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Calcular quilometragem: Não cometa esses erros em sua empresa!

calcular quilometragem

O reembolso de quilometragem pode gerar muitas dúvidas aos empreendedores, sendo por diversas vezes motivo de conflito entre colaboradores e gestores. Afinal de contas, qual a melhor forma de calcular a quilometragem em uma viagem corporativa?

Pois bem, o cálculo da quilometragem é feito para levantar os custos que o funcionário teve ao se deslocar durante uma viagem a trabalho. Este processo está de acordo com a legislação brasileira e evita que a empresa arque com custos indevidos, reembolsando apenas o valor referente ao percurso do trajeto.

Calcular a quilometragem de uma viagem de negócios também proporciona segurança ao colaborador, garantindo que todos os gastos com combustível durante o percurso sejam devidamente ressarcidos pela empresa.

Neste artigo você confere como calcular corretamente os custos envolvidos em uma viagem corporativa de forma simples e eficaz. Além de conferir dicas exclusivas para minimizar os erros e imprecisões na hora de calcular a quilometragem em uma viagem de trabalho. Confira!

  1. Não fazer este levantamento

Para que a empresa não corra o risco de arcar com custos indevidos durante o deslocamento de um funcionário, é de suma importância que ela crie uma Política de Reembolso clara e detalhada. Este documento terá a função de esclarecer todos os pontos envolvidos no deslocamento da viagem e como o funcionário deve proceder para ter seus custos devidamente reembolsados.

Não fazer este levantamento pode gerar despesas adicionais para a empresa e ser motivo de processos trabalhistas, tendo em vista que a Legislação Brasileira estabelece que a organização é responsável pelos custos gerados pelos funcionários durante a realização do trabalho.

Vale destacar que esta lei, que fala sobre arcar com os valores gastos pelos colaboradores em uma viagem, se aplica a todas as empresas independente do seu porte ou segmento de atuação.

Para que a empresa não seja lesada, entretanto, é fundamental que o funcionário comprove os gastos que teve durante o percurso e estadia fora. Sem o comprovante ou nota fiscal, a empresa fica impossibilitada de realizar o reembolso dos custos.

Para evitar este tipo de transtorno, o colaborador deve conhecer a Política de Reembolso da empresa e saber da importância de ter em mãos todos os comprovantes dos custos gerados durante seu deslocamento em uma viagem corporativa.

Para criar uma Política de reembolso para sua empresa você precisa definir os seguintes pontos:

  • Custos relacionados ao combustível: Para que os custos com o combustível sejam devidamente ressarcidos pela empresa, o funcionário deve obrigatoriamente apresentar os comprovantes. Tendo em vista que a variação no preço do combustível pode acabar afetando o cálculo preestabelecido pela empresa;
  • Custos relacionados à manutenção e reparos do veículo: Quando o funcionário se desloca a trabalho com seu veículo particular, é de responsabilidade da empresa arcar com custos de manutenção e reparos que assegurarão a integridade e bom funcionamento do veículo.
  • Custos gerados pelo desgaste dos pneus: Quando o funcionário usa seu carro para realizar uma viagem de negócios, o desgaste dos pneus também entra nos custos que devem ser ressarcidos pela empresa.
  • Cálculo da quilometragem do percurso: Calcular a distância entre o ponto de partida e o destino é fundamental para um controle eficaz. Ele garante que a empresa arque apenas com os custos referente ao trajeto preestabelecido para a viagem corporativa.
  • Custos com pedágios: Toda a despesa referente a pedágios durante o deslocamento de uma viagem corporativa é de responsabilidade da empresa. Por isso, é de suma importância que o funcionário apresente os comprovantes de pagamento para o devido reembolso.
  1. Falta de auditoria das informações

Com a Política de Reembolso definida, calcular a quilometragem de uma viagem corporativa torna-se um processo relativamente mais fácil e prático.

Em outras palavras, as auditorias de informações devem ser periodicamente realizadas para checar se todos os pontos definidos na Política de Reembolso estão sendo cumpridos.

Além de verificar se todos os processos estão sendo corretamente executados, as auditorias também são fundamentais para fazer ajustes e atualizações na política interna da empresa a fim de tornar o processo ainda mais claro e eficaz.

Como calcular a quilometragem de forma precisa?

A imprecisão na hora de realizar o cálculo da quilometragem é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores. Isso porque os erros de cálculo podem aumentar de forma significativa os custos gerados para a empresa.

O cálculo do quilômetro rodado será sempre a base do reembolso dos custos envolvidos, sendo muito importante para o controle interno da empresa e também do funcionário.

Corriqueiramente as empresas realizam controles manuais para este tipo de processo, o que acaba tornando esta etapa muito suscetível a erros. Em pleno século XXI não é mais possível usar blocos de anotações ou confiar na memória para resolver questões como estas, certo?

Tendo em vista que uma informação incorreta ou não anotada pode mudar por completo o resultado final, podendo gerar assim custos adicionais e indevidos para as empresas, é necessário pensar em uma tecnologia capaz de garantir a precisão das informações. Afinal, todos saem ganhando, tanto a empresa quanto os próprios colaboradores.

Veja abaixo algumas das melhores opções para conferir o quilômetro rodado com precisão:

  • Odômetro: Presente em todo os veículos, o odômetro é o equipamento responsável por medir o quilometro percorrido por um automóvel. Basta conferir os números e registrá-lo para calcular a distância percorrida por determinado veículo.
  • GPS: O GPS é um dos sistemas de navegação mais populares e precisos do mundo. Com ele você pode trazer rotas e calcular a quilometragem de forma simples, descomplicada e online.
  • Google Maps: Similar ao sistema GPS, através da rota traçada, com o Google Maps você calcula facilmente a quilometragem rodada por um veículo.

Já para descomplicar o cálculo de quilômetros rodados e reduzir as taxas de imprecisões, você precisa de uma planilha para calcular a quilometragem e os custos envolvidos em uma viagem corporativa. Com a planilha de cálculo de quilometragem você controla todos os gastos envolvidos nas viagens de trabalho de forma simples e prática. Baixe agora mesmo!

Otimize o reembolso de quilometragem em sua empresa!

Você já sabe da importância de possuir uma gestão de reembolso eficaz para a sua empresa. E com o uso da tecnologia, pode simplificar de forma significativa todo o processo burocrático que envolve o reembolso dos custos gerados durante uma viagem a trabalho. Deste modo, a empresa arca apenas com os custos devidos e previstos na Legislação Brasileira.

Com o aplicativo da ExpenseOn você reduz o tempo que gastaria fazendo o cálculo manual e ainda reduz as chances de erros na hora de calcular a quilometragem.

Para ter acesso a demonstração gratuita basta você preencher o formulário de cadastro. Depois um de nossos consultores entrará em contato com você a fim de liberar seu acesso ao aplicativo.

Torne o cálculo de reembolso de quilometragem muito mais prático e rápido com a ExpenseOn e peça uma demonstração gratuita do sistema agora mesmo.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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