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Como fazer a declaração com reembolso? Regularize seu imposto de renda!

Para os trabalhadores que viajam com frequência, receber reembolsos de gastos se tornou muito comum. Dependendo da frequência do deslocamento, esses valores quase integram o salário mensal. Por isso muitas vezes, se prefere utilizar um aplicativo de reembolso para organizar todo o processo!

Entretanto, o ressarcimento de despesas possui um tratamento diferenciado para fins fiscais e trabalhistas. E você precisa ficar atento a isso para evitar problemas no futuro.

Logo, acompanhe neste post como fazer a sua declaração de imposto de renda com reembolso de diárias e ajudas de custo, bem como, as dúvidas mais comuns sobre esse tema. Aprenda a regularizar sua situação com o Leão e evite surpresas pelo caminho!

Dúvidas mais comuns sobre despesas de viagens

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Sempre que o assunto é imposto e detalhes fiscais, surgem aquelas dúvidas cruéis, não é mesmo? E você não pode deixar para correr atrás disso em cima do prazo para enviar sua declaração.

Sendo assim, veja as dúvidas mais comuns sobre declarações de imposto de renda com reembolsos de viagens. Resolva todas as suas questões e foque no objetivo principal da viagem, a apresentação de negócios ou visita ao cliente, por exemplo!

1. Reembolsos são isentos de IR?

Sim, os reembolsos para despesas de viagens são isentos de imposto de renda.

Gastos com diárias de hotel, translado, alimentação, quilometragem e outras despesas fora do município da sede da empresa, não são taxados pelo Leão quando reembolsados.

No entanto, é importante frisar que existem alguns pré-requisitos para efetuar a sua declaração de imposto de renda e evitar problemas.

Segundo a legislação trabalhista, diárias ou ajudas de custo para viagens corporativas são pagas de forma pontual e temporária.

Os valores podem ser repassados durante alguns meses por ano, mas devem ser usados exclusivamente para despesas pertinentes ao deslocamento do colaborador.

Em tal período, o funcionário deve estar sob as ordens da empresa e realizando serviços profissionais.

O reembolso não pode ser usado como indenização para os familiares do empregado, por exemplo. O montante refere-se apenas aos gastos do próprio colaborador durante a execução de seu cargo ou função.

2. É preciso comprovar os gastos?

Sim, a Receita Federal exige a comprovação de todos os gastos ressarcidos pela empresa. Para tal comprovação, você pode utilizar de recibos, notas fiscais ou cupons.

No entanto, no documento é preciso constar alguns dados que identifiquem a despesa e o prestador do serviço, ou fornecedor da mercadoria. As informações exigidas variam de acordo com a despesa de viagem a ser declarada.

Por exemplo, ao passar alguns dias em um hotel você precisa confirmar os gastos com a diária. Para ser aceito pelo Leão, o comprovante precisa ter os seguintes dados:

  • Nome do hotel ou pousada;
  • CNPJ;
  • Discriminação dos serviços;
  • Data do check-in e check-out.

Vale lembrar que esse documento geralmente é solicitado pelas empresas para fazer o reembolso. Por isso, faça uma cópia do comprovante para prestações de conta com a Receita, caso seja necessário.

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3. Tem limite de gastos?

Não há nenhuma limitação quanto aos gastos com despesas de viagens. No entanto, é importante usar do bom senso nessas horas.

Os valores ressarcidos devem condizer com a média de preços do local que visitou e também precisam ser adequados ao seu posto de trabalho. Além, é claro, de estar dentro das normas da política de reembolso da empresa para qual trabalha, de modo a evitar dores de cabeça.

Um exemplo clássico é reservar passagens aéreas de primeira classe para funcionários de escalões mais baixos na companhia. Esse é um comportamento atípico, embora possa acontecer, e acende uma luz de alerta na fiscalização.

Outro exemplo é superfaturar os preços de diárias de hotel ou alimentação. Caso sua declaração caia na malha fina, os auditores podem questionar os valores acima da média de mercado.

Tenha em mente também os limites exigidos pela Legislação Trabalhista. Fique de olho nesses valores, pois a partir de determinado montante, os reembolsos são taxados pelo INSS, por exemplo.

Veja tudo sobre esse assunto no artigo: Conheça os seus direitos sobre viagens a trabalho!

Como declarar reembolsos de viagens à Receita?

Até aqui já vimos as dúvidas mais comuns em relação ao reembolso de viagens e sua declaração de imposto de renda. Com certeza, agora ficou mais claro como enxergar esses valores e evitar problemas fiscais, não é mesmo?

Mas como informar esses valores na declaração?

Os valores reembolsados devem constar na ficha do IR na linha “Outros”, campo “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”. Além dos valores reembolsados durante o ano de competência da declaração, devem ser informados Razão Social, CNPJ do empregador e descrição.

Na coluna descrição da despesa, informe “Diárias e ajudas de custo” conforme prevê a legislação fiscal. Pronto, agora é só prosseguir com a sua declaração com reembolso e enviá-la à Receita Federal.

Para evitar problemas com o Leão, revise todos os dados preenchidos e guarde os comprovantes até que a declaração seja aceita pelo Órgão Fiscal.

Também é importante salientar que você deve ficar atento aos prazos para envio e alteração de sua declaração, combinado? Em caso de dúvidas, consulte um contador de sua confiança para ajudá-lo nesse processo.

Ainda tem dúvidas sobre declaração de imposto de renda com reembolso corporativo? Envie sua questão para gente que vamos montar um material com as dúvidas mais comuns. Clique aqui para mandar a sua pergunta!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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