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Como calcular o custo de viagem de negócios?

O custo de viagem corporativa é um dos maiores gastos de uma empresa, segundo a pesquisa de 2015 da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV).

Por esse motivo, as empresas precisam ficar de olho nesses gastos e mantê-los na linha. Afinal, é preciso evitar que os deslocamentos se tornem um prejuízo, ao invés de uma ferramenta de negócios como deve ser.

Mas, você sabe como calcular o custo de uma viagem? Então confira neste artigo da ExpenseOn que ensinamos passo a passo!

Veja como calcular o custo de viagem

O cálculo de custo de viagem exige conhecimento íntimo de seu negócio, das necessidades de seus funcionários e dos objetivos da viagem também. Afinal, os valores podem ser muito diferentes para cada empresa.

Contudo, para ajudá-lo nessa tarefa, separei alguns passos para chegar a esse resultado e conhecer os gastos médios de sua empresa com viagem a trabalho.

Confira o passo a passo agora mesmo e fique por dentro dos valores!

1. Liste todas as despesas

A primeira coisa a fazer é listar todas as despesas envolvidas na viagem de negócios. Alguns exemplos são:

  • passagens aéreas ou de ônibus;
  • translado no local (Táxi, Uber, transporte público, etc.);
  • diárias de hotel ou pousada;
  • custos com alimentação;
  • seguro viagem;
  • gastos com veículo do colaborador e quilometragem;
  • despesas do veículo da empresa;

Conheça cada uma das despesas que precisam fazer parte dessa equação na hora de calcular o custo de viagem corporativa. Assim, fica fácil perceber para onde vai o dinheiro da organização e controlar todos os gastos.

É importante salientar que o número e tipos de gastos podem ser diferentes para cada negócio. Portanto, dedique-se a conhecer os itens que compõem a sua lista de viagem corporativa.

Para chegar a essa lista você pode entrevistar os colaboradores que viajam frequentemente, analisar os relatórios antigos de viagem e assim por diante.

O importante é ter conhecimento dos gastos inerentes ao deslocamento para poder montar um custo médio de cada viagem a trabalho.

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2. Crie uma média de gastos

Depois de listar cada uma das despesas, é hora de definir um valor médio para cada uma delas. Isso pode ser um pouco complicado, já que os valores podem mudar muito de acordo com o destino e até o colaborador que fará a viagem.

Mas se esforce ao máximo para criar um valor médio, assim será possível antever os gastos da viagem e preparar as finanças do negócio.

Algumas dicas para isso:

  • cote as passagens em sites de descontos, como o decolar.com;
  • analise os custos de hotéis em bookings como TripdAdvisor, Trivago e outros;
  • gastos médios com alimentação podem ser vistos no site da Alelo;
  • pesquise as tarifas de táxi, transporte público ou meios alternativos;
  • faça convênios quando possível para fixar valores e conseguir descontos.

Assim que você definir uma tarifa média para cada um dos gastos, formalize o que acabou de descobrir.

Uma boa alternativa é criar uma política de reembolso de viagem corporativa e deixar claro as despesas e valores que são cobertos pela companhia.

Deste modo, seus colaboradores sabem que o que passar do valor acordado ficará sob suas responsabilidades.

Um cuidado que contribui para manter o orçamento da viagem na linha e evitar imprevistos financeiros.

Orçamento de viagem corporativa

3. Calcule a diária da viagem

Chegou a hora da matemática e de usar a calculadora, finalmente! Coloque todos os valores em um papel ou uma planilha do Excel e, em seguida, some todas as despesas.

Ao agrupar as tarifas, fica mais fácil compreender quanto uma viagem a negócios custa para sua empresa. Por causa disso, também é mais fácil definir limites de gastos e até liberar um orçamento para o deslocamento.

Vamos a um exemplo!

Veja como calcular o custo de viagem de negócios do Rio de Janeiro para São Paulo, entre os dias 7 e 8 de janeiro de 2019:

  1. passagem: R$ 400,00 (Rio de Janeiro x São Paulo, ida e volta, com taxas inclusas);
  2. hotel: R$ 300,00 (diária com café da manhã);
  3. alimentação: R$ 137,32 (quatro refeições: almoço e jantar, média de R$ 34,33 por refeição);
  4. deslocamento: R$ 150 (táxi, ida e volta do aeroporto);

Nesse exemplo teríamos uma diária da viagem estimada em R$ 987,32. Lembrando que usamos os sites mencionados no passo dois para calcular os gastos médios no Centro de São Paulo.

4. Defina um orçamento

Agora que você já sabe quanto o colaborador deve gastar nessa viagem, é hora de fixar o orçamento.

Entretanto, perceba que o nosso cálculo anterior foi bem simples e deixou de levar muitos critérios em conta durante a soma.

Portanto, na hora de definir o seu orçamento, leve os seguintes pontos em consideração:

  • defina uma média de gastos com base no cálculo anterior;
  • adicione os custos fixos não contemplados na etapa anterior (como seguros, por exemplo);
  • leve em conta uma reserva de emergência para o caso de algo sair errado (perder o voo, precisar estender a viagem, etc.).

Pronto, agora é só compartilhar os valores com o colaborador e definir o teto de gastos da viagem a negócio.

Não se esqueça de adicionar nessa conta todos os gastos previstos na política de viagens e deixar bem claro os valores permitidos pela empresa.

Baixe nosso modelo de orçamento de viagens corporativas para colocar esses valores no papel e controlar suas despesas. Clique aqui e faça o download grátis!

5. Procure formas de economizar

Bom, nesse texto você viu como calcular o custo de viagem corporativa de forma média, ou seja, apenas uma ideia geral dos valores a serem pagos. Mas você pode e deve se informar muito mais a respeito dos valores e buscar economizar sempre.

Tudo depende da política de viagens de sua empresa e de como pretende lidar com esses deslocamentos. Afinal, os níveis dos hoteis e dos restaurantes também contam na hora de fechar esta estimativa, não é mesmo?

Além, é claro, que você é capaz de buscar convênios com estabelecimentos comerciais para deixar os valores mais baixos. Um exemplo é listar os destinos visitados com frequência e buscar fechar essas parcerias com hotéis e restaurantes da região.

Da mesma forma, procure incentivar os funcionários a utilizarem da economia colaborativa, você já ouviu falar nela? 

Contudo, o primeiro passo é ter total conhecimento dos valores gastos e aprender definitivamente a calcular o custo de viagem de negócios. Então, coloque a mão na massa e descubra seus valores agora mesmo! Usando o sistema de reembolso, esse cálculo é ainda mais fácil e confiável.

Conheça os serviços da ExpenseOn e tenha processos mais modernos e seguros de reembolso em sua empresa! Para mais dicas sobre o mundo corporativo, continue acompanhando o blog da ExpenseOn!

Orçamento de viagem corporativa

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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