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Deslocamento de trabalho para outra cidade: Como fazer orçamento.

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Para muitas empresas, o deslocamento de trabalho de seus profissionais para outras cidades constitui um fator chave para o sucesso e solidez do negócio. Sendo assim, essa prática provoca um impacto significativo nas finanças e, nesse sentido, o orçamento de viagens ocupa um papel muito importante para um bom planejamento.

Não é raro encontrarmos empresas que não dão a devida atenção a esse ponto. Como consequência, são prejudicadas financeiramente podendo nem se dar conta disso.

Saber fazer o orçamento de deslocamento de trabalho dos colaboradores é fundamental para avaliar e otimizar os gastos da área. Mas como fazer isso? De fato, há alguns pontos que precisam estar presentes nesse tipo de orçamento.

A seguir, apontamos alguns dos principais. Acompanhe e saiba o que não pode ficar de fora!

Custos com passagens

A depender da empresa e da necessidade do deslocamento de trabalho, o valor das passagens deve ser uma das primeiras coisas a entrar na planilha de orçamentos. O motivo é simples: esse item será  responsável por “comer” boa parte da reserva financeira prevista para a viagem.

As passagens aéreas são mais caras, entretanto, já pensando em otimizar o orçamento e promover economia, uma dica interessante é fazer comparações em diferentes sites e companhias aéreas em busca de melhores preços— a mesma coisa pode ser aplicada se a viagem for e de ônibus.

Outra coisa que pode ser feita, é buscar firmar parcerias com as agências. Muitas oferecem descontos para quem viaja com regularidade para o mesmo local.

Porém, antes de incluir o valor das passagens no planejamento do orçamento é preciso ter muita atenção ao valor embutido no bilhete. Isso, porque, pode haver adicionais como refeição a bordo, check-in, bagagem despachada e voos de última hora.

Custos com combustível

A maioria dos deslocamentos de trabalho entre uma cidade e outra é feita de carro. O peso maior, neste caso, fica por conta do combustível. Para definir o valor, alguns pontos fundamentais precisam ser observados, afinal, é necessário saber o quanto de combustível será consumido:

  • quantos quilômetros por litro de combustível o carro faz;
  • quanto custa o combustível;
  • por quantos quilômetros de estrada será preciso dirigir até a outra cidade.

É interessante observar que o consumo tende a ser menor na estrada do que na cidade. Então, é bem provável que o carro conseguirá andar um pouco mais com certa quantidade de gasolina ou etanol.

E aqui vai uma dica de cálculo simples que ajuda a definir qual combustível escolher, caso o carro seja flex: para saber qual sairá mais barato, basta dividir o preço do etanol pelo litro da gasolina.

Sendo o resultado dessa divisão inferior a 0,7; a melhor opção é o etanol. Se a situação não for essa, opte pela gasolina.

O que justifica a escolha do etanol (resultado menor que 0,7), é que o rendimento mais baixo desse combustível poderá ser compensado pelo preço.

Porém, temos que ter em mente que a gasolina sempre oferece mais autonomia ao carro. Isso significa que em viagens longas, menos paradas serão necessárias.

Custos com pedágios

Outro custo muito importante que precisa constar no orçamento de deslocamento de trabalho é o pedágio. Algumas pessoas deixam esses valores de lado porque, em um primeiro momento, são baixos se observados de forma isolada. Mas a questão, é que a soma deles pode surpreender e desequilibrar as contas.

A forma mais prática de calcular o valor dos pedágios e, assim, montar corretamente o orçamento é usando aplicativos como o Qualp, Mapeia e o WikiRota. Eles são muitos simples, bastando apenas que seja informada a origem e o destino da viagem para que a conta seja feita.

Alguns deles ainda permitem que o valor referente ao litro do combustível seja adicionado ou que se tenha mais informações sobre a rota, detalhando ainda mais a conta.

Custos com hospedagem

Aqui, é melhor que a empresa e o profissional avaliem bem as opções. Por exemplo, um hotel mais barato pode sair mais caro se ficar afastado do local onde o colaborador precisa estar, em decorrência da quantidade de locomoção que ele precisará fazer.

Custos com alimentação

A empresa não pode se esquecer de fazer a previsão diária dos valores que deverão ser gastos pelo funcionário com a alimentação. Uma prática adotada por muitos gestores que buscam diminuir suas despesas, é firmar parcerias com restaurantes nas cidades de destino para que haja um desconto maior e outros benefícios.

Custos com seguro

Dentre todas as despesas apontadas aqui, o seguro viagem é o mais simples de se obter um valor próximo da realidade, uma vez que é algo definido. Não são todas as empresas que costumam adotá-lo, mas é interessante que ele entre no orçamento, pois com ele, tanto o colaborador quanto a empresa ficam protegidos em caso de eventualidades.

Custos adicionais

O orçamento também precisa considerar as emergências que podem acontecer. Por isso, é recomendado incluir na conta uma reserva financeira para essa finalidade— por exemplo, o profissional precisou estender a viagem ou acabou perdendo um voo.

Montando o orçamento

Os itens citados acima servem de base para que você tenha uma ideia do que deve incluir em seu orçamento. É claro, cada empresa tem suas próprias necessidades em termos de deslocamento de trabalho, sendo assim, o ideal é criar um checklist próprio — ou seja, nada de copiar uma planilha qualquer sem analisar bem os próprios gastos.

Com as principais despesas no papel, o que resta para montar o orçamento é somar tudo. Simples assim!

Cuide do orçamento

Um dos erros mais comuns que contribuem para o aumento das despesas com deslocamentos de trabalho é a falta de revisão do orçamento. É muito importante que, de tempos em tempos, ele seja reavaliado para que pontos falhos possam ser melhorados.

Por fim, levando em consideração tudo o que apontamos até aqui, o último passo para concluir o orçamento, é definir uma média de gastos.

Com isso, será possível ter uma base para futuros planejamentos e mais clareza, em termos de informações, quando for preciso conversar com o colaborador para que ele tenha mais atenção aos gastos.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado a você a entender melhor como deve ser montado o orçamento de deslocamento de trabalho. Por fim, uma última dica: há vários softwares que podem ajudar na gestão dos gastos envolvendo viagens corporativas. Vale a pena fazer uso da tecnologia nesse sentido.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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