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Você sabe como avaliar os custos na prestação de serviços?

custos na prestação de serviços

Os custos na prestação de serviços envolvem todos os gastos que a empresa tem ao executar um serviço para um cliente. Como exemplo temos os custos com matérias-primas, manutenção de equipamentos, despesas de água e luz, entre outros.

Para que a empresa chegue ao cálculo correto desses custos, ela precisa conhecer muito mais do que apenas seus gastos e despesas (custo interno), ou seja, deve avaliar também os valores praticados pela concorrência e o comportamento do mercado.

Sendo assim, para que tudo corra bem e a empresa gere lucros é preciso considerar alguns pontos fundamentais. A seguir, respondemos uma série de perguntas sobre esse tema. Acompanhe e boa leitura!

Qual a importância dos custos fixos e variáveis na prestação de serviços?

Um custo fixo é definido como aquele em que não há variação. Ou seja, ele permanece estático não importando se há aumento ou diminuição do volume da prestação de serviços. Claro, que pode haver alterações, mas a sua constância se mantém por um bom período a exemplo dos gastos com segurança, salários e tributos.

Já o custo variável sofre alterações conforme ocorre o aumento ou diminuição da produção dos serviços prestados em razão direta. Aqui podemos usar como exemplo, o custo da mão de obra, as horas extras, matérias-primas, entre outros.

E por que entender essas diferenças é importante? Simples. Isso é essencial para a compreensão do funcionamento da parte financeira da empresa e de sua gestão.

Por exemplo, se o negócio tem uma estrutura mais constituída de custos fixos, há um espaço maior para a aceitação de ofertas com valores menores pelos serviços tendo em vista a necessidade de cobrir esse dispêndio. Também pode acontecer de quando os custos variáveis flutuarem demais, o aumento do preço ser muito mais frequente.

O Markup e como ele pode ajudar

Na hora de calcular os custos, algo que pode ajudar muito é o chamado Markup, que é definido com o índice que apresenta a relação entre custo de produção de um serviço e a sua distribuição com o preço de venda.

Esse índice recaí sobre o custo para que seja possível obter o preço de venda. Com isso, é possível efetuar o cálculo de uma valor que abranja os custos fixos e variáveis, de maneira a garantir  uma margem de lucro.

Sendo assim, o Markup pode ser calculado por meio de uma equação composta por três variáveis sendo elas as despesas fixas (DF), despesas variáveis (DV) e margem de lucro (ML).

Com isso, temos a seguinte fórmula para o cálculo:

Markup = 100/100-(DF+DV+ML)

Preço de venda = Custo de Produção x markup

Com o serviço precificado, cabe à empresa analisar qual é o volume de vendas dentro da faixa de valor, o preço que a concorrência pratica, bem como realizar uma comparação entre o valor total dos custos e a receita bruta para uma análise mais ampla e detalhada.

Como reduzir os custos?

A redução de custos na prestação de serviços deve ser uma preocupação constante de qualquer empresa. Mas, isso não significa que é necessário tomar medidas drásticas e complexas. Na realidade, algumas mudanças e a adoção de práticas simples na rotina podem ajudar nesse sentido. Veja algumas delas logo abaixo:

Otimizar processos

A otimização torna a realização dos processos mais eficaz e isso leva à redução de custos na prestação de serviços. Vale ressaltar que quando se fala em otimizar processos, na maior parte das vezes isso tem relação com a automação.

Nesse sentido, a otimização e automação dos recursos promove a redução de custos devido a melhora na comunicação entre os setores da empresa, reduzindo o desperdício de recursos, diminuindo o retrabalho, aumentando a produtividade, melhorando a gestão da informação e possibilitando a identificação de falhas e soluções.

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Avaliar custos atuais

A empresa precisa considerar seus custos por categoria para, então, analisar quais as atividades e práticas estão consumindo mais recursos e assim criar estratégias para a redução.

Renegociar com fornecedores

É claro que manter fidelidade a um fornecedor pode trazer alguns benefícios, entretanto é fundamental prestar atenção aos valores praticados pela concorrência.

Por exemplo, o concorrente de seu atual fornecedor oferece o mesmo produto,  mas com melhores preços e mais vantagens. Nesse caso, não faria sentido não querer economizar optando pela melhor oferta, ou seja, ir para concorrência.

Além disso, ao conhecer os preços dos concorrentes, até o processo de renegociação com o fornecedor atual pode ser mais favorável, pois existe algo para comparar e a possibilidade de outra escolha.

Quanto custa atender cada cliente?

Esse é um ponto sensível quando o assunto são os custos na prestação de serviços. É preciso entender que cada cliente apresenta uma rentabilidade diferente e, ainda, que isso pode estar sujeito a diversas variáveis.

Pode parecer um pouco complexo, pois aqui é necessário saber quanto cada um custa durante o período em que permanece em atividade na carteira da empresa.

Sendo assim, para calcular tudo, o mais recomendado é dividir em fases. Na primeira etapa, é só considerar um espaço de tempo delimitado, o custo total de quando foram agregados à carteira e as despesas.

Na segunda, deve-se medir o LTV – Lifetime Value -, que é o tempo médio que o cliente permaneceu na empresa, bem como o valor médio investido.

O cálculo em si é feito multiplicando o ticket médio pela média das vendas de serviços prestados anualmente. O valor que surgir dessa conta deve ser multiplicado pelo tempo que o cliente permaneceu ativo na empresa.

Os resultados obtidos pela prestadora de serviços por meio desses cálculos servirão para avaliar o quanto cada cliente é rentável e, dessa forma, entender seu real custo. É assim que será possível saber se vale a pena continuar investindo nele ou não.

O negócio é rentável?

A rentabilidade do negócio impacta diretamente no aumento ou na redução dos custos dos serviços. Por exemplo, a empresa pode não conseguir atender ao que foi combinado com o cliente, os prazos podem ser extremamente curtos e o contrato pode conter cláusulas que não são vantajosas.

O cliente também pode ser uma empresa que traz muitas reclamações, o que deixa a prestação de serviços muito tensa. Seja qual for a situação, o fato é que o tempo e o esforço gastos com esses negócios que não são atraentes podem não valer muito a pena.

Como calcular corretamente os custos na prestação de serviços?

Tudo isso pode parecer um tanto complicado, ainda mais se a empresa prestadora de serviços nunca avaliou os pontos citados.

Mas, nada disso é motivo de desespero, de preocupação ou de mais gastos. E é nesse sentido que entra em cena uma das praticidades da tecnologia: os sistemas de gestão de custos focados na redução de gastos e geração de relatórios detalhados para que cada decisão tomada pela empresa seja a mais correta possível.

Agora que ficou mais claro todo esse panorama sobre custos na prestação de serviços, que tal conhecer um sistema desenvolvido para ajudar sua empresa a crescer reduzindo seus gastos de qualquer natureza? É exatamente isso que o aplicativo ExpenseOn faz! Clique aqui e faça sua demonstração grátis!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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