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Controle de despesas corporativas: O guia completo!

controle de despesas corporativas

Uma empresa que deseja prosperar em mercados cada vez mais competitivos necessita, primeiramente, que a sua organização esteja correta e que favoreça o andamento da corporação. Sendo assim, uma das medidas a serem tomadas para se ter uma melhor gestão organizacional e fazer as vendas decolarem é realizar um melhor controle de despesas corporativas.

A partir dessa maior administração e avaliação das despesas, torna-se mais fácil tomar qualquer decisão que envolva a sua empresa como, por exemplo, se é o momento certo de aumentar a equipe de vendas ou não.  Além disso, também é possível criar um controle de fluxo de caixa mais assertivo, garantindo que não faltem recursos. 

Quer saber ainda mais sobre o controle de despesas corporativas? Então continue a leitura deste artigo até o final e descubra o que de fato é controle de despesas, qual a diferença entre custo e despesa, quais os principais tipos de gastos que existem e como fazer um melhor controle organizacional das despesas da sua empresa. 

O que é controle de despesas?

Realizar o controle de despesas de uma empresa significa acima de tudo efetuar uma gestão completa sobre os recursos da organização, desde os investimentos até possíveis gastos. Esse controle fica baseado na utilização de ferramentas e técnicas que facilitem e promovam uma análise mais profunda das movimentações do caixa do negócio.

Entenda que essa melhor administração não fica restrita apenas aos grandes gastos que uma empresa pode realizar, devendo ser levada para todas as áreas, como no caso de despesas com viagens corporativas e reembolso, por exemplo. Além disso, o controle de despesas promove uma melhor fiscalização sobre os gastos da organização.

Ou seja, com essa gestão é possível saber se algum recurso da empresa está sendo empregado de maneira inadequada e, consequentemente, deve ser direcionado para outra área. Dessa forma, tenha sempre em mente que o controle de despesas está inserido dentro do planejamento geral e financeiro da empresa e, por isso, deve ser tratado como prioridade para quem deseja aumentar os lucros.

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

Controle de custos x despesas 

Os termos “custos” e “despesas” podem até parecer a mesma coisa em um primeiro momento, mas você precisa saber que eles designam gastos diferentes dentro de uma determinada organização. A diferença básica é que a primeira expressão, respectivamente, representa apenas os gastos relacionados diretamente com o produto ou serviço ofertado pela empresa.

O recurso gasto com matéria-prima e com o salário dos envolvidos são dois exemplos básicos de custos que uma empresa pode apresentar. Enquanto isso, quando tratamos de gastos que se referem à manutenção da atividade principal da empresa, que não estão diretamente ligados ao produto ou serviço, o correto é se utilizar “despesas”, como gastos com a máquina de café do escritório ou com a assinatura de revistas, por exemplo. 

Caso sinta alguma dúvida durante o dia a dia, é muito simples para descobrir em qual das duas definições o determinado recurso utilizado se encaixa. Faça essa pergunta: não realizar esse gasto afeta a produção ou a atividade do objetivo social da empresa? Se a resposta for positiva, entenda que está configurado um custo. Caso seja negativa, portanto, trata-se de uma despesa.  

Saber dessas diferenças é fundamental para que se tenha um sucesso maior no controle de despesas, pois cada um dos gastos exige que se tenha uma categorização adequada com os critérios de avaliação corretos, podendo obter resultados melhores.

Tipos de despesas 

Agora que você já conhece a definição de despesa, veja abaixo os seus dois principais tipos:

 

  • Despesas fixas – Essas despesas, como o próprio nome demonstra, são gastos que não variam, independente das questões de venda ou distribuição. Exemplos dessas despesas são o IPTU do escritório de vendas da empresa ou o aluguel do local. 
  • Despesas variáveis – Nesses casos, a despesa se torna variável pelo fato de estar diretamente ligada à venda do produto ou serviço da organização. Um exemplo clássico aqui são as comissões dos vendedores.

 

Qual a melhor maneira de fazer o controle de despesas? 

Se você chegou até aqui é porque está realmente interessado em descobrir melhores maneiras de realizar o controle de despesas da sua empresa ou da organização que trabalha, não é mesmo? Sendo assim, veja abaixo 3 ações que irão te auxiliar na melhor gestão dos recursos do negócio

1. Planejamento financeiro 

Como já dissemos anteriormente, o controle de despesas de uma empresa está intimamente ligado ao seu planejamento geral e financeiro. Todo ano ou a cada semestre, dependendo do modelo da organização, é necessário montar o orçamento do próximo período, sempre se baseando no histórico do negócio e projetando o quanto a empresa deverá gastar e receber ao longo dos meses.

Esse planejamento estratégico permite que exista uma melhor percepção a longo prazo do impacto que cada gasto acarretará para a empresa. Com isso, é possível identificar quais as despesas que podem ser reduzidas ou até mesmo cortadas, além de proporcionar um melhor cenário para investimentos futuros. 

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

2. Controle do estoque

Outro fator que tem um papel importante no controle de despesas é a questão do estoque. Através do giro de estoque da corporação é possível detectar quais os produtos que mais estão saindo e os que estão ficando parados, mostrando se o recurso que está sendo investido está possuindo o retorno desejado ou algum prejuízo. 

Entenda que o estoque nada mais é do que uma grande quantidade de dinheiro parada, pois os produtos ainda não foram vendidos. Portanto, é fundamental sempre ficar atento à gestão do estoque para que não apareçam despesas extras, como o aluguel de um novo galpão para armazenar as mercadorias que ainda não foram vendidas, por exemplo.

3. Softwares de gestão 

Esse quesito é fundamental nos dias de hoje para quem deseja alcançar altos níveis de lucratividade. A tecnologia está presente em diversos setores e também não fica de fora quando o assunto é controle de despesas.

Os softwares de gestão melhoram o controle das despesas e ajudam no crescimento do negócio, uma vez que aumentam a visibilidade dos processos, possibilitando, por exemplo, enxergar rapidamente qual categoria está mais onerosa e que precisa, portanto, de cortes ou reajustes.

Levando isso em consideração, é de extrema importância usar um processo de gestão especializado para cada área da empresa, de modo a agilizar o controle e facilitar todo o processo. No entanto, apesar de poder usar sistemas diferentes, como softwares de gestão de reembolso, ERP ou CRM, por exemplo, o ideal é que todos tenham alguma integração para centralizar as informações da empresa. 

Isso garante que não aconteçam possíveis erros devido à falta de informação e, por consequência,  despesas extras, além de garantir que os funcionários respeitem as normas pré estabelecidas na política. 

Conclusão

De uma maneira geral, estabelecer um maior controle de despesas em uma empresa promove um melhor gerenciamento dos recursos disponíveis, além de evitar que ocorram gastos desnecessários, devido a problemas de comunicação ou erros de estratégia, por exemplo. 

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Modelo de Relatório de Reembolso (2)

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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