dados desnecessários.

3. Registrando os dados do viajante

Sua planilha de despesas de viagem é um documento oficial da empresa. Para que ele tenha valia é necessário que o viajante reconheça suas despesas e assine o documento.

Sendo assim, dedique um espaço do relatório para identificação de seus colaboradores, inserção de dados pessoais e de contato. Deste modo, caso ocorra algum problema na interpretação do relatório você pode contatar o colaborador mais rapidamente.

O registro das despesas por colaborador também permite conhecer quais funcionários gastam mais ou menos. Com esses dados em mãos, podemos consultar os colaboradores mais econômicos e dar dicas aos gastadores, auxiliando sua empresa a reduzir gastos com viagens corporativas.

Às vezes medidas simples têm muita valia no dia a dia do negócio. Como, por exemplo, reservar passagens aéreas antecipadamente, usar UBER ao invés de táxis e assim por diante.

Modelo de relatório de despesas

4. Calculando as despesas

Definido os gastos e identificado o colaborador, é hora de calcular os valores. O seu relatório de despesas de viagem precisa estar completo e permitir o cálculo dos números de forma rápida e assertiva.

Um software específico geralmente fornece mais praticidade e segurança no cálculo das informações. Mas se for usar uma planilha, cogite deixá-la pronta para os seus colaboradores.

No Excel, por exemplo, é possível inserir fórmulas automáticas que calculam os valores durante o preenchimento. Essa facilidade evita erros em seu relatório e imprecisão nos dados apurados.

Não se esqueça de calcular os dados por colaborador, mas também de forma geral. Procure conhecer os gastos totais da empresa com hospedagem, passagens, ingressos e assim por diante.

Uma gestão de viagens eficaz está muito ligada ao rígido controle de seus gastos, bem como, a descoberta de formas para reduzir essas contas. Então, não deixe passar essa oportunidade!

5. Tomando decisões assertivas

Agora que você criou o seu relatório de despesas de viagem com sucesso, chegou a hora de aproveitar essas informações. Números lançados em uma planilha não servem de nada, a menos que você saiba interpretá-los e tomar decisões.

Analise os relatórios de viagem e busque entender cada número. Aproveite também esses valores para encontrar oportunidades, ou seja, formas de economizar com as viagens corporativas.

Sempre que for tomar qualquer decisão, lembre-se de consultar esses relatórios. Torne um hábito basear suas decisões em números reais e precisos, não apenas em especulações. Combinado? Também não esqueça de sempre usar o sistema de reembolso.

Pronto para montar o seu relatório de despesas de viagem agora? Aproveite e baixe o nosso modelo gratuito de relatório de despesas com viagem. Faça o download e o use como base para criar o seu próprio documento.

Modelo de relatório de despesas

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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