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Como fazer um relatório de despesas?

Como fazer um relatório de despesas? - ExpenseOn Blog

Sem dúvidas, lidar com as finanças no dia a dia de uma empresa não é uma tarefa simples. E, à medida que o negócio vai crescendo, o trabalho tende a se multiplicar. Como gestor, você precisará encontrar uma maneira eficiente de controlar tudo o que está gastando. Nesse ponto, surge uma ferramenta imprescindível: o relatório de despesas.

Gerir todos os gastos de um negócio é um processo que envolve uma série de variáveis, sendo que a maioria delas tem relação direta com o empreendimento. Um relatório de despesas torna-se uma maneira de diminuir os riscos ao mesmo tempo em que a se amplia os níveis de segurança.

Além disso, temos que ter em mente que esse tipo de documento é muito importante para que possamos identificar falhas e até mesmo para identificar quando é o momento certo de crescer.

A seguir, vamos conhecer alguns pontos-chave essenciais para fazer um relatório de despesas corretamente. Acompanhe!

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Defina uma política de despesas

Sempre que o assunto envolver as despesas da empresa, a política é o ponto de partida. Sem determinar o que será coberto, é impossível criar um planejamento que seja eficiente e comunicá-lo aos funcionários.

Além disso, quando existe uma política bem pensada e definida, é muito mais fácil para os colaboradores entenderem o que podem ou não solicitar como um reembolso, por exemplo.

Caso sua empresa conte com uma, não hesite em revisá-la de tempos em tempos para avaliar se o que foi aplicado ainda é válido para realidade do negócio.

Escolha um modelo de software adequado

Sem dúvidas, para criar um relatório de despesas que seja eficiente um dos passos mais importantes é escolher o software que será usado para fazer o controle.

É interessante observar que nem sempre trabalhar com planilhas, modelos no Word, Excel ou PDF é o ideal para a empresa, seja pelo seu tamanho, segmento ou por necessidades internas.

No mercado, existem diversas opções de softwares de controle de despesas. A maioria traz recursos importantes para tornar o dia a dia de quem lida com os relatórios de despesas mais prático, como personalização, dados detalhados, acompanhamento em tempo real, facilidade de acesso às informações e, claro, muito mais segurança e agilidade.

Aliás, se for possível integrar o relatório com outros processos, como CRM e contabilidade, o gestor terá uma visão muito mais clara e global da realidade de sua empresa.

Facilite o processo

Esse tópico para criar relatório de despesas serve como complemento ao anterior. Quando a empresa possui um software completo de gestão, é possível configurar o sistema e otimizar os processos, tornando a ação de relatar as despesas algo muito mais fácil e rápido.

A ideia é facilitar o processo por meio de recursos da tecnologia digital. Com isso, os colaboradores poderão informar seus gastos via aplicativos e outras ferramentas on-line que permitem que tudo seja acompanhado em tempo real.

É uma via de mão dupla: facilita a vida do funcionário e oferece mais segurança e eficiência para a empresa que pode perceber rapidamente qualquer sinal de que alguma fraude possa estar sendo cometida.

Tenha uma auditória interna

Não é raro encontrarmos gestores que pensam em tudo o que apontamos anteriormente, mas se esquecem ou nem consideram incluir no planejamento das políticas para a criação de relatórios um processo de auditoria.

É com base nas observações de uma auditória que será possível melhorar as etapas e procedimentos adotados para gerar um relatório de despesas que, realmente, seja bom. Como resultado, o gestor terá a capacidade de controlar melhor os gastos e encontrar melhores formas de otimizar o gerenciamento dos recursos.

Quanto ao período para se realizar a auditoria, ele pode variar de acordo com alguns fatores, a exemplo do valor das despesas geradas pelos funcionários. Seja por semana ou semestralmente, o importante é que ela seja feita.

Defina o limite de gastos

Estabelecer o limite de gastos é um dos grandes segredos para gerar relatórios de despesas sem grandes complicações. Afinal, é preciso manter um rigoroso controle sobre aquilo que é restituível.

Uma dica que pode ser muito útil é aproveitar essa etapa para definir, também, todos os custos categorizados como antecipados — aqueles que a empresa precisa organizar com precedência ou pagar antecipadamente.

Foque na simplicidade

Um dos maiores erros de muitos gestores e diretores quando começam a buscar informações sobre o melhor caminho para criar um relatório de despesas, é acreditar que quanto mais complexo, mais seguro e eficiente ele será.

Na prática, é o oposto disso que acaba ocorrendo. Por isso, procurar facilitar ao máximo os relatórios de forma que os funcionários não tenham dificuldade em entender os processos e informações é algo que não pode ser deixado de lado.

Se possível, evite usar muitos termos técnicos e tente diminuir a quantidade de etapas para a inserção dos gastos. A própria empresa ganha com isso, pois ao priorizar informações a análise se dá de maneira mais ágil.

A importância do relatório de despesas

Sem dúvidas, a otimização dos custos é a grande vantagem de se trabalhar com base em um relatório de despesas. Fazendo uso de meios que o tornem mais eficiente e menos sujeito as falhas, o gerenciamento do negócio é mais eficaz, sendo possível fazer a categorização de gastos e reembolsos, identificando os gargalos e prevenindo possíveis prejuízos.

Os relatórios de despesa é uma das maneiras mais eficientes de estabelecer a comunicação e aumentar o nível de confiança junto ao funcionário. Como observamos nesse artigo, envolve muito mais que políticas, softwares e limite de gastos. Comece pensando no que abordamos aqui e, a partir disso, procure identificar o que é mais funcional e necessário à realidade de sua empresa.Esperamos que esse artigo possa ajudar você a ter uma melhor direção no momento de criar seu relatório de despesas. E por falar nisso, aproveite para baixar gratuitamente nosso modelo de relatório de despesas de viagens. É só fazer o download e começar a usar!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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