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Como as novas tecnologias têm facilitado o controle de quilometragem nas empresas?

controle de quilometragem

Como a sua empresa tem feito o controle de quilometragem? Se a resposta for diferente de usando tecnologias, sistemas ou aplicativos algo provavelmente está errado. Afinal, foi-se o tempo em que era possível – e indicado – fazer esse controle através de planilhas ou cadernos.

O mundo evoluiu e com a chegada de tecnologias como o GPS e os mapas eletrônicos, sua empresa também precisa evoluir investindo em sistemas de controle de quilometragem. Estes têm por objetivo atuar de modo mais preciso possibilitando, tanto para o negócio quanto para o colaborador, minimizar os prejuízos. Quer entender mais sobre o assunto?

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Se facilitar o processo de controle de quilometragem é a necessidade do seu negócio hoje, você está no lugar certo. Veja neste artigo como as tecnologias facilitam esta etapa para os negócios que administram equipes externas e saiba como aderir ao uso de tais ferramentas.

Tecnologias para o controle de quilometragem

Controles de quilometragem buscam assertividade e confiabilidade no processo de reembolso. Mas, quais tecnologias existem hoje no mercado? Basicamente, existem os rastreadores veiculares, a checagem de odômetro e algumas ferramentas que permitem, por exemplo, a inserção tanto do ponto de origem quanto do ponto de destino para cálculo.

O Google Maps, por exemplo, tem sido bastante utilizado para fazer essa checagem. A fim de verificar quando o carro tem sido utilizado, e quais os trajetos percorridos com foco no trabalho, muitas empresas têm aderido ao uso de tecnologias que se utilizam desse sistema para reembolsar apenas aquilo que de fato é devido.

Apesar dos rastreadores veiculares serem ótimas opções para saber exatamente onde o colaborador foi com o automóvel, o custo elevado desta tecnologia acaba inviabilizando que todas as frotas e carros usados pelos colaboradores tenham esse sistema.

Além disso, há que se considerar o fato de que muitos funcionários podem usar seus carros pessoais para trabalho. Geralmente nestas ocasiões, fica impossibilitado o uso do rastreador no veículo. Em outros casos, a fim de se ver livre de questões trabalhistas, algumas empresas precisam aderir ao bloqueio de seus sistemas para que o colaborador não trabalhe fora de hora, assim, não existe qualquer obrigação pelo pagamento de hora extra!

O uso do odômetro, por sua vez, também pode sofrer erros ou fraudes se o colaborador não for idôneo com o negócio. Caso ele utilize o carro para questões pessoais, dificilmente este uso será percebido na marcação do odômetro, levando prejuízos para a empresa.

Falando um pouco sobre as ferramentas e aplicativos, com a ExpenseOn o colaborador pode adicionar o local de partida e de chegada para que o sistema calcule a quilometragem, utilizando de um valor R$/km previamente estabelecido, faça os cálculos e defina o valor a ser reembolsado para o colaborador. Essa é a funcionalidade “Origem-destino”!

Mas, para quem precisa de uma função ainda mais precisa e detalhada, saber as rotas efetivas realizadas pelos seus funcionários, o GPS Tracker tem se mostrado como uma ótima ferramenta também. Isso porque esse recurso consegue verificar as rotas feitas pelos seus colaboradores através da geolocalização, garantindo uma maior precisão e eficiência no reembolso.

E por falar nisso:

Banner planilha de quilometragem

Além disso, as ferramentas para este tipo de controle costumam vir com várias outras funcionalidades para que a gestão de equipes externas – como time de vendas e consultores – seja bem mais simples e fácil.

Vantagens do controle de quilometragem

Além de facilitar o dia a dia das pessoas e das empresas, o controle de quilometragem traz outros importantes benefícios. Confira a seguir quais são os principais deles e entenda porque a sua empresa precisa contar com um sistema desses também:

Comodidade no lançamento

Uma das grandes vantagens do controle de quilometragem, especialmente a partir de ferramentas como as disponibilizadas pela ExpenseOn, é que a empresa tem total comodidade na hora de fazer o lançamento dos quilômetros rodados por seus colaboradores. Se você precisa de mais tempo livre, esta é uma forma de finalmente tê-lo!

Confiabilidade na informação

Uma das grandes vantagens de ter um sistema de controle de quilometragem é que você pode confiar completamente na sua tecnologia já que ela se utiliza de uma régua de aprovação, ou seja, um fluxo que é previamente estabelecido. As informações prestadas não podem sofrer alterações, são bastante precisas e ótimas em retratar a realidade fazendo com que a empresa economize bastante com o reembolso.

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Maior segurança para o colaborador

O colaborador também fica mais seguro e tranquilo ao saber que terá o reembolso que lhe é de direito sem ter grandes preocupações e dores de cabeça para comprovar o tanto que ele usou o carro, por exemplo. Graças ao uso de ferramentas deste tipo, o colaborador pode ficar mais despreocupado e completamente focado no desenvolvimento de suas atividades.

Perceptível diminuição de erros e até mesmo de fraudes

Sabe a economia de 60% que foi mencionada anteriormente? Pois bem, muitas vezes ela se deve a erros que passam batidos aos administradores ou são até mesmo fruto de fraudes já que infelizmente nem sempre os colaboradores estão ao lado do negócio, não se preocupando em prejudicá-lo. Com o uso de boas tecnologias, estes são problemas mais fáceis de driblar.

Previsibilidade do valor a ser gasto

Outra função interessante, que é também uma vantagem para quem decide investir no uso das tecnologias de controle de quilometragem, é que a partir delas é possível ter certa previsibilidade a respeito dos gastos e despesas com reembolso. Especialmente em trajetos que já foram feitos anteriormente – e que podem ficar registrados – agiliza o processo.

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Tecnologia de ponta

Por fim, ter tecnologias de ponta com que trabalhar é outra das vantagens de escolher um bom sistema de controle de quilometragem. Afinal, se as tecnologias estão se modernizando, por que não modernizar junto para ter acesso a tudo que de melhor existe para o seu mercado? Por que continuar reembolsando para mais se a empresa pode economizar?

Como você pode ver, opções não faltam. O próximo passo é determinar qual é a necessidade do seu negócio. Geralmente as empresas que se utilizam deste tipo de controle são as que administram equipes externas, seja de vendedores, de consultores ou de executivos que precisam se deslocar com certa frequência para atender as demandas do negócio.

Seja com o carro corporativo ou com o automóvel pessoal, é obrigação da empresa custear as idas e vindas do colaborador e nestes casos, escolher um meio seguro para não perder dinheiro, é mais do que interessante, é primordial! Cada centavo economizado pode ser investido para uma modernização ou melhoria. Já pensou nisso?

Que a tecnologia é importante para movimentar seu negócio, você sabe. Mas, você já experimentou um sistema de controle de quilometragem para sentir os benefícios de contar com esta ferramenta? Aproveite para agendar a sua demonstração gratuita com a ExpenseOn e conheça essa funcionalidade!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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