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Descubra agora como fazer um relatório de viagem corporativa!

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Está em dúvida sobre como fazer o relatório de viagem corporativa? Esse tipo de registro é realizado pelo próprio colaborador e apresenta o que foi feito e gasto durante toda a jornada: reserva de hotel, compras de passagens aéreas, gastos referentes à alimentação e ao transporte devem ser documentados.

Se esses recursos estão sendo gastos, existe alguém que está pagando. Nesse caso, as empresas precisam fazer o controle da saída desses recursos para que não haja prejuízos.

Para as corporações, esse relatório é importante para conseguir entender se há algum retorno com esse investimento e quais são os resultados das reuniões. Ele também auxilia a otimização das decisões e permite a economia de tempo. Quer saber como elaborar um relatório de viagens corporativas? Leia nosso texto e descubra!

Conheça as informações necessárias

Um relatório deve conter todas as informações relevantes sobre a jornada. Para escrever um excelente registro, você deve apresentar os dados detalhadamente, como:

  • passagens aéreas;
  • reserva de hotel;
  • seguro-viagem;
  • gastos com alimentação e transporte;
  • trajetos utilizados;
  • se houve escala ou não;
  • horário de tudo que foi agendado;
  • resultados das reuniões.

Esses itens devem ser desenvolvidos e o valor que foi gasto em cada um deles deve ser apresentado. Isso permite que os gestores tenham uma ideia do que foi feito e se houve sucesso da viagem corporativa.

Modelo de relatório de despesas

Defina as despesas

As despesas que devem ser resultantes da viagem já estão previamente determinadas e aprovadas pelos gestores da empresa. Para acertar nas escolhas, é importante conhecer as políticas de viagens corporativas, aquelas diretrizes sobre como as jornadas devem ser feitas.

Os colaboradores devem conhecê-las antes de embarcar na viagem. Assim, a forma como ela deve ser organizar já é pré-determinada. Além disso, os próprios gestores devem definir quais despesas são responsabilidade da corporação e quais não estão inclusas.

Algumas empresas podem preferir reembolsar os funcionários. Por isso, elas definem qual o orçamento da viagem corporativa e o próprio usuário realiza as suas escolhas.

Utilize a tecnologia a seu favor

Sabemos que os aparelhos eletrônicos estão ao alcance das nossas mãos. Pensando por esse lado, por que não os utilizamos para facilitar na hora de realizar o relatório?

O sistema de gestão de viagens é uma plataforma que permite ao usuário registrar todas as informações, como gastos, trechos de viagem, diárias de hotel e as datas desses acontecimentos. Ele reúne todas as informações em um único lugar e permite que elas sejam acessadas a qualquer momento e com mais agilidade.

Com a utilização desse software, a empresa consegue fazer a melhor gestão da viagem corporativa. Dessa forma, é possível verificar se todos os elementos que fazem parte do relatório estão realmente auxiliando sua execução.

Esses acontecimentos são de extrema importância para as empresas, pois servem para promover as relações comerciais e a motivação da equipe. Para que saia conforme o planejado, é preciso que tudo esteja planejado e registrado.

O relatório de despesas de viagem corporativa pode dar um pouco de trabalho, porém, com essas dicas, elaborar esse documento ficou mais fácil.

Gostou do nosso texto e quer saber mais sobre viagens corporativas? Entre em contato com a etrip e tire todas as suas dúvidas.

Quer um modelo de relatório de despesas para chamar de seu? Então baixe gratuitamente o modelo da ExpenseOn e organize as despesas de suas viagens corporativas.

Modelo de relatório de despesas

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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