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Como otimizar o controle das despesas com viagens de funcionários?

despesas com viagens de funcionários

Despesas com viagens de funcionários é um tema muito extenso e de extrema importância para o gestor que está buscando por meios para otimizar a gestão, tornando todo o processo mais seguro, eficiente e transparente.

Nas empresas que atuam com viagens corporativas, ou até mesmo naquelas que contam com equipes que realizam serviços externos, preocupar-se em manter o alto desempenho na gestão de reembolso é essencial para garantir a sustentabilidade financeira e o crescimento sólido e saudável do negócio.

A seguir, vamos conhecer alguns pontos importantes sobre esse tema e algumas dicas práticas sobre como otimizar o controle de despesas com viagens de funcionários. Acompanhe!

Tenha um fluxo de aprovação

Muitas empresas contam com algum método para lidar com as despesas de viagens, porém, não é raro encontrarmos aquelas que não possuem um processo claro e bem estruturado.

O ponto-chave aqui, é contar com um fluxo de aprovação muito bem detalhado e definido. Ao fazer isso, brechas relacionadas às irregularidades e fraudes poderão ser eliminadas.

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Use a tecnologia

Quando se fala em otimização e controle de despesas, os avanços tecnológicos são excelentes ferramentas de auxílio. De início e, principalmente, quando a empresa tem muitos de seus processos manuais, usar tais recursos e ferramentas pode parecer algo complicado.

Porém, é muito rápido e fácil “pegar o jeito” e agilizar os procedimentos de despesas com viagens de funcionários. 

É interessante observar que todas as empresas que atuam fornecendo opções tecnológicas contam com suporte, consultoria e até mesmo treinamento, o que facilita ainda mais o processo de adequação.

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Crie um orçamento e faça cotações

Para otimizar o controle das despesas com viagens de funcionários é essencial que o gestor tenha conhecimento sobre o real custo das coisas. Para isso, é preciso que ele desenvolva um orçamento, que nada mais é do que uma estrutura na qual se encontram todos os gastos previstos para as viagens dos colaboradores.

Por exemplo, no caso das viagens corporativas, o orçamento pode incluir os gastos com a hospedagem, custo do km rodado, passagens de ônibus e avião, mão de obra e alimentação.

Já a cotação de valores vai envolver pesquisas e ações diversas, como estabelecimentos que possuem convênios, participação da empresa em programas de fidelidade, entre outros.

O orçamento será o responsável por estabelecer a estrutura de gastos, enquanto a cotação será o meio usado para reduzir os custos.

Montar o orçamento das viagens corporativas pode não ser uma tarefa fácil. Por isso, preparamos essa planilha  para ajudá-lo nesse processo. Clique aqui e faça o download!

Planeje uma política de reembolso e despesas

Para otimizar as despesas com viagens de funcionários não basta somente que a empresa tenha uma política de controle e reembolso. É necessário que ela seja bem planejada e mais, é preciso que, de tempos em tempos, seja revista e adaptada conforme o cenário em que o negócio se encontra.

Outro ponto importante é que quando se fala em uma política de controle e reembolso todos têm a consciência de que isso envolve um conjunto de normas que devem ser seguidas. Porém, a empresa precisa trabalhar em formas de tornar todas as particularidades bem claras aos colaboradores.

Invista em organização

Falamos sobre planejamento e criação de uma política, porém, nada funcionará se deixar de lado a organização. Em poucas palavras: tudo e todos os detalhes precisam ser conhecidos para que seja possível controlar.

As atividades relacionadas com a gestão de despesas, desde a estruturação do orçamento, passando pelas cotações, pelo acompanhamento dos gastos e o reembolso, até a análise dos dados e gastos das viagens em determinado período, são coisas que não podem ser negligenciadas.

É claro que nem todas as empresas têm um profissional específico para lidar com essas questões. Porém, isso não deve ser motivo para impedir a organização dos processos.

De uma forma ou de outra, o ideal mesmo é discriminar as pessoas que serão responsáveis por cada fase e, obviamente, fazer uso das tecnologias disponíveis para tornar cada etapa mais segura e eficiente.

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Faça pagamentos apenas com apresentação de comprovantes

Essa é uma regra simples, básica e muito fácil de ser entendida. Apesar disso, falhas podem existir e, como consequência, o controle começa a apresentar problemas.

Não importa qual seja o modelo de controle de despesa adotado pela empresa, conduzir os procedimentos de reembolso somente a partir do momento em que os comprovantes forem apresentados evitará muitas dores de cabeça e situações constrangedoras.

Por exemplo, o gestor não tem como conferir ou verificar o custo real da despesa sem a existência de um comprovante, e é exatamente isso que abre espaço para fraudes.

Ao fazer isso, o funcionário terá mais atenção e cuidado com seus comprovantes, pois sabe que depende deles para obter o reembolso. A empresa, por outro lado, pode fazer uso de recursos e ferramentas que tornam esse processo mais seguro para ambas as partes, a exemplo dos sistemas que permitem a digitalização de recibos e notas.

Analise os relatórios

Supondo que uma empresa tenha cuidado de todos os aspectos abordados anteriormente e que, além disso, ainda conta com um sistema eficiente para o controle das despesas dos funcionários, mas não analisa os relatórios, a única coisa que se pode esperar são falhas.

É por meio da análise dos relatórios que será possível avaliar o que está ou não funcionando, quais os pontos que ainda precisam ser otimizados ou, o que pode ser melhorado. É preciso checar com frequência esses dados para evitar prejuízos no futuro.

Abandone o controle manual

Por mais que seja confortável e simples, o controle manual das despesas com viagens de funcionários deve ser abandonado. Erros e desvios ocorrem nos pequenos detalhes e, muitas das vezes, são quase que imperceptíveis, por isso,  essa maneira de cuidar dos gastos financeiros de uma viagem é altamente insegura.

Além disso, o controle manual de despesas é muito vulnerável a apresentar erros humanos, seja pela imprecisão das informações ou pela falta de capacidade em se detectar irregularidades. Novamente, mais oportunidades para o surgimento de brechas que podem levar a fraudes.

Por isso é muito importante investir em sistemas de gestão de despesas e reembolsos na empresa. Com essa tecnologia você minimiza erros, facilita a gestão de gastos, aumenta a produtividade da sua equipe e fica a frente de sua concorrência.

Então, quer aumentar a segurança e otimizar sua gestão? Aproveite e conheça o sistema de gestão ExpenseOn. Faça sua avaliação gratuita e veja tudo o que ele pode oferecer para sua empresa!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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