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Como calcular diárias de viagem a trabalho?

como calcular diárias de viagem a trabalho

Muitas empresas, para desenvolverem seus negócios, precisam incluir no seu planejamento as viagens a trabalho dos funcionários. Esse assunto acaba gerando muitas dúvidas devido ao número de questionamentos que surgem em torno dele. Como calcular diárias de viagem a trabalho? Como ficam as horas extras? Os reembolsos?

Neste artigo, vamos esclarecer alguns dos principais pontos envolvendo viagens corporativas. Confira e fique por dentro do tema.

Impactos gerados pela Reforma Trabalhista nas viagens a trabalho

Conforme entendimento da Justiça do Trabalho, se o funcionário tiver que viajar para executar algum atendimento relacionado às suas atividades profissionais, todas as suas despesas devem ser pagas pela empresa.

Esse processo de suporte poderá ser feito por meio de adiantamentos com valores estimados para as despesas (o funcionário deve efetuar a prestação de contas ao final). Também existe a opção de que diárias de valores fixos possam ser pagas ao funcionário em viagem corporativa. Porém, neste caso, as regras precisam estar dispostas em acordos coletivos com os sindicatos representantes da categoria.

Agora, depois da Reforma Trabalhista, o tempo de deslocamento deixou de ser considerado como tempo à disposição da empresa. Sendo assim, o período nessa situação não é categorizado como hora extra. Aliás, aqui entra não apenas o deslocamento, mas também o tempo de espera do transporte, como nas rodoviárias e aeroportos.

Orçamento de viagem corporativa

Viagem a trabalho – hora extra

Esse é um ponto muito delicado. Nem mesmo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) esclarece todos os aspectos.

Há vários fatores que precisam ser considerados. Um deles é o contrato de trabalho. Por exemplo, se as viagens corporativas já estiverem discriminadas no contrato e fizerem parte da rotina do profissional, não faz muito sentido em se falar em pagamento de horas extras.

Por outro lado, temos os casos em que viagens a trabalho são esporádicas e não estão previstas no contrato. Nesse caso, o empregado tem razões para solicitar que as horas extras sejam calculadas. Mas vale lembrar que nem sempre isso é reconhecido. A Justiça do Trabalho está cheia de processos nesse sentido justamente pela falta de definição. A clareza da legislação diz respeito aos pernoites, eles não são contabilizados.

Cálculo das viagens a trabalho

No mais, aquelas viagens que são realizadas depois do expediente do profissional, as horas precisam ser pagas com acréscimo de 50%. Se isso ocorrer nos feriados ou nos fins de semana, esse acréscimo passa a ser de 100%. Por fim, ainda é necessário ficar atento às normas coletivas dispostas pelos sindicados responsáveis pela categoria profissional.

Mas, não é apenas isso. Para calcular corretamente os custos de uma viagem corporativa vários pontos precisam ser considerados. Entre eles: as despesas, a média de gastos, diárias e orçamentos previstos. Confira esse artigo especial sobre esses e outros itens importantes.

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Horas extras e Justiça do Trabalho

Como apontamos, a lei não é muito clara. Ou seja, a CLT dá liberdade para as mais diferentes interpretações. Porém, a Justiça do Trabalho entende que se o profissional não trabalhou além do período normal, o pagamento de horas extras não deve ser aplicado. Porém, se precisar ficar de prontidão para atender a qualquer momento ou ainda para executar alguma atividade em um horário fora de sua rotina, ele tem que receber o pagamento de horas extras.

Existem casos em que há a possibilidade de trocar as horas extras por dias de descanso no caso de viagens corporativas.

Diárias de viagem x Ajuda de custo – Principais diferenças!

O valor que tem como finalidade compensar as despesas oriundas da viagem, assim como a manutenção do empregado, é denominado diária de viagem, desde que ela seja feita em termos de atividade profissional.

Os valores que são pagos aos funcionários como diárias de trabalho geralmente são usados para despesas como hospedagem, transporte e alimentação.

Já a ajuda de custo diz respeito ao valor que tem como objetivo indenizar as eventuais despesas adquiridas pelo empregado quando este precisa se transferir para algum local distinto de seu domicílio. Uma situação para exemplificar esse caso, seria quando o funcionário precisasse se transferir de forma definitiva para outra cidade para atuar em uma unidade da empresa.

Atenção: Muitas empresas também chamam de ajuda de custo o adiantamento dado ao empregado para as despesas de viagem. A interpretação ou denominação oscila muito entre um caso e outro.

Ajuda de custo e Justiça do Trabalho

Mais uma vez, a CLT não é clara. Por outro lado, a Justiça do Trabalho compreende que hospedagem, despesas de transporte, entre outras coisas dessa natureza, quando por motivo de viagens corporativas, devem ser arcadas pelo empregador. O motivo é bem simples: se a empresa não der esse suporte seria inviável para o funcionário desempenhar as atividades profissionais que deveria.

Lembrando que temos a opção de diárias ou do adiantamento de valores para o funcionário com a prestação de contas por parte dele ao final das atividades.

Diárias de viagem e Justiça do Trabalho

Observamos até agora que as empresas que tem um alto índice de viagens corporativas tendem a estipular um valor fixo como diária. Geralmente, isso está previsto na política de viagens da empresa. Porém, é preciso ter muita atenção uma vez que gastos excedentes não são reembolsados.

Entretanto, a apresentação das notas fiscais é essencial, assim como a devolução do valor que não precisou ser usado. Mas, de acordo com parágrafo 1º do artigo 457 da CLT, caso o valor atribuído às diárias ultrapasse 50% do salário do profissional ela torna-se parte integrante da sua remuneração. Esse fator reflete em maior ou menor grau sobre diversos pontos como 13° salário, férias, aviso prévio, adicional noturno e horas extras, por exemplo.

Reembolsos

Algumas empresas optam por trabalhar com a política de reembolso. Nela, há um acordo para que o empregado faça uso de seu próprio dinheiro para as despesas. No retorno da viagem a trabalho, ele deverá comprovar os gastos que teve.

Em alguns casos, quando há um adiantamento e este não é suficiente, o colaborador também é ressarcido referente aos gastos excedentes. Entretanto, para isso, tudo precisa estar devidamente documentado.

Por ser mais prático de ser acordado e menos suscetível a diferentes entendimentos, a política de reembolso das diárias de viagem a trabalho é uma das opções mais usadas pelas empresas.

Como vimos, esse é um tema que gera muitas dúvidas especialmente porque a lei não é clara. Na hora de tomar decisões, além de ter atenção a esses pontos, uma boa dica é procurar a consultoria de um profissional que pode ajudar a deixar as viagens corporativas mais efetivas e práticas.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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