0

O que são diárias de viagem e por que é importante calculá-las corretamente?

diárias de viagem

As viagens corporativas são uma ótima maneira de uma empresa se demonstrar presente em diversas regiões. Seja qual for o porte da instituição, investir nesses deslocamentos é importante tanto para o seu desenvolvimento quanto reconhecimento. Contudo, gastos com diárias de viagens e reembolsos, por exemplo, devem ser considerados durante o planejamento.

Na verdade, grande parte dos gastos de um colaborador em uma viagem corporativa representando a empresa deve ser arcada pela instituição. As despesas, no geral, podem ser diversas e variáveis de acordo com o tipo de viagem, a quantidade de dias que o funcionário ficará no destino, o teto de gastos estipulado pela empresa para a alimentação, dentre outros custos adicionais.

Para se ter o mínimo de organização, é preciso contar com uma política de reembolsos eficiente e transparente. Esse fator é essencial, pois permite que o colaborador esteja ciente do que é ou não reembolsado, fazendo com que não haja inconvenientes a serem esclarecidos durante o processo de reembolso.

Além disso, há diversos termos que podem confundir o executivo que viaja a trabalho. Diárias de viagem, reembolso e ajuda de custo são algumas dessas expressões que devem ser claramente elucidadas para melhor compreensão dos profissionais envolvidos.

Caso você não saiba qual a diferença entre esses termos, acompanhe a leitura e fique bastante atento para não ter mais nenhuma dúvida.

Diferenças entre diárias de viagens, reembolsos e ajuda de custo

As diárias de viagem podem ser caracterizadas pelo valor concedido a um funcionário para arcar com as despesas em uma viagem a trabalho. Dessa forma, esse gasto é destinado aos custos com hospedagem, deslocamento e alimentação, e são calculados e entregues ao profissional antes da viagem ocorrer.

Por sua vez, quando um funcionário é transferido para outro local de trabalho, em algum estado ou região distinta da atual, pode receber uma ajuda de custo com o objetivo de auxiliá-lo com as despesas pertinentes à mudança e outras situações. Em resumo, a ajuda de custo ocorre quando há a necessidade do colaborador se transferir para outro local.

Já o reembolso corporativo está relacionado ao ressarcimento dos valores gastos em uma viagem corporativa, por exemplo. Nesses casos, o funcionário deve comprovar todos os custos com hospedagem, alimentação e transporte, sendo a empresa responsável por ressarcir esses valores posteriormente.

A principal diferença do reembolso para as diárias de viagem está no momento em que a empresa arca com esses gastos. Nas diárias de viagem os valores são concedidos antes do deslocamento, já no reembolso o funcionário é ressarcido após a viagem.

Se você deseja saber mais a respeito das diárias de viagem e como elas são regulamentadas, acompanhe a leitura.

[PLANILHA DIARIA DE VIAGEM] (5)

Diárias de viagem e reforma trabalhista

A Reforma Trabalhista gerou algumas modificações importantes em relação às diárias de viagem. Antes, esses gastos não poderiam ultrapassar 50% do salário do colaborador para que não fossem considerados parte integrante do agregado salarial.

Contudo, com a modificação dessa lei, as diárias de viagem passaram a não ser consideradas como remuneração salarial em nenhum aspecto. Com isso, independente da quantia, esses custos não são mais considerados como parte do salário do colaborador.

Esse fato beneficia as empresas que podem considerar viagens mais longas e dispendiosas, de acordo com os seus interesses. Muitas instituições estipulam um valor fixo para diárias de viagens corporativas. No entanto, essa medida pode não ser muito adequada, já que os valores excedidos não são reembolsados.

De qualquer forma, calcular as diárias corretamente para evitar prejuízos financeiros é ainda um fator importante para a economia da instituição. Confira a seguir como fazer esses cálculos de forma adequada.

Importância de calcular as diárias corretamente

O cálculo correto dos valores relacionados às diárias de viagem é importante para evitar prejuízos. Para isso, é necessário detalhar todas as despesas envolvidas e que sejam de responsabilidade da empresa. Além disso, é preciso inferir uma média de gastos diários e multiplicar pela quantidade de dias que o colaborador estará em deslocamento.

Nesses cálculos é importante considerar possíveis situações de emergência e alguns gastos extras. Realizando essas etapas é possível calcular as diárias de forma correta e reduzir os custos inadequados ocasionados principalmente por uma má gestão dessas informações.

Ademais, ter esse cuidado é primordial para eliminar possíveis processos trabalhistas posteriores, gerados por cálculos errados e ineficientes. Outro ponto importante é conceder um valor que seja adequado para o colaborador ter o mínimo de conforto no local de destino.

Para manter a satisfação do funcionário, alguns gastos extras também podem ser considerados durante o pagamento das diárias de viagem. Nesse contexto, todos esses fatores devem ser avaliados durante os cálculos, fazendo com que a empresa reduza custos desnecessários e mantenha o contentamento do colaborador em deslocamento.

Calcular as diárias de viagem de forma correta é importante em diversos aspectos para a empresa. Para entender melhor sobre isso, veja abaixo como facilitar esses cálculos e reduzir possíveis erros.

Como facilitar o cálculo das diárias de viagem?

O cálculo de diárias pode ser facilitado por meio de sistemas e ferramentas que são capazes de manter o controle de todos esses dados. Além disso, é importante ter uma política interna para viagens bem solidificada e transparente, o que auxiliará o papel daqueles que farão a gestão desses processos.

A capacitação dos funcionários também é uma forma de minimizar os erros e otimizar os procedimentos de concessão de diárias. Para isso, invista em treinamentos a fim de desenvolver os colaboradores envolvidos nessas etapas.

Utilizar aplicativos que mantenham todos os dados em um só local é outra maneira de agregar praticidade no momento de calcular as diárias de viagem. Há diversas calculadoras e planilhas disponíveis que possibilitam estimar as despesas, acompanhá-las e comparar o valor orçado com o que foi realmente utilizado.

Agora que você já sabe o que são diárias de trabalho, a importância de calculá-las corretamente e como otimizar esses cálculos, agregue maior praticidade ao contabilizar as viagens corporativas da sua empresa. Baixe agora mesmo nossa planilha de diária de viagens e tenha todas as informações necessárias em um único documento.

[PLANILHA DIARIA DE VIAGEM] (5)

Gostou? Compartilhe!Share on FacebookShare on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Email this to someone

Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *