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Como conter as despesas administrativas sem comprometer a empresa?

conter despesas administrativas

Conter as despesas administrativas é uma das principais soluções para manter uma boa margem de lucro e não ter que repassar aumentos para o consumidor final a fim de mantê-los fidelizados. Mas, como fazer esse corte sem comprometer ou diminuir a qualidade do serviço e produto? Como conter despesas administrativas sem prejudicar quem trabalha no negócio?

Para responder a essas e outras dúvidas relacionadas ao tema é preciso olhar com mais atenção a alguns pontos estratégicos dentro da empresa. Esses, no geral, podem ter as despesas administrativas contidas a partir da implantação de tecnologias e também graças a processos de conscientização da equipe como um todo.

Quer entender mais a fundo sobre o assunto e obter dicas para conter as despesas administrativas? Ao longo deste artigo serão apresentados detalhes. Faça uma boa leitura!

5 despesas administrativas que podem ser contidas

Que conter as despesas administrativas é importante para a saúde financeira do negócio, você já sabe. Agora é chegado o momento de saber quais são as principais entre elas e quais as melhores formas de combatê-las e diminuí-las, acompanhe:

1. Pequenas despesas administrativas

O primeiro grupo de despesas administrativas é, na verdade, um aglomerado de pequenos gastos e custos do dia a dia da empresa. Aqui podem ser mencionados gastos com material de escritório, de limpeza e também os custos com energia elétrica, telefone, água e entre outros.

No geral, esses gastos costumam ter uma média mensal já prevista dentro da planilha de custos da empresa. Ainda assim, em meio a momentos de maior necessidade de controle, é sempre válido lembrar que é possível reduzir esses gastos.

Por exemplo, a empresa pode dar início à utilização da metodologia 5S que incentiva o senso de utilização, de organização, de padronização, de disciplina e de limpeza. O maior benefício desta metodologia é que ela motiva o funcionário a administrar melhor seu meio de modo que seja possível diminuir alguns importantes custos dos materiais de escritório.

A empresa pode ainda fazer campanhas de conscientização do uso da água, da energia elétrica e do telefone. Quanto mais o colaborador estiver consciente da necessidade de conter despesas, mais ele poderá ajudar o negócio a atingir a sua meta. Incentive!

2. Contratações e demissões

Outra grande despesa administrativa que tem assolado empresas de diferentes ramos e portes refere-se aos processos de contratação e demissão de funcionários. Sim, contratar custa dinheiro e demitir também! Para a empresa não é vantajoso ter alta rotatividade de colaboradores.

Além dos custos relacionados ao recrutamento e seleção de candidatos para o cargo, a empresa deve investir em treinamentos e passar pelo período de adaptação do funcionário. Tudo isso somado se mostra como uma imponente despesa administrativa para a planilha!

Demitir também tem seus custos. É claro que se o funcionário não está correspondendo às expectativas, não é em nada vantajoso mantê-lo no quadro de colaboradores, todavia isso não deve acontecer com frequência, pois caso ocorra, o problema poderá estar no negócio!

A dica para diminuir esse custo é trabalhar melhor com as políticas e diretrizes do negócio. Desde a contratação explique cada detalhe sobre a empresa para o novo colaborador. Trabalhe com treinamentos e procure manter sempre um bom clima organizacional. Incentive e trabalhe com políticas de reconhecimento e os colaboradores se aplicarão mais.

3. Estoque mal gerido

A falta de planejamento é um dos principais problemas também no combate as despesas administrativas. Não gerir corretamente um estoque faz com que a empresa perca dinheiro, isso é fato. Afinal, produtos podem passar da validade enquanto esperam ser vendidos, entre outros problemas mais comuns.

Para diminuir este erro é necessário investir em tecnologia para administrar melhor o estoque. Também é imprescindível fazer o correto planejamento na hora da compra dos materiais e demais itens. Fazer projeções, por exemplo, é fundamental para bons resultados.

Para diminuir despesas administrativas aqui é necessário dar entrada e saída nos materiais e produtos de forma certa. É preciso atentar-se a validade, ao valor de custo e de venda.

Também é importante fazer a contagem e checagem do estoque de tempos em tempos, a fim de bater os dados registrados no sistema com aqueles que realmente estão no espaço físico. Quanto mais os erros forem diminuídos, maior a contenção das despesas.

4. Viagens corporativas

O quarto e maior gasto em despesa administrativa, as empresas poderiam economizar muito mais se soubessem administrar melhor as viagens corporativas de seus colaboradores. Desde os gastos com traslados, reembolso do que o funcionário gasta durante sua viagem e entre outros, é possível otimizar esses custos.

Por exemplo, você sabia que é possível ter bem menos dor de cabeça e gasto ao optar pelo uso de uma tecnologia que ajuda no controle de despesas dos funcionários que viajam em nome da empresa? Essa tecnologia já existe e pode estar disponível para acesso em seu celular!

Os aplicativos para controle de gastos ajudam a diminuir as despesas administrativas, já que garantem uma apresentação de contas mais eficaz. Além do mais, para o empreendedor e a gerência, reaver o valor gasto pelos colaboradores em viagem é bem mais fácil.

As viagens corporativas, que pesam bastante nos custos do negócio, podem se transformar em pontos estratégicos já que ao trabalhar melhor com tais custos a empresa otimiza este trabalho que é tão importante à sua rotina, especialmente para as equipes de venda externa.

5. Tributação da empresa

O último ponto que merece atenção quando se fala em despesas administrativas é a tributação da empresa. Você, como empresário e empreendedor com certeza sabe que os impostos e tributos pagos no Brasil são dos mais altos do mundo. É caro empreender por aqui!

Como diminuir as despesas administrativas observando a tributação então? A dica aqui é conferir sempre o enquadramento tributário do negócio. Será que o negócio está enquadrado de forma certa? Não seria o caso de conferir com seu contador ao invés de pagar menos impostos e depois ter que enfrentar um grande problema com o “Leão”?

O enquadramento errado pode ocasionar em uma tributação maior do que necessária ou menor, porém equivocada. Um verdadeiro prejuízo com que seu negócio não precisa arcar, certo?

Desta forma, sempre apure seus créditos tributários bem como despesas que influenciam no cálculo dos impostos para diminuir suas despesas administrativas. Além disso, mantenha-se sempre atualizado sobre as regras tributárias a fim de evitar multas! Por isso, existem soluções como um bom sistema de reembolso na empresa, para que se possa facilitar esse tipo de incômodo as despesas que precisem ser reembolsadas não sejam um grande problema.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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