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4 Dicas para um controle de reembolso de despesas eficaz em qualquer empresa

controle de reembolso de despesas

Uma das principais tarefas de uma boa gestão empresarial é diminuir os gastos, e com isso, aumentar os lucros da empresa. No caso de viagens ou compromissos corporativos que exigem que o funcionário gaste dinheiro do próprio bolso, por exemplo, a empresa deve ter um controle de reembolso de despesas que garanta o ressarcimento do colaborador sem desperdício de recursos.

Ter um fluxo de gestão de reembolso bem definido e conhecido por todos garante um controle maior sobre os gastos da empresa. Além disso, esse controle do sistema de reembolso também evita que ocorra algum problema na contabilidade da empresa por falta de informações sobre esses gastos.

Ficou interessado pelo assunto? Então continue lendo este artigo para saber a importância de ter um controle de reembolso de despesas eficaz na sua empresa.

Qual a importância do controle de reembolso de despesas em uma empresa?

A política de reembolso serve para controlar melhor os gastos e definir situações em que irão ocorrer ou não o reembolso para os colaboradores. Essa medida é importante para evitar que ocorram fraudes, por exemplo, durante o processo de reembolso e que a sua empresa não seja prejudicada.

Um exemplo comum de fraude, que ainda acontece em diversas corporações, são os casos em que funcionários mal-intencionados se utilizam de práticas ilegais para tentar burlar as regras e conseguir o reembolso de despesas não existentes ou que descumprem as determinações da empresa.

Através de uma política de reembolso bem estruturada e que seja facilmente acessada por todos, seja na área de descanso da empresa ou com a distribuição de cópias para cada funcionário,  por exemplo, é possível inibir essas ações.

Também é primordial definir como sua empresa vai realizar esses reembolsos, se será no próximo pagamento, pago a parte, em quantos dias será feito o ressarcimento, por exemplo. Essas definições são importantes porque o colaborador precisa saber quando terá seu dinheiro de volta, mas também porque o financeiro precisa se programar e até um gestor aprovador, em alguns casos.

Além disso, adotar uma política de reembolso corporativo que seja bem definida, discutida e conhecida por todos da empresa, garante um maior estímulo durante a realização de uma viagem, devido à segurança do ressarcimento. Os colaboradores também apresentam maior confiança em empresas que determinam os seus processos de maneira clara e transparente.

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Dicas para controlar o reembolso de forma eficaz

Após a criação de uma política de reembolso, fica mais fácil fazer o gerenciamento das despesas dos funcionários. Sendo assim, separamos 4 dicas que irão te ajudar a ter um maior controle sobre esses gastos:

1. Digitalização de despesas e arquivamento na nuvem

A perda dos comprovantes dos gastos é um dos principais problemas enfrentados no momento dos reembolsos. Os comprovantes ou recibos das despesas da viagem são fundamentais para garantir a veracidade dos gastos, e por conta disso, devem estar presentes no relatório de reembolso.

A apresentação desses recibos também é fundamental na prestação de contas da empresa. Por também serem parte das despesas, esses gastos devem ser comprovados e analisados junto ao órgão responsável, para que seja realizada a tributação correta, não havendo a sonegação de impostos.

Com isso, a melhor maneira de se evitar a perda desses documentos é com a digitalização. Através da leitura do QR Code ou até mesmo por uma simples foto, os comprovantes das despesas ficam armazenados nos celulares e podem ser transferidos para outros dispositivos, como computadores ou HDs externos.

O compartilhamento também pode ocorrer através do arquivamento do documento na nuvem. Esse modelo de arquivamento também soluciona o problema de arquivar os documentos fisicamente, pois ao contrário do modelo tradicional, a nuvem não ocupa espaço físico e pode ser acessada de diversos locais.

2. Aprovação e Regras

Para uma empresa alcançar um sistema de reembolso corporativo que realmente funcione, é necessário que sejam definidas as alçadas de aprovação, com o objetivo de determinar as responsabilidades e limites no que diz respeito às decisões que envolvam recursos orçamentários, financeiros e de responsabilidade da empresa. Isso evita que aconteça o desencontro de informações e maiores problemas durante o processo de reembolso

Além disso, com colaboradores especializados no controle do reembolso de despesas, torna-se mais fácil a resolução de dúvidas quanto a prazos e normas para que o ressarcimento ocorra. A sua empresa também deve ter todos os requisitos para a realização do reembolso em um local de fácil consulta.

3. Automatização de processos

Aliada ao processo de digitalização dos comprovantes das despesas, como tratamos anteriormente, a tecnologia tem um papel fundamental na implantação e melhoria de um controle de reembolso de despesas.

Um exemplo dessa boa utilização da tecnologia ocorre através dos softwares de gestão de reembolso. Essas ferramentas realizam a criação de relatórios a partir de comprovantes digitalizados, por exemplo, emitindo alertas de controle de acordo com a política adotada, diminuindo as dúvidas dos funcionários e facilitando o controle dos gestores.

Essa automatização forma um padrão no processo de reembolso que faz diminuir as probabilidades de erro. Além disso, com o auxílio da tecnologia é possível que os seus funcionários se dediquem a outras áreas, aumentando a produtividade e, por consequência, gerando a possibilidade de conseguir mais lucro.

4. Análise frequente dos relatórios de reembolso

Para não deixar que a satisfação dos funcionários em trabalhar na sua empresa diminua ou que a sua corporação passe a ter prejuízos, é preciso sempre analisar a efetividade da gestão de reembolso. Uma empresa que não se renova acaba ficando para trás e tende ao fracasso.

Com isso, as análises dos relatórios gerados após os reembolsos devem ser meticulosas para que seja possível identificar falhas antes que estas se tornem grandes problemas e, também, para  buscar possíveis alternativas de melhora para a política.

Também é importante conscientizar os funcionários que utilizarão essa política pois, quanto mais eles vestirem a camisa da empresa e buscarem melhores preços, melhor para a empresa. Analisar a real necessidade de cada gasto faz toda a diferença, como optar por uma videoconferência ao invés de se deslocar para uma visita, por exemplo

Por isso, não se esqueça de que a gestão de reembolso refere-se  tanto ao bem dos funcionários quanto da empresa. Dessa forma, o interesse de ambas as partes deve ser levado em consideração na hora de mudar qualquer coisa.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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