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Como ter uma boa viagem de negócios e cumprir metas?

 

O número de colaboradores satisfeitos com suas metas em viagem de negócios diminuiu em relação a 2016. Os dados foram divulgados pelo Business Traveler Sentiment Index ™ Relatório Global, em janeiro de 2017.

No novo estudo 74% dos viajantes revelaram conseguir cumprir os objetivos com o deslocamento, contra 77% no ano anterior.

A queda revela um problema sério nas viagens corporativas. Apesar de representarem o maior gasto das maiorias das companhias e serem muito importantes no cenário empresarial, nem todos os deslocamentos somam saldos positivos para o negócio.

E para evitar que isso ocorra em seu deslocamento é preciso ficar atento ao objetivo da viagem, planejar com antecedência e se preparar muito. Só assim será possível atingir uma boa viagem a trabalho, cumprir as metas do negócio e seus objetivos pessoais também.

Veja neste post como cumprir as metas do deslocamento e tornar a viagem um sucesso, no que tange ao motivo desse deslocamento. Leia este artigo agora mesmo e otimize suas viagens a trabalho!

Defina um objetivo para a viagem

Alguns dos viajantes corporativos, que não conseguem atingir seus objetivos, dizem que é por falta de uma meta clara para o deslocamento (34%). Em outras palavras, eles desconhecem o motivo para fazer a viagem e, por causa disso, não conseguem cumprir os objetivos da companhia e suas metas pessoais.

Esse foi o resultado obtido no relatório global GBTA Business Traveler Sentiment Index 2017. Os números revelam a dificuldade em conseguir entender as metas sugeridas pela companhia, ou até a inexistência desses objetivos. Portanto, é importante ficar atento a esse passo, acima de tudo.

Será realizada uma visita ao cliente? O que deve retornar dessa reunião? Um contrato assinado ou uma conversa de fechamento marcada?

Quando empresa e colaborador alinham suas expectativas, fica mais fácil ter uma boa viagem de negócios e cumprir as metas. A partir daí, basta que todos os envolvidos cumpram o seu papel para atingir o objetivo durante a viagem.

Planeje bem e com antecedência

Agora que você já sabe o motivo para fazer a viagem de negócios, é hora de começar a planejá-la de modo que tudo corra bem. Esse cuidado deve ser tomado com antecedência, a fim de que nada saia do controle e que não surjam surpresas pelo caminho.

Em algumas empresas, é comum que tenha um profissional específico para fazer o agendamento e controle das viagens. Geralmente é o gestor de viagens e sua equipe que tem essa responsabilidade.

Contudo, para que as metas possam ser alcançadas você deve fazer parte dessa etapa e participar ativamente do planejamento de seu deslocamento. Converse com o gestor para ver se está tudo certo, reveja os locais reservados para se planejar antes de chegar ao destino e assim por diante.

E caso já tenha visitado o local, dê o seu feedback ao responsável pela viagem para ajudar nas reservas e gastos. Você pode mencionar o que achou do último hotel em que se hospedou, dos restaurantes e outros estabelecimentos.

Assim fica mais fácil alinhar a política de viagens da empresa com as suas necessidades, como trabalhador viajante.

Cuidado com a sua produtividade

Durante a viagem de negócios você estará fora de sua zona de conforto, do escritório e dos ambientes que está habituado. Além disso, terá várias distrações no novo local que podem sabotar completamente a sua produtividade.

Por isso, todo cuidado é pouco!

Comece por verificar se os locais escolhidos permitem que você faça o seu trabalho tranquilamente:

  • O hotel tem internet ou Wi-fi disponíveis?
  • Você consegue fazer uma conferência por telefone ou web no local?
  • Há uma sala de reuniões ou coworking disponível para você trabalhar mais a vontade?

Os problemas de infraestrutura do local e a falta de suporte na viagem de negócios correspondem a 67% das queixas dos viajantes. Segundo eles, esses são os maiores motivos para não cumprirem as metas.

Responder essas perguntas, portanto, é crucial para cumprir as metas da viagem de negócios. Afinal, você estará preparando o local e o deixando mais adequado para executar suas tarefas profissionais.

Outro ponto importante é criar uma agenda de compromissos e contemplar todas as tarefas de sua viagem. Garanta que tudo o que precisa ser feito está anotado e devidamente planejado, para que não ocorram atrasos.

Esteja preparado para a reunião

Jamais se esqueça do motivo do deslocamento e, por isso, prepare-se ao máximo para cumprir seu objetivo com a viagem de negócios. Isso também inclui se preparar para a reunião, apresentação ou compromisso comercial.

Em primeiro lugar, procure chegar um dia antes do compromisso. Deste modo, você pode se instalar no local mais tranquilamente e se adaptar a região antes de conversar com o cliente ou fornecedor, por exemplo.

Deixar para cima da hora pode fazê-lo se atrasar e não conseguir comparecer a reunião marcada, o que não é nada bom para sua imagem e da empresa.

Lembre-se que ao chegar ao local é preciso tomar uma série de tratativas, como o check-in, o que pode tomar algum tempo. Então chegue com antecedência para resolver essas questões, sem afetar o compromisso principal do deslocamento.

Da mesma forma, prepare o seu discurso, a sua apresentação, os slides que serão usados e demais materiais de apoio. Garanta que tudo esteja em ordem para cumprir o objetivo, mesmo antes de embarcar ao destino.

Assim, quando chegar a hora, basta revisar os conteúdos preparados, fazer os últimos ajustes e partir à reunião.

Use a tecnologia a seu favor

De acordo com o GBTA, 67% dos funcionários usam smartphones durante a viagem de negócios. A maioria das empresas também respalda seus colaboradores com esses equipamentos eletrônicos (73%).

A utilização mais comum é para checar itinerários, controlar as despesas e planejar rotas alternativas em seu deslocamento. E para 53% dos viajantes essas aplicações contribuem para tonar a viagem melhor e ajudar no cumprimento da meta do deslocamento.

Por conta disto, você não deve abandonar a tecnologia em sua viagem de negócios. Use aplicativos de reembolso para controlar seus gastos, catalogar despesas de reembolso e outros softwares úteis.

Contar com o apoio tecnológico é determinante para aproveitar melhor seu tempo no deslocamento e cumprir seu objetivo. Por isso, não deixe de ver os motivos para usá-la neste artigo.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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