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Como lidar corretamente com o deslocamento de funcionários para outras cidades?

deslocamento de funcionários para outras cidades

O número de times externos tem crescido dentro das empresas e saber como lidar com o deslocamento de funcionários para outras cidades é uma necessidade cada vez mais evidente dentro do setor de Recursos Humanos. Mas, quais são as regras e principais dicas para ter sucesso na administração desse deslocamento?

Se você tem buscado como responder a essa pergunta com certeza está no lugar certo! Confira ao longo deste artigo, várias vertentes sobre o assunto e entenda como é possível tornar mais estratégica a gestão do deslocamento dos funcionários.

Direitos e Deveres: O que diz a CLT sobre esse deslocamento?

Trabalhar viajando para atender clientes que estão geograficamente espalhados pelo globo é uma tendência cada vez mais comum. Graças à internet e ao avanço das tecnologias, as empresas deixaram de ter um mapa de área de atuação e devido à praticidade do ir e vir de avião, além de outros meios de transporte, prospectar e negociar com quem é de fora tem sido simples.

Mas, quais são os direitos e os deveres do empregador e do empregado quando o assunto é o deslocamento de funcionários para outras cidades? O desgaste desses afazeres do trabalho deve ser recompensado financeiramente falando? Muita gente tem dúvidas sobre o assunto!

A verdade é que há várias formas de se avaliar casos como esse em que há o deslocamento de funcionários para outras cidades. A CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas – aborda sobre o tema em seu artigo 62. No texto há duas situações distintas, sendo uma delas a do funcionário que possui jornada de trabalho fixa e a segunda dos trabalhadores que não possuem.

Para os casos em que o funcionário tem a carga horária de trabalho determinada, por exemplo, 8 horas diárias das 8 hs até as 18 hs. Neste caso, pode ser que a Justiça do Trabalho entenda que, caso o colaborador tenha saído em viagem as 7 hs da manhã, lhe seja devido essa uma hora a mais como hora extra a ser paga ou computada no banco de horas.

Para os funcionários que não possuem esse horário estabelecido, é importante que se considere a média semanal de trabalho uma vez que está definido pela CLT uma carga máxima total de 44 horas semanais e 220 mensais. É importante tomar nota do tempo de trabalho a fim de que posteriormente a empresa não venha a ter sérios problemas com isso.

No que compete a direitos e deveres das partes, é importante que empresa e empregado criem acordos suficientemente bons para que nenhuma das partes se sinta lesada. Como a Justiça do Trabalho possui várias jurisprudências, é difícil saber qual delas será aplicada.

Dicas para o controle do deslocamento de funcionários para outras cidades

Saindo da parte legal do assunto, ou seja, o que foi anteriormente apresentado e que está baseado na CLT e nas jurisprudências relacionadas a Justiça do Trabalho, é chegado o momento de conferir dicas mais práticas sobre como ter um melhor controle do deslocamento de funcionários para outras cidades. Confira:

1.   Crie e aplique uma boa política de reembolso

O primeiro passo para um melhor acompanhamento do deslocamento de funcionários para outras cidades é a criação de uma boa política de reembolso que seja de conhecimento do seu funcionário. Ele sabe quais despesas poderão ser requeridas no retorno a empresa?

Por exemplo, alguns negócios pagam até mesmo o lazer dos funcionários quando eles estão longe. Outros aceitam apenas despesas mais essenciais. O importante é que a política seja criada e esteja bem definida para que ninguém tenha dúvidas sobre ela.

2.   Fique atento ao controle de quilometragem

Para os colaboradores que farão viagens com seus próprios carros, é importante que a empresa tenha o cuidado de fazer o controle de quilometragem para que sejam quitados todos os gastos feitos em nome da empresa.

Desde o combustível gasto até outros cuidados, como o próprio desgaste dos pneus e do carro, devem ser considerados a fim de uma prática justa do controle de deslocamento de funcionários para outras cidades.

3.   Pratique o controle de viagens corporativas

Outra dica que não pode passar batida tratando-se do assunto é sobre o controle de viagens corporativas. Sua empresa já possui uma planilha de controle para tais deslocamentos? Se ainda não, com certeza é hora de mudar isso! Afinal, com a planilha você consegue planejar melhor a estadia de cada um dos seus funcionários.

O controle de viagens corporativas é importante especialmente para as empresas que administram várias equipes de trabalho externo. Primeiramente faz-se uma projeção sobre os valores que serão gastos e mais tarde o colaborador apresenta suas notas para ressarcimento.

4.   Sempre faça a prestação de contas

Qual a política da empresa? Entregar determinada quantia de dinheiro para o seu colaborador antes que ele saia em viagem, ou esperar que ele apresente a nota para ressarcir todas as despesas? Independente de qual seja a prática do negócio, é importante prestar contas!

Chame o funcionário e conclua o preenchimento da planilha de controle de gastos a fim de que juntos sejam somados os gastos e feito o balanço. A diferença deverá ser paga ou reavida, dependendo de como a empresa administra essa gestão.

5.   Recompense os seus colaboradores

Como dito antes, são muitos e diferentes os casos para avaliar tratando-se do deslocamento de funcionários para outras cidades. Independente se haverá o pagamento de horas extras, registro no banco de horas ou outros, é importante considerar uma recompensa.

Lembre-se que o fato de manter funcionários pelas estradas aumenta as chances de eles sofrerem acidentes. Além do mais, também acaba por afastar o colaborador de sua família, especialmente nos casos em que são necessários pernoites. Lembre-se de fazer escalas justas e garanta um bom retorno para que seu funcionário se mantenha motivado, certo?

Depois de entender melhor como é possível otimizar e usar a favor da empresa esse deslocamento de funcionários para outras cidades vale a pena uma dica final. Durante as estadias fora, é indispensável que o colaborador tenha qualidade de vida e bom aproveitamento para que os negócios rendam, portanto não deixe de baixar o E-book “4 maneiras de aproveitar melhor as viagens corporativas” e instrua toda a sua equipe já!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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