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Como contabilizar o reembolso de despesas na empresa?

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Como contabilizar o reembolso de despesas é uma dúvida frequente na hora de gerir o seu negócio? Muitas pessoas não sabem, ou apenas não fazem a contabilização de reembolso da forma certa, e acabam tendo problemas fiscais. E é claro que você não quer aprender da maneira mais difícil, não é mesmo?

Entender como não correr esse risco e ter as despesas da empresa organizadas corretamente, dentro das Leis, é muito importante para manter o sucesso do negócio. Para tanto você deve, primeiramente, ficar atento aos reembolsos, ou seja, ter um controle mais rígido sobre eles, uma vez que poderão ser alvos de fiscalização.

É importante pontuar, inclusive, que os reembolsos de despesas caracterizam-se por valores pagos ou devidos pela empresa, cujo ônus final será devolvido ou reembolsado para uma terceira pessoa.

Em alguns casos, optar pela não tributação pode gerar até mesmo uma autuação fiscal! Assunto de relevância para a empresa, fique por dentro, tire todas as suas dúvidas sobre a contabilização de reembolso e evite problemas através desta leitura!

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O que é e quando acontece o reembolso?

É importante ter em mente que o reembolso dentro de uma empresa tem como objetivo ressarcir os gastos que um funcionário teve, por exemplo, durante uma viagem corporativa.

Desta forma, um reembolso ocorre quando esse funcionário já pagou todas as despesas e precisa que a empresa devolva esse dinheiro, já que a viagem foi em nome do negócio. O reembolso de despesas também pode acontecer entre empresas.

Além disso, vale ressaltar que não há um padrão de mercado no que diz respeito a quando um funcionário deve ser reembolsado, por exemplo. O que existe é uma regra específica de cada empresa!

Para isso, torna-se indispensável que a organização tenha uma política de reembolso. Essa política nada mais é do que um termo pelo qual a empresa fica responsável e se compromete em arcar, de alguma forma, com as despesas dos funcionários que realizam viagens a trabalho. Quando e de que maneira a empresa fará esse reembolso também está dentro da política de reembolso.

Geralmente, as despesas reembolsáveis são: Transporte no local, deslocamento até um determinado endereço, alimentação, acomodação e tudo o que estiver diretamente relacionado ao trabalho.

Esse reembolso é previsto na legislação! Por sua vez, os gastos pessoais ficam de fora, já que são indispensáveis para a boa atuação profissional como os anteriores.

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Como contabilizar o reembolso de despesas?

A política de reembolso, já citada antes, é muito importante para fazer uma gestão de reembolso de despesas. Em outras palavras, com a política de reembolso o departamento financeiro da empresa pode ver relatórios consolidados de despesas, observar as despesas por centros de custo, projetos, tipo da despesa, forma de pagamento, entre outros mais.

Desta forma, é possível também fazer um planejamento de reembolso de despesas para que a saúde financeira da empresa não seja afetada. É claro que imprevistos podem acontecer durante a viagem do funcionário a trabalho, no entanto os custos básicos já podem ser planejados muito antes.

Já a forma como esse reembolso de despesas ocorrerá, segundo a legislação trabalhista, pode ser acordado e formalizado entre a empresa e o funcionário. A reforma trabalhista aprovada em 2017 tornou mais flexível diversas normas trabalhistas, fortalecendo esses tipos de acordos que são, em resumo, mais personalizáveis.

Mas, afinal, como contabilizar o reembolso de despesas? Veja abaixo algumas das principais dúvidas sobre esse assunto e saiba como fazer a contabilização de reembolso da forma certa:

1. O que é uma despesa reembolsável?

Conforme dito, a legislação prevê que uma despesa reembolsável é toda aquela que está diretamente ligada ao trabalho. É necessário que custos com deslocamento e transporte, alimentação, credenciamento em eventos, hospedagem, entre outras coisas, sejam ressarcidos ao colaborador depois de serem gastos.

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2. Como lançar?

Os valores devem ser registrados em conta de ativo, ou seja, quando a despesa é realizada anteriormente e a empresa reembolsa depois, constituindo assim um valor a receber para o colaborador. Além disso, toda a movimentação será registrada, no entanto, sem transitar em contas de resultado de receitas e despesas.

3. É tributável ou não?

Para que um reembolso seja considerado legítimo e sem incidência tributária, ele precisa ser caracterizado como o recebimento de valores que são de titularidade da empresa, entretanto que foram pagos pelo funcionário. Desta forma, os valores recebidos não correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de uma terceira pessoa.

É por isso que o funcionário deve registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a receber, em conta do ativo e, consequentemente, o valor recebido a título de reembolso de despesa não será computado como receita.

Por sua vez, há alguns casos de reembolso também na contratação de serviços. Ou seja, uma empresa contrata outra para a realização de um determinado serviço e a contratada acaba gastando com algo que seria de responsabilidade da contratante. Nesse caso, o reembolso da despesa é uma receita tributável sim.

4. Faz parte do salário?

De acordo com o artigo 458 da CLT, integram no salário não apenas a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, adicionais (insalubridade, periculosidade e noturno), gratificações ajustadas e abonos pagos pelo empregador.

No entanto, o reembolso de despesas, por se tratar de uma importância paga ao funcionário com a finalidade de assegurar o ressarcimento das despesas efetuadas, desde que comprovado os valores efetivamente gastos, se reveste de natureza indenizatória e não de natureza salarial.  

As despesas só integram o salário se o funcionário receber diárias de viagem que ultrapassem 50% do salário.

5. O reembolso pode ser feito com o CPF do funcionário na nota fiscal?

É comum que o funcionário, no momento de pedir a nota fiscal de algum gasto que será reembolsado pela empresa, peça com o CPF próprio e não com o CNPJ da empresa. Nesse caso, o reembolso de despesas pode ser feito normalmente, no entanto é válido orientar o funcionário para fazer diferente da próxima vez.

Uma dica é sempre guardar adequadamente todos os comprovantes de despesas que foram recebidos a fim de embasar os registros e apresentá-los quando necessário, não importa se eles estejam com o CPF do funcionário ou CNPJ da empresa.

A contabilização de reembolso de despesas deve sempre ser feita da forma certa, atente-se a cada caso em específico! E nada melhor que contar com um sistema de reembolso para ajudar nessa tarefa, não é mesmo? Agende uma demonstração gratuita e conheça as funcionalidades do ExpenseOn, o melhor sistema de gestão de reembolsos para sua empresa.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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