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Colaborador com Carro próprio: Maneiras de reembolsar

Muitas empresas optam por colocar em seu quadro de trabalhadores funcionários com carro próprio para atuação em funções específicas, seja por praticidade ou pelas necessidades estabelecidas pelo modelo de negócio.

Entretanto, não importa qual seja a situação, em algum momento, será preciso lidar com o reembolso das despesas, afinal, é cada vez mais comum que colaboradores utilizem do veículo próprio para deslocamentos e até para viagens longas.

Mesmo considerando que isso é uma tendência, não é raro que esse processo de ressarcimento gere dúvidas tanto para o gestor quanto para o colaborador.

Para ajudar a entender melhor esse assunto, reunimos nesse texto algumas informações sobre as diversas maneiras usadas para reembolsar o trabalhador com carro próprio.  Continue a leitura e fique por dentro!

Finalidade do reembolso

O reembolso é constituído dos gastos feitos pelo colaborador para desempenhar suas atividades, por meio de comprovação. Isso significa, por exemplo, que se ele precisou viajar a trabalho com o dinheiro do próprio bolso, a empresa deve devolver o valor quando os comprovantes forem recebidos.

Cabe uma observação muito importante aqui: algumas empresas não são tão rigorosas quanto a apresentação do comprovante. Isso representa uma falha grave, pois além de abrir espaço para que erros sejam cometidos pelo setor financeiro, há uma brecha para que funcionários mal intencionados cometam fraudes.

Sendo assim, se não existe uma política sólida sobre como os reembolsos devem ser feitos, o gestor precisa conversar com setor financeiro para implementar o quanto antes um plano de ação e planejamento.

Maneiras de reembolsar funcionário com carro próprio

Cada empresa conta com um processo específico para promover o reembolso dos funcionários que trabalham com o veículo próprio. Porém, há alguns pontos que tendem a ser mais abrangentes, independentemente do tamanho ou campo de atuação da empresa.

Nesse sentido, algumas das maneiras usadas para reembolsar esse tipo de colaborador são:

Por quilometragem

A forma mais comum de reembolsar o funcionário com carro próprio. Esse modelo parte de algumas etapas bem definidas para que o valor do ressarcimento possa ser levantado:

·         mensurar quantos quilômetros foram rodados;

·         aprovar a prestação de contas feitas pelo funcionário;

·         calcular o valor do reembolso;

·         reembolsar.

Aqui, o ponto de maior peso é a precisão na mensuração. É necessário que a empresa adote um processo rigoroso de verificação, especialmente se não contar com um planejamento de rotas. Além disso, há outros fatores que podem impactar no valor final, como problemas com tráfego intenso.

É interessante observar que, de acordo com as disposições contratuais e do que foi acordado com o trabalhador, podem ser aplicadas mais de uma forma de reembolso.

Por vale-combustível

Muitas empresas preferem oferecer ao colaborador o vale-combustível, até pelo fato de que esse recurso reduz o trabalho e a necessidade de um planejamento rigoroso de uma política de reembolso.

Muito usado em empresas de médio e grande porte, o vale-combustível parte de uma ideia diferente do reembolso, apesar de ser tratado como tal. Não é raro encontrar negociações que incluem esse vale, que geralmente é disponibilizado por meio de cartões.

A parte positiva, é que essa prática oferece uma percepção mais clara sobre os valores que são gastos. Consequentemente, será possível planejar melhor as futuras viagens de trabalho, mapeando e até mesmo promovendo a redução dos gastos. Também há um bom nível de flexibilidade, já que o cartão pode ser recarregado conforme a necessidade do profissional.

Por valor estabelecido

O reembolso para o colaborador com carro próprio que se utiliza de um valor estabelecido deveria partir dos mesmos critérios usados no reembolso por km. Deveria, porque há um problema muito complicado aqui visto em alguns negócios.

Vamos tomar como exemplo uma empresa que precisa de um profissional com carro próprio para trabalhar como promotor de vendas. Por cada quilômetro rodado, é reembolsado o valor de R$0,35 ao colaborador.

Entretanto, basta olhar a realidade para perceber que um valor definido é algo que pode desanimar qualquer pessoa quando não tem base alguma, especialmente se observamos o sobe e desce dos preços dos combustíveis, e um valor médio que pode não condizer com o que está sendo reembolsado.

Se sua empresa pretende ter um valor definido por quilômetro a dica é ser o mais coerente e transparente possível. O valor que será repassado ao profissional deve considerar a realidade do momento e não de meses atrás.

Ao fazer isso, o colaborador não fica com a sensação de que está sendo “passado para trás”, até porque não está, já que há uma base analítica para a definição dos valores.

Adiantamento

O adiantamento pode ser considerado uma maneira complementar de promover o reembolso. Nesse caso, a empresa faz uma análise sobre o quanto será gasto no deslocamento com carro próprio e adianta a quantia ao colaborador.

É importante considerar que, da mesma forma que o reembolso tradicional, o profissional deve fazer a prestação de contas, seja para solicitar valores adicionais para ser reembolsado ou para devolver a quantia que sobrou.

A praticidade desse método o torna muito popular em empresas onde o profissional se desloca sempre para o mesmo local, sendo que algumas até permitem que ele guarde a quantia que não foi usada para servir de saldo em viagens futuras.

Depreciação do veículo

Com o uso, é natural que o carro sofra danos. Além disso, precisamos considerar os riscos de estragos e acidentes. Porém, há muita discussão sobre como ou se deve ser feito o reembolso em relação a depreciação do veículo.

A falta de clareza sobre os procedimentos que devem ser adotados e de um contrato bem detalhado com o profissional pode gerar problemas sérios. Um exemplo disso, foi uma decisão tomada neste ano pela 3° Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 3° Região.

Nela, a empresa foi condenada a pagar R$400 mensais ao trabalhador devido ao desgaste do carro. Ou seja, legalmente existe o entendimento de que o colaborador que usa o carro próprio deve receber o valor relativo ao combustível e a manutenção, assim como o que diz respeito à depreciação do veículo.

Recomendações

Seja pelos meios citados acima ou por outros mais interessantes para a empresa, é imprescindível que ela e o colaborador firmem um acordo formal. Dessa maneira, as responsabilidades e obrigações ficarão claras para cada parte, evitando problemas e atritos no futuro.

Portanto, se um funcionário com carro próprio é essencial para a empresa, é fundamental que ela se mostre funcional em relação a sua parte envolvendo gastos e danos em decorrência dos deslocamentos de trabalho. Afinal, é preciso ter em mente que ela está sendo beneficiada pelo veículo particular do funcionário. E, claro, o colaborador deve cumprir sua parte no acordo.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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