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Como a tecnologia ajuda o ressarcimento de despesas de viagem?

As viagens corporativas já se tornaram partes indispensáveis da maioria das empresas. Elas são usadas sempre que precisamos visitar um cliente, fechar um contrato importante ou expandir o negócio para outras regiões.

Contudo, com esses deslocamentos surge um grande problema na maioria dos negócios: como fazer o ressarcimento de despesas de viagem aos colaboradores? Como tornar esse processo menos burocrático, mais simples e rápido?

É aí que entra a tecnologia. Softwares de gestão de reembolsos ajudam a tornar tudo mais simples e eficaz dentro de sua empresa. Além disso, garantem a satisfação de todos os envolvidos nos reembolsos: gestores, colaboradores, RH, etc.

Sendo assim, confira neste post como a tecnologia tem ajudado esse setor a ser mais produtivo e confiável. Acompanhe as vantagens desses aplicativos em sua empresa abaixo!

Redução do tempo gasto

Quanto tempo você leva para atualizar um relatório de despesas de viagem? Imagine lançar todos os gastos um a um, depois enviar ao responsável para validação e aprovação do reembolso? Agora pense em fazer isso com vários colaboradores em viagem?

Com certeza é um tempo improdutivo para seu negócio. Afinal, o colaborador poderia estar fazendo outra coisa ao invés de preencher planilhas.

E para piorar, nem sempre a digitação é confiável. Podem ocorrer erros na inserção de dados no relatório comprometendo toda a gestão de reembolso.

Para evitar isso, aplicativos como o ExpenseOn chegaram para acender uma luz no fim do túnel. Com esse aplicativo você é capaz de lançar as despesas no momento que elas acontecem, basta fotografar o comprovante e pronto.

O sistema reconhece automaticamente a despesa lançada e mantém o recibo seguro para consultas futuras. Além disso, o próprio aplicativo verifica se o custo lançado está de acordo com a política de reembolso da empresa.

Tudo isso com agilidade, automação e confiabilidade que sua empresa precisa e deseja, bacana não é? Assim você se concentra em outras áreas de seu negócio como: vender, fazer parcerias, expandir o empreendimento, etc.

A economia de tempo também é percebida na vida dos vendedores e consultores externos de sua empresa. Em vez de perder tempo lançando suas despesas, eles se preocupam em fechar mais contratos e fazer mais visitas aos clientes.

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Diminui custos da empresa

Tempo é dinheiro! Já dizia o velho ditado e ainda continua sendo verdade.

Quando você desperdiça horas em frente ao computador para alimentar planilhas e relatórios, está deixando de aproveitar esses minutos em prol do negócio. Ao reduzir o tempo gasto consequentemente consegue economizar e até ganhar mais dinheiro.

Mas a economia do ExpenseOn vai muito além disso. Você reduz o uso de papéis em sua empresa, colaborando com o meio ambiente e reduzindo o orçamento gasto com esses materiais.

Não precisa ter uma equipe grande para controlar os reembolsos, já que o aplicativo faz muitas coisas no piloto automático para você. Apenas alguns funcionários conseguem gerenciar tudo de perto e aprovar o ressarcimento de despesas de viagem de forma mais rápida.

Sem esquecer também da confiabilidade dos dados. Ao adotar o sistema você tem mais confiança nos lançamentos e evita fazer pagamentos equivocados. Imagine quanto você vai economizar com a pré-auditoria das despesas e o combate a fraudes?

Realmente, colocar sua cabeça no travesseiro todas as noites sem precisar se preocupar com o ressarcimento aos funcionários é muito vantajoso. Todos saem ganhando na história e os maiores beneficiados são: sua empresa e seus clientes, é claro!

Modelo de relatório de despesas

Facilita a gestão de reembolso

Em empresas que possuem equipes externas em constantes viagens, ter uma gestão de reembolso é determinante. Nós já falamos sobre alguns desses motivos acima, então não vamos repeti-los, combinado?

Entretanto, é importante que você saiba que um software para ressarcimento de despesas de viagem tem muitas vantagens nesse sentido.

Com ele você recebe as informações em tempo real, pode fazer consultas ou lançamentos de qualquer lugar com internet e consegue monitorar todos os gastos das viagens corporativas.

Sendo assim, a perda de comprovantes ou o esquecimento de lançar despesas são minimizados. Fatores que contribuem para um controle de reembolso mais assertivo e eficaz.

Da mesma forma, o ExpenseOn fornece relatórios gerenciais para controle das despesas. Através dessa funcionalidade é possível descobrir os maiores gargalos financeiros das viagens, acompanhar quais colaboradores gastam mais, as despesas mais frequentes e por aí vai.

Com esses dados em mãos a gestão da empresa pode encontrar formas de economizar em passagens aéreas, hospedagens, alimentação, etc. Sem contar que essas informações podem ser usadas para fechar parcerias mais vantajosas com os fornecedores.

Afinal, conhecimento é poder. E sua empresa terá todo o controle dos gastos de viagens corporativas a um clique.

Como você vê a tecnologia veio para otimizar o processo de ressarcimento de despesas de viagem e tem muitos benefícios para o seu negócio. É uma excelente opção para diminuir o tempo gasto no lançamento de despesas, reduzir custos e facilitar toda a gestão de reembolsos.

Mas para que isso realmente aconteça você precisa investir em um software adequado e de acordo com suas necessidades. Por isso, converse com um consultor da ExpenseOn agora mesmo e descubra como podemos ajudá-lo a melhorar a gestão de viagens corporativas em seu negócio.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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