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Você sabe como fazer o cálculo de combustível para uma viagem a trabalho?

cálculo de combustível para viagem

Fazer o cálculo de combustível para viagem corporativa pode não ser tão simples assim. É preciso considerar alguns fatores e, principalmente, os gastos que serão efetuados na estrada. Se o período da viagem for maior, é preciso também considerar a hospedagem. 

Além do custo de combustível, quando um colaborador faz uma viagem corporativa em seu carro, é preciso pensar em custos como pedágio, estacionamento e alimentação. Por isso, é importante analisar se realmente vale a pena que um colaborador faça uma viagem corporativa com o seu veículo.

Para te ajudar, preparamos este post ensinando como fazer o cálculo de combustível para viagem a trabalho. Vamos mostrar um passo a passo simples e bastante funcional. Confira!

Veja o passo a passo para fazer o cálculo de combustível para viagem corporativa

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Para facilitar a sua rotina como gestor ou mesmo o colaborador que for fazer o cálculo de combustível para viagem, veja abaixo o passo a passo:

1. Quantos quilômetros seu carro percorre por litro?

Essa é a primeira pergunta que deve ser feita, sendo de máxima importância. Assim você saberá o seu consumo médio de combustível

Se você já conhece bem o veículo, sabe essa resposta de cabeça. Porém, caso ainda não esteja familiarizado com o automóvel, pesquise no Google o ano e o modelo do carro para descobrir. Ou ainda, pode realizar um cálculo simples para descobrir:

Consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros utilizada.

2. Qual a distância a ser percorrida?

Nesse ponto, o Google Maps pode te ajudar a fazer o cálculo exato que o automóvel percorrerá até o destino. Veja a quantidade de quilômetros entre um destino e outro.

3. Valor médio do combustível na estrada

É importante saber qual o valor médio do combustível no local em que o colaborador irá. Assim você conseguirá fazer o cálculo de combustível para viagem com maior precisão. 

Para saber isso, faça uma pesquisa sobre o valor do litro do combustível na região em que o profissional irá passar. 

4. Faça o cálculo

Sabendo quantos quilômetros o carro percorre por litro, a distância do local e o preço médio do combustível na estrada, você já pode fazer o cálculo. Dá para saber a média de dinheiro e combustível que o seu colaborador precisará.

Para fazer o cálculo de combustível para viagem é preciso calcular:

Combustível necessário para a viagem = distância até o destino / consumo médio do carro.

Por exemplo, suponha que o consumo médio do seu automóvel seja de 10km/L e a distância a ser percorrida até o seu destino é de 200km. Assim, o cálculo de combustível para viagem ficaria da seguinte forma:

Combustível necessário para a viagem: 200/10 = 20 litros

Para você fazer o cálculo do preço do combustível, use a fórmula:

Combustível necessário para a viagem X valor de preço médio do combustível.

Usando o exemplo acima, a fórmula ficaria a seguinte: 20 x 4,10 = R$82,00.

Sendo assim, o valor necessário para o combustível seria de R$82,00 para percorrer 200 quilômetros. Isso levando em consideração que o preço médio do litro seria de R$4,10. 

Quais variáveis precisam entrar no cálculo de uma viagem corporativa?

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Além do valor do combustível, é necessário pensar em todas as despesas que o colaborador terá ao longo do trajeto. Seja uma viagem de bate e volta ou por mais dias, é necessário incluir os custos.

Por isso, na hora de pensar na viagem de um colaborador com o seu carro, além do combustível, é preciso inserir também as seguintes despesas:

  • Alimentação durante o trajeto (se ele for ficar mais dias em outra cidade, caso não tenha no hotel, é preciso levar em consideração);
  • Pedágio (esse valor é possível você saber realizando uma pesquisa pela internet);
  • Estacionamento do veículo;
  • Hotel (caso o profissional precise ficar mais dias na cidade de destino).

É importante pensar também nas condições do veículo. Caso ocorra algum tipo de contratempo, os custos são por conta da empresa, uma vez que o colaborador estava utilizando o seu bem para realizar uma tarefa corporativa.

Por que é importante fazer o cálculo de combustível para viagem a trabalho?

Planejamento é tudo hoje em dia. Sem ele, com certeza, você gastará um valor bem mais alto do que imaginava. E o que era para ser uma viagem de negócios tranquila, pode ser uma despesa maior para o colaborador e para a organização.

Já pensou se o valor calculado por alto não for o suficiente para a viagem? E o pior, imagine o colaborador ficar sem combustível e não ter dinheiro o suficiente. Tudo pode acontecer quando não há planejamento.

Além disso, quando há um planejamento financeiro de uma viagem corporativa não existe riscos de impactar negativamente o caixa de uma organização. Todo esse cálculo de combustível para viagem a trabalho entra no planejamento financeiro de uma empresa.

Outro ponto a ser considerado é que esse cálculo pode ser feito pelo gestor e pelo colaborador, evitando assim que um profissional informe um valor incorreto. Afinal, o líder terá um controle maior sobre os custos do negócio. 

Mesmo que o colaborador seja responsável por fazer esse tipo de cálculo, é importante ter o acompanhando do gestor. Fraudes e erros financeiros podem ser evitados com esse cuidado.

Como você pode ver, realizar o cálculo de combustível para viagem a trabalho é algo benéfico para uma empresa. Dessa maneira, ela poderá manter o seu planejamento financeiro em dia e avaliar se um deslocamento de automóvel é mais vantajoso do que outro tipo de transporte. 

Afinal, não é somente o combustível que deve ser levado em consideração, mas pedágio, alimentação e outros possíveis custos que o colaborador terá. Realizar esse cálculo de combustível para viagem corporativa dá mais controle à gestão da empresa, além de realizar uma viagem a negócios com consciência e sem ter um rombo em seu caixa.

Para ajudar as empresas a realizar esse cálculo de combustível para viagem a trabalho, a ExpenseOn disponibiliza a você um  “Modelo de Relatório de KM” gratuitamente! Basta clicar aqui para baixar a sua planilha e calcular todos os gastos envolvidos em uma viagem a trabalho de carro! 

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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