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Como fazer o controle de ponto de colaboradores em viagem?

controle de ponto de colaboradores em viagem

Fazer o controle de ponto de colaboradores em viagem não é uma missão simples. Assim como no controle de ponto tradicional, onde os funcionários estão alocados em um local específico, é preciso considerar aspectos relativos a intervalos intrajornada, horas extras, dentre outros detalhes.

Mas, como ter certeza das informações se o funcionário está em outra cidade, estado ou até mesmo país?

Por sorte, a tecnologia é uma aliada importante para que as empresas não tenham prejuízos com ações trabalhistas decorrentes de colaboradores que viajam a trabalho. Quer entender melhor como isso é possível? Continue lendo esse artigo!

O controle de ponto tradicional

As empresas que controlam a jornada de trabalho de seus colaboradores com métodos tradicionais, como os Relógios de Ponto (REP), têm mais dificuldade para controlar a jornada e as horas extras de funcionários que trabalham viajando.

Normalmente esse controle é feito de maneira manual (quando é feito), e inclui dentre outras coisas um relatório de despesas de viagem, uma folha de ponto preenchida manualmente, dentre outros documentos que comprovam as atividades do funcionário durante a viagem.

Modelo de relatório de despesas

E qual o problema com essa prática?  

A legislação trabalhista é muito clara quanto ao controle de jornada, mas existem diversas controvérsias quanto às viagens. Por exemplo, o tempo em que o funcionário está ocioso, deve ser compensado com horas extras? E quando ele está ocioso, mas aguardando ordens da empresa?

Existe uma discussão na justiça acerca do tema, mas se você não quer arriscar é fundamental contar com a tecnologia. Os melhores aplicativos de controle de ponto eletrônicos do mercado resolvem esse problema de maneira muito simples: controle total da jornada, intervalos e até mesmo da localização.

O controle de ponto digital

Quando a empresa utiliza o controle de ponto digital, conta com a tecnologia para fazer um acompanhamento detalhado de todos os colaboradores, independentemente se estão em viagem ou se são representantes comerciais que trabalham diariamente de maneira remota.

A gestão de equipes externas é feita através de diversas funcionalidades disponíveis nesta tecnologia:

  • Integração com o GPS dos dispositivos para acompanhar localização em tempo real;
  • Possibilidade de bater ponto com uma foto (ou selfie) para comprovar a localização;
  • Capacidade de bater ponto mesmo onde não haja conexão com a internet (ponto offline);
  • Informações atualizadas em tempo real com rota, paradas, desvios, dentre outras informações.

Facilidade para o RH, transparência para o colaborador

Outro benefício direto da adoção da tecnologia em viagens corporativas é a facilidade que isso gera para o setor de Recursos Humanos da empresa. Em vez de ter que lidar com notas, comprovantes e controle manual de ponto, o gestor precisa simplesmente conferir os dados no sistema e gerar o relatório.

Na outra ponta, o colaborador tem noção exata de como a empresa está computando as suas horas extras e atividades realizadas em viagem. Tudo de maneira automática, sem a necessidade de gastar um minuto sequer nessa integração.

A importância da tecnologia

De maneira resumida, quando um colaborador estiver em viagem é fundamental que a empresa faça uso da tecnologia para ter total controle de suas atividades. Além do controle de jornada, também é possível utilizar aplicativos para controlar os gastos, gerar relatórios de reembolso, dentre muitos outros pontos. Por isso hoje em dia, existe o aplicativo de reembolso de despesas, para que todo o processo se torne simples e fácil para toda a equipe.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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