0

Como contabilizar a ajuda de custo?

Um dos fatores mais importantes para o bom funcionamento operacional de uma empresa, é saber levantar informações e avaliar os gastos relacionados às atividades desempenhadas pelo colaborador. Nesse cenário, a ajuda de custo tem um papel muito importante. Porém, para evitar falhas e problemas no financeiro, o gestor precisa estar atento às particularidades que envolvem desde a concessão até a maneira sobre como é contabilizada. 

Nos próximos parágrafos, vamos entender os principais pontos relativos à ajuda de custo, dentre eles, como contabilizar e as dificuldades envolvendo a prática. Continue a leitura e fique por dentro desse tema.

Composição da ajuda de custo

De forma direta, a ajuda de custo é um valor, muitas vezes determinado pela empresa, direcionado ao colaborador, sendo pago apenas uma vez ou de forma eventual com o objetivo de cobrir despesas específicas, como o deslocamento para trabalho, acompanhamento de clientes, despesas de transferência e com eventos profissionais, por exemplo. 

Importante: a ajuda de custo não pode ser considerada como um benefício ou ganho para o empregado, especialmente porque agrega um caráter indenizatório. Além disso, não deve ser tida como diária de viagem, pois é algo concedido de maneira eventual — na realidade, essa é a principal diferença entre essas duas práticas muito usadas por várias empresas.

Quando a ajuda de custo é oferecida

Há duas situações distintas que dispõe sobre as aplicações desse valor.

O primeiro caso, é quando o trabalhador precisa realizar algum compromisso de trabalho eventual. Ou seja, o objetivo é reembolsar o funcionário de despesas que ele teve com deslocamento e que não estavam previstas em seu contrato de trabalho. 

A segunda situação, é o caso de o colaborador ser transferido para uma unidade da empresa em outra cidade, funcionando aqui como uma espécie de suporte durante essa transição.

Um fator importante de saber sobre a ajuda de custo, é que não pode fazer parte da remuneração do funcionário. De acordo com o artigo 457 da CLT, ela não deve constar nos cálculos da folha de pagamento, tais como outras obrigações. 

Sendo assim, podemos sintetizar os requisitos básicos e regras para a ajuda de custos nos seguintes pontos: 

·         concedido nos casos de transferência de local de trabalho;

·         em viagens esporádicas;

·         é preciso fazer a comprovação dos valores gastos com a viagem ou mudança;

·         não pode ser adicionada como parte do salário, não importando o valor que foi gasto;

·         além da viagem, pode ser aplicada em despesas com alimentação, serviços essenciais, aluguel de moradia e transporte da mudança.

Como contabilizar a ajuda de custo

Para qualquer empresa, a gestão contábil tem um papel extremamente importante. Afinal, ela serve como base para que o negócio se mantenha em perfeito funcionamento. 

De fato, não existe uma regra expressa sobre como a contabilidade da ajuda de custos deve ser feita. Cada empreendimento tem uma maneira de atuar e processos distintos. Além disso, tudo depende do acordo que foi estabelecido com o funcionário.

Entretanto, uma das maneiras mais práticas fazer isso, é manter a chamada contabilidade de custos, onde os valores serão registrados na conta de ativo. Em outras palavras, quando o funcionário arca com a despesa com o dinheiro de seu próprio bolso e, posteriormente, é reembolsado pela empresa.  

Nesse modelo em que temos um valor que será pago em determinado momento (reembolsado) ao profissional pode parecer algo simples, mas é preciso atenção! 

Não fazer um bom acompanhamento dos registros é um dos maiores erros que induzem o gestor a não contabilizar corretamente a ajuda de custo, ficando mais vulnerável a problemas envolvendo os valores que deverão ser reembolsados.

É por isso que existe a real necessidade de o setor financeiro detalhar cada etapa da movimentação de forma organizada e transparente. Algumas ferramentas que podem ser úteis para a análise e organização da ajuda de custos e outras despesas são: 

  • planilhas eletrônicas — adaptadas para a realidade/necessidade da empresa;
  • Software de gestão financeira;

O que mais é preciso saber? 

Algumas empresas dispensam os comprovantes dos gastos do colaborador. Isso não é recomendado, uma vez que pode interferir nos registros que citamos anteriormente. 

Além disso, quando é exigida a comprovação dos gastos, o setor financeiro da empresa consegue prever uma média para eventuais situações futuras. Outra opção que, de acordo com a configuração das atividades, pode ajudar bastante a agilizar o processo de verificação e registro da ajuda de custo, é a própria empresa estabelecer um valor fixo para ajudar o funcionário nas viagens ou mudança de cidade.

Esse último ponto é muito prático, porém, é necessário ter bom senso. Por exemplo, se o ideal seria o colaborador ter uma ajuda de R$3.000,00 e a empresa oferece R$800,00 é inviável. Via de regra, vale aplicar a transparência com base em informações verificadas para evitar problemas para ambos os lados.

Vantagens de contabilizar a ajuda de custo

A gestão de custos é um pilar fundamental para determinar o sucesso ou fracasso da empresa. Por isso, seja micro ou grande, é essencial mensurar e avaliar os dados de forma frequente. 

Algumas vantagens de todo esse cuidado são:

·         ter informações sólidas para comparações, melhorias, análises e redução de gastos;

·         ampliar o conhecimento sobre a situação financeira da empresa;

·         permitir um maior controle sobre as operações;

·         garantir que a evolução contábil seja permanente no negócio.

Problemas da ajuda de custo

Anteriormente, apontamos que algumas empresas dispensam a comprovação expressa por parte do funcionário ou não mantém um registro claro. Vamos entender porque isso é um grande problema. 

Quando o colaborador não apresenta cupom fiscal, seus colegas de trabalho podem se sentir incentivados a seguir pelo mesmo caminho. Isso pode ser uma abertura para fraudes e inconsistências na contabilidade. Veja alguns exemplos: 

·         a empresa pode reembolsar itens que não são parte do trabalho ou permitidos, a exemplo do consumo de bebidas alcoólicas;

·         pode haver reembolsos para gastos que nunca foram feitos configurando ganho indevido;

·         problemas legais, a exemplo das empresas de Lucro Real que não teriam um documento para justificar a saída do dinheiro do caixa em uma eventual solicitação pela Receita Federal. 

Por fim, procure entender as particularidades de sua empresa e como ela deve funcionar. A partir disso, será possível montar um planejamento que envolva não somente a ajuda de custos para o colaborador, mas toda uma política sólida e transparente de reembolso. 

Quer saber mais sobre o funcionamento contábil de sua empresa? Confira nosso artigo explicativo sobre as diferenças entre custos e despesas.

Gostou? Compartilhe!Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Tweet about this on Twitter
Twitter
Email this to someone
email

Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *