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As despesas com viagens de uma empresa podem ser abatidas no imposto de renda?

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Há uma dúvida pertinente que todo empresário levanta. As despesas com viagens podem ser abatidas no imposto de renda?

A resposta para essa questão está no enquadramento tributário da empresa. Desse modo, se sua empresa é enquadrada no regime tributário Simples Nacional ou no Lucro Presumido, infelizmente não há como abater as despesas com viagens no imposto de renda.

Contudo, se sua empresa é enquadrada no Lucro Real é possível deduzir da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, bem como da Contribuição Social sobre Lucro Líquido, as despesas de viagens que são vinculadas às atividades da empresa.

Para fazer o abatimento das despesas de viagens realizadas por funcionários e diretores é necessário que elas sejam devidamente demonstradas por meio da geração de relatórios de viagens sendo comprovadas por documentos hábeis.

O que são documentos hábeis?

De acordo com o artigo 1º da Lei 8.846/94 é considerado documento hábil qualquer documento que possa comprovar despesas e custos para efeitos tributários, sendo os principais documentos a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente.

Nesse sentido, durante a viagem, despesas como diária de hotel, transporte e alimentação poderão ser deduzidas tanto no IRPJ quanto na CSLL.

Entretanto, é preciso ficar atento, pois os gastos com alimentação têm um valor permitido para dedução de R$ 16,57, sendo que para isso não é necessário um comprovante específico desde que tenha como comprovar o resto da viagem através de notas fiscais e recibos.

Os demais gastos não possuem um limite determinado, contudo não podem corresponder a valores que não estejam condizentes com a realidade.

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Então não é necessário guardar os recibos com alimentação?

Como ficou demonstrado, não há necessidade de se guardar os recibos com alimentação visto que eles possuem um valor máximo já determinado pela lei.

Muitos podem questionar o valor, visto que dependendo da cidade ou do país as refeições podem variar de preço. E em alguns casos chegam a custar quase o dobro do preço que pode ser abatido no IRPJ.

Por essa razão é fundamental que se faça um bom planejamento de viagem para se evitar gastos desnecessários que não possam ser abatidos no imposto de renda.

Chegar a um acordo com o funcionário é um dos passos que pode ser adotado pela empresa para evitar gastos desnecessários. Por exemplo: realizar um subsídio do valor que pode ser abatido e o restante ser dividido entre empresa e funcionário.

No entanto, é comum que o valor excedido que não poderá ser abatido no imposto seja absorvido em sua plenitude pela própria empresa.

Porque as empresas que não são optantes pelo Lucro Real não podem deduzir as despesas de viagem?

Essa é uma questão bastante pertinente e que muitos empresários acabam levantando por sentirem-se injustiçados.

Para os empresários que são enquadrados no Simples Nacional, não há como abater as despesas de viagens, visto que não pagam o IRPJ. As empresas optantes por esse regime pagam uma única guia de imposto, o DAS. Desse modo, não há a possibilidade de efetuar o abatimento.

Em relação às empresas enquadradas no Lucro Presumido, elas não podem realizar o abatimento, pois o recolhimento do imposto é através da presunção do lucro e não do lucro real apresentado ao final do período.

Nesse caso, se uma empresa possui muitos gastos com despesas de viagem é fundamental conversar com o contador para saber se há a possibilidade da mudança do regime tributário, e verificar se essa alteração realmente surtirá efeito positivo no pagamento de imposto da empresa.

As deduções são feitas no mesmo período?

Para entender melhor essa questão é preciso saber que há dois tipos de regime: O regime de competência e o regime de caixa. Sendo que o regime de competência condiz com a data onde a despesa ocorre e o regime de caixa com a data em que a despesa foi paga.

Na escrituração contábil da empresa onde for realizada a dedução, deve-se adotar o regime de competência para a realização das despesas de viagem.

Isso quer dizer que, se a viagem ocorreu no dia 20 do mês de agosto e todas as despesas foram pagas no boleto que vencerá somente em setembro, o que vale para a dedução é a data que ela ocorreu, ou seja, no mês de agosto.

Como a apuração tanto do IRPJ quanto da CSLL é trimestral, será apurada as notas de saída com viagem no trimestre em que elas aconteceram e não no trimestre em que elas foram pagas.

Todas as despesas da viagem podem ser abatidas no imposto de renda?

Para ser abatida no imposto de renda a despesa de viagem precisa ser condizente com as atividades da empresa.

Também, de acordo com vários órgãos do Conselho de Contribuintes da primeira turma os requisitos necessários para que as despesas sejam consideradas dedutíveis são a necessidade, a normalidade e a usualidade das mesmas.

Nesse sentido, entendemos que hospedar-se, alimentar-se e se deslocar são classificadas como despesas dedutíveis.

Todavia, se em uma viagem o vendedor decide tomar uma cerveja, ir ao campo de futebol ou visitar uma exposição de arte que nada tem a ver com a atividade da empresa e não caracteriza necessidade, normalidade e usualidade, essa despesa não poderá ser deduzida.

Como um sistema pode organizar essa questão?

Conforme visto, as despesas de viagem podem ser deduzidas no IRPJ e no CSLL das empresas que são optantes pelo regime Lucro Real.

E, para que seja realizada essa dedução, é necessário que haja uma boa organização dos comprovantes de viagens, bem como um relatório que precisará acompanhar os comprovantes.

Para isso, é fundamental que a empresa possua um sistema de gestão de reembolso ou planilha. O que facilitará bastante a apresentação das despesas dedutíveis junto ao fisco e consequentemente ajudará a aumentar o lucro do negócio.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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