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Custo de um funcionário: Aprenda como fazer essa conta!

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O custo de um funcionário para uma empresa não está relacionado somente à quantia salarial que será paga a ele. Na verdade, o valor efetivo desse trabalhador pode ser até três vezes maior do que o salário pago mensalmente. Esse custo pode variar de acordo com o regime trabalhista empregado, o ramo de atividade, o sindicato da classe, dentre outros fatores.

Além das despesas com salário, esse cálculo inclui outras variáveis para ficar em conformidade com o regime trabalhista empregado. Ter consciência sobre esse valor é essencial para saber o impacto financeiro que cada colaborador traz para a empresa contratante.

Conhecer o custo de um funcionário é importante, pois através desse dado é possível organizar a economia da empresa para reduzir gastos, fazer investimentos e calcular o número de colaboradores necessários para fazer com que a instituição funcione de forma adequada.

Além disso, compreender esse gasto efetivo permite o desenvolvimento do negócio optando pelo melhor custo-benefício, já que um bom planejamento evitará uma quantidade exacerbada de funcionários ou um número insuficiente que afete o funcionamento eficaz da empresa.

Entender esse cálculo e suas regras também é importante para evitar gastos com processos trabalhistas ou analisar possíveis contratações melhores.

Se você deseja compreender quanto custa um funcionário, como deve ser feito esse cálculo, o que pode influenciar esse valor e o que é possível fazer com a finalidade de agregar praticidade para os gestores financeiros da sua empresa, prossiga com a leitura e entenda.

Qual é o custo de um funcionário?

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Impostos e encargos

As empresas precisam pagar 37% do valor líquido salarial do empregado em encargos sociais, sendo 29% desses destinado ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). É preciso também considerar os gastos que um funcionário tem anualmente. Esses custos incluem as férias e o 13º salário.

Os impostos e encargos podem variar de acordo com o regime de tributação no qual a empresa está inserida. O Simples Nacional é um desses regimes, entretanto é direcionado para companhias que faturam até 4,8 milhões anuais, oferecendo vantagens como guia de recolhimento única e facilidades previdenciárias e trabalhistas. Nesse regime, 39,37% do dinheiro gasto pela empresa será com custos de colaboradores.

Já o regime Lucro Real tem a tributação de acordo com o lucro líquido. Por sua vez, o Lucro Presumido é adequado para empresas que faturam até 78 milhões anuais. O custo de um funcionário nesses regimes é de 68,18% do capital.

Gastos com capacitação

Qualificar o profissional é um investimento de sucesso para a empresa. Ter colaboradores capacitados traz diversos benefícios para a instituição, incluindo maior competitividade no mercado e aumento do rendimento, já que os funcionários agirão de acordo com os objetivos do empreendimento.

Nesse contexto, os gastos com capacitação devem ser incluídos no planejamento. São custos necessários, vantajosos e que podem ser altos e, por isso, é preciso estar ciente de todos eles e realizar um controle para não prejudicar as finanças da instituição.

Custos variáveis

Há ainda os custos variáveis com uniformes, afastamentos por licença ou ausência por doenças e acidentes, além dos gastos adicionais com vale-transporte, vale-refeição, seguro de vida, plano de saúde e comissões.

Alguns desses itens podem representar uma boa porcentagem do salário do funcionário para a empresa, enquanto outros são definidos pelo sindicato dos trabalhadores.

O gasto com viagens e reembolsos também é um grande comprometedor da economia empresarial. Como se trata de um deslocamento a trabalho, o colaborador representa a empresa no destino.

Dessa forma, os gastos essenciais da viagem como deslocamentos, alimentação, hospedagem e outros devem ser de responsabilidade da companhia.

Se você deseja entender o que deve ser incluído no custo final de um colaborador, acompanhe a leitura.

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Custo final de um funcionário

O custo final de um colaborador, portanto, deve incluir os gastos alinhados durante a contratação, que são os destinados ao salário e benefícios, somados aos custos indiretos relacionados aos encargos que a instituição paga ao governo. Esses podem variar de acordo com a categoria profissional e o regime tributário.

Para resumir em uma fórmula simples, o custo de um funcionário se dá através da soma das verbas trabalhistas, além das contribuições sociais, indenizações, impostos e encargos, treinamentos e capacitações, e adicionais como reembolsos de viagens, custos com uniformes, comissões e possíveis afastamentos.

Gerenciar todos esses fatores e cálculos pode ser um grande desafio para os profissionais da área. Por esse motivo, o uso de determinadas ferramentas pode auxiliar muito nesse processo. Entenda melhor com a leitura abaixo.

Por que utilizar sistemas adequados para esse cálculo?

Administrar tantos números e cálculos pode ser um problema caso não haja o mínimo de recursos para tal finalidade. Pensando nisso, há diversas possibilidades de ferramentas e aplicações que auxiliam os gestores na organização desses fatores, mantendo os dados em um único ambiente e realizando os cálculos necessários.

Utilizá-los agrega praticidade ao processo, além de reduzir os erros humanos durante os cálculos desses procedimentos. É possível encontrar muitas opções como planilhas de custos de funcionário, já com todos os dados que deverão ser preenchidos, além de calculadoras próprias para tal finalidade.

Essas alternativas são muito importantes para minimizar os riscos de erros, que podem acarretar em vários prejuízos financeiros e até burocráticos para o negócio. Ter o controle sobre esses gastos permite que a empresa possa efetuar novas contratações e analisar quais são as demissões necessárias.

Além disso, ter ciência do custo de cada funcionário é essencial para a saúde financeira de uma instituição. Por esse motivo, é primordial que a equipe gestora tenha o devido conhecimento e as ferramentas necessárias para realizar um trabalho eficiente, reduzindo assim os possíveis prejuízos relacionados a uma má gestão.

Dessa forma, se o seu objetivo é minimizar os processos burocráticos e ter uma gestão mais sustentável e transparente de diversos aspectos da sua empresa, inclusive do custo de um funcionário, não deixe de conhecer algumas facilidades que possibilitam o aumento da produtividade da sua companhia e ajudam a evitar gastos desnecessários. Peça uma demonstração hoje mesmo do aplicativo ExpenseOn clicando aqui.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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