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Como digitalizar nota fiscal para reembolso de despesas

Notas fiscais são os documentos mais utilizados por funcionários, colaboradores e empresas na hora de calcular o reembolso de viagens corporativas.

Tanto as notas fiscais, quanto os cupons fiscais, trazem dados importantes na hora de contabilizar os pagamentos, como nome do cliente e do estabelecimento em que a compra foi feita, valor discriminado dos produtos – o que no caso de despesas com alimentação, ajuda a especificar se houve o consumo de itens não reembolsáveis, como bebidas alcoólicas, por exemplo -, data e hora em que foi realizada, o local e o CNPJ da empresa.

Esses papéis são tanto úteis, quanto complicados de serem armazenados. Isso, porque a maioria é impresso em pequenos papéis termossensíveis, fáceis de perder, de rasgar e com uma impressão que se apaga em muito menos tempo do que se prevê. Esses detalhes acabam dificultando bastante na hora de apresentar as despesas da viagem ao departamento responsável.

Informações que não são armazenados da maneira adequada, podem ser inutilizados e perderem seu valor contábil, o que não é bom para ambos os lados, por isso, cuidado com Documentos que não são armazenados da maneira adequada.

 

Digitalizar notas fiscais

Um recurso que vem sendo bastante usado em várias ocasiões é a digitalização de documentos. Digitalizar documentos traz muitas vantagens, uma delas é a facilidade em organizar todos eles em um só lugar, além de ter a segurança de preservar as informações contidas neles.

Atualmente, muitos apostam numa não tão distante extinção do papel e que a emissão de nota fiscal tende a ser apenas digital. Assim, adaptar-se às tendências que promovem ao mesmo tempo mais segurança e agilidade nos processos, é bem visto pelas empresas e de grande utilidade aos colaboradores.

Esse recurso, aliás, é fortemente indicado por profissionais especializados em organização, e para quem não gosta de uma pilha enorme de papéis em todos os cantos da empresa e da casa, é incrivelmente útil.

 

Documentos digitalizados são aceitos legalmente

Esse costume, contudo, não é algo tão novo quanto se pensa. Já em 2012, a câmara dos deputados sancionou uma lei que regulamenta a digitalização de documentos. Entre as condições, estava a de que a integridade do documento devia ser preservada, permitindo uma posterior conferência, se necessário. Até porque, por lei, alguns comprovantes precisam ser armazenados por um prazo de 10 anos.

No ano de 2015, mais especificamente em março, a lei n° 13.105 aprovava a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas.

Em 2016, o Senado Federal aprovou o Projeto de Lei 146/2007 atualizando a aprovação e aceitando o documento digitalizado como tendo o mesmo valor legal do impresso, mas que deveriam ser certificados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Com a aprovação dessas leis, notas fiscais digitalizadas passam a ser permitidas como registro contábil também. Com esse recurso, reduz estrategicamente o volume de papéis estocados em uma empresa por tanto tempo.

Modelo de relatório de despesas

Utilize a tecnologia a seu favor para armazenar suas notas fiscais

Felizmente, celulares com câmeras de alta resolução e aplicativos mais detalhados de digitalização tornam o processo rápido e prático. Entre os app indicados, estão: o CamScanner, Adobe Scan, Office Lens, sendo o primeiro um dos preferidos por usuários.

Mas é preciso prestar atenção na hora de digitalizar, mesmo com toda a tecnologia a seu favor. Procurar manter uma boa luz para que sombras ou alta exposição não prejudiquem a leitura dos dados contidos na nota e observar se todas as informações exigidas na política de reembolso da empresa estão legíveis.

Lembre-se de colaborar seguindo a política de reembolso da empresa, respeitando regras e prazos, utilize um aplicativo para organizar suas despesas e tenha mais rapidez para o ressarcimento de tudo o que gastou durante as viagens.

 

Digitalizar notas com a Expense On

Com o sistema OCR da Expense On também é possível digitalizar todos os comprovantes de despesas. Isso é, bem mais prático, já que se pode ter o relatório completo de gastos feitos nas viagens em um mesmo lugar.

Muito mais fácil para o colaborador, muito mais rápido para a empresa. Entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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