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Como organizar sua viagem a trabalho e evitar surpresas?

Milhares de brasileiros viajam todos os dias a trabalho. Seja para visitar um cliente, fazer uma reunião de negócios ou contribuir com a expansão da empresa, a viagem corporativa é essencial nos dias do hoje.

Mas para que esse deslocamento não se torne um pesadelo e nem gere problemas no futuro, é preciso organizar sua viagem a trabalho com muito cuidado.

Então, veja algumas dicas para planejar esse compromisso com antecedência e evitar surpresas desagradáveis. Confira neste artigo como aproveitar ao máximo a viagem para gerar mais negócio para a empresa!

Planejamento é essencial!

O mais importante de tudo é planejar sua viagem a trabalho e se preparar para tudo o que pode acontecer.

Comece por conhecer a política de viagens corporativas e reembolsos da empresa. Garanta que esse seu deslocamento segue todos os pré-requisitos exigidos pela companhia e evite constrangimentos desnecessários.

Em seguida, encaminhe sua proposta de viagem ao departamento responsável e seja o mais específico possível. Informe o motivo da viagem, orçamento médio a ser gasto e deixe claro que não é possível substituir o deslocamento por um telefonema ou uma videoconferência, quando isso realmente for verdade, é claro.

Assim as chances de aprovação de sua viagem a trabalho são maiores e você evita atrasos no que foi planejado. Lembre-se também de criar esse planejamento com antecedência e enviá-lo o mais rápido possível para os seus gestores.

O ideal seria antecipar todas as viagens do mês para o início desse período, criar as propostas e encaminhar já nos primeiros dias. Deste modo, quando chegar a data da viagem tudo estará resolvido e aprovado!

Faça um check list

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

A correria de uma viagem pode nos fazer esquecer de muitas coisas pelo caminho. Quando se trata de um compromisso profissional tudo fica ainda mais arriscado, principalmente, porque há muita responsabilidade envolvida.

Para evitar que isso aconteça com você, crie um check list para organizar sua viagem a trabalho. Coloque nesse documento ou aplicativo as coisas que precisa levar, o que deve fazer e assim por diante.

Adicione até mesmo o que deve ser levado em sua mala, dando atenção especial para documentos pessoais e materiais necessários para o compromisso profissional.

Antes de sair em direção ao aeroporto ou rodoviária, cheque todos os itens da lista e garanta que não se esqueceu de nada. Ao retornar da viagem a trabalho, siga o mesmo processo. Verifique se não deixou nada para trás antes de embarcar de volta, combinado?

Chegue com antecedência

Já dizia o velho ditado que “prevenir é o melhor remédio” e quando se trata de organizar uma viagem a trabalho não é diferente. Muitos imprevistos podem acontecer até a hora do desembarque no seu destino, por isso, previna-se.

Saia com antecedência de sua casa ou hotel para ir até o local de embarque, chegue mais cedo no aeroporto ou saia algumas horas antes do planejado, se for de carro ou ônibus.

Quando se tem horário marcado para a viagem a antecedência é extremamente importante, mas ao usar veículo próprio tenha esse cuidado em mente também.

Ao tomar esse cuidado você evita ficar preso em engarrafamentos e perder o voo, ou quem sabe, ser atrasado pelos processos obrigatórios antes do embarque.

Sendo assim, para voos nacionais chegue com 1 hora de antecedência, pelo menos. Já para viagens internacionais procure estar no aeroporto até três horas antes do embarque. O mesmo pode ser aplicado para uso de ônibus ou veículo próprio.

Pesquise sobre o destino

Conheça a cidade ou o país que vai visitar. Além de ser uma ótima forma para organizar uma viagem a trabalho em solo desconhecido, ajuda a melhorar os seus relacionamentos nas reuniões e compromissos comerciais.

Aproveite para conhecer os costumes e a cultura do lugar, a culinária e por aí vai. Tente encontrar uma conexão com essas pessoas que pode ser usada na reunião mais tarde, mas não force a barra. Seja autêntico, acima de tudo!

Fique atento também para aspectos importantes da sua viagem a trabalho, como hospedagem, deslocamento e alimentação no local. Procure sair de sua cidade com tudo isso planejado para evitar surpresas e economizar. Use a internet a vontade para isso!

Depois de organizar a sua viagem a trabalho é hora de partir. Faça uma excelente viagem, mas não se esqueça de estar preparado para a reunião, combinado?

Fora de seu horário de expediente aproveite para conhecer mais o local e se divertir um pouco, mas não exagere. Lembre que o objetivo principal desse deslocamento é gerar negócio e você não está de férias. Por isso, faça de tudo para cumprir o seu objetivo e se dedique ao máximo.

Não se esqueça também da prestação de contas, certo? Crie o seu relatório de despesas com viagens e guarde todos os comprovantes. Assim os seus reembolsos ficam mais fáceis. Você também pode usar um aplicativo de reembolso!

Não sabe como criar um relatório de despesas ou fazer a prestação de contas? Baixe o nosso modelo gratuito agora mesmo e controle melhor seus deslocamentos e despesas.

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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