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Dicas para reduzir despesas administrativas

Dicas para reduzir despesas administrativas - ExpenseOn Blog

Parece que nos dias atuais não importa muito se a empresa é grande ou pequena, sempre existe a certeza de que a cada ano as despesas administrativas aumentam significativamente. Muitas vezes, pode ser um desafio para o gestor lidar com essa questão, especialmente se não sabe por onde começar ou que pode ser trabalhado em sua organização.

Felizmente, com a adoção de alguns recursos e implantação de práticas muitas vezes simples, é possível diminuir o peso das despesas administrativas. Nos próximos parágrafos, vamos falar exatamente sobre isso!

Acompanhar o orçamento das atividades da empresa é fundamental para reduzir gastos e desenvolver estratégias. Preparamos essa planilha para a ajudar você a estimar melhor as despesas com viagens corporativas. Aproveite e faça o download gratuitamente!

Reduzindo as despesas administrativas

As despesas administrativas nada mais são que os gastos gerais de uma organização relacionados ao seu funcionamento de forma indireta. Ou seja, eles não têm uma ligação direta com o serviço prestado ou produto. Por exemplo, os gastos com telefonia, executivos, manutenções, aluguel, jurídicos e de marketing e publicidade.

Acompanhe algumas iniciativas que podem ser tomadas para melhorar o cenário.

Envolver a equipe

A primeira ação para trabalhar na redução de despesas da empresa é envolver todos os profissionais. É importante que os colaboradores, não somente tenham conhecimento sobre as estratégias, como participem de seu desenvolvimento. Aliás, chamar os funcionários para contribuir na formulação de um plano de redução é uma das melhores maneiras de engajá-los.

Cuide dos pequenos gastos

É um erro não considerar as pequenas despesas administrativas no contexto geral do negócio. O problema disso, é que depois de certo período aquilo que era irrelevante se mostra uma verdadeira bola de neve. Veja alguns exemplos:

Material de limpeza: por possuir data de validade pode ser interessante comprar no atacado para obter descontos;

Telefone e energia: a melhor maneira de reduzir é trabalhar na importância do uso consciente;

Alimentação: alimentos que se perdem rapidamente e produtos de marcas caras são os grandes vilões. A empresa deve avaliar o que, realmente, é necessário na copa para evitar exageros.

Tributação inadequada

Apesar de ser um ponto fundamental, muitas empresas ainda sofrem com os custos administrativos envolvendo tributos e impostos. Lembrando que no Brasil eles são muito elevados e o negócio pode pagar mais do que deveria por ter um regime que não condiz com a sua realidade.

Lembrando que existe a possibilidade  fazer simulações com o contador ou contratar uma consultoria especializada para lidar de forma mais segura com essa questão.

Problemas no estoque

Produtos com baixa rotatividade e em grande quantidade são um obstáculo para muitas empresas. Tendo em vista a otimização das despesas administrativas, o departamento de compras precisa acompanhar de perto as tendências e necessidades do mercado para alinhar as informações obtidas com os produtos disponibilizados pela empresa. Contar com a ajuda de um sistema de controle pode ser muito interessante para agilizar esse processo.

Espaços não utilizados

De acordo com a estrutura da empresa ela pode ter espaços vazios que levam a gastos com limpeza, energia e manutenção, mas não são usados. Alugar esses espaços pode ser uma solução interessante para ampliar a fonte de renda e evitar despesas administrativas desnecessárias.

Outra opção para diminuir gastos gerais indiretos é procurar um lugar menor que ofereça a estrutura adequada para o funcionamento do negócio. Essa é uma ideia que deve ser considerada, principalmente, se a empresa estiver iniciando suas atividades ou passando por um momento de crise.

Materiais de escritório

Materiais de escritório passam uma falsa sensação de que não possuem um peso muito grande nas contas. No final, eles são responsáveis por consumir uma boa fatia das verbas.

A primeira dica é evitar comprar em excesso. Por exemplo, ao ter muitas canetas, papel e clips a sua disposição o colaborador pode usar sem necessidade e até desperdiçando. O plano não é limitar os recursos, mas fazer com que o funcionário os use com sabedoria.

Para melhorar ainda mais esse ponto também é importante levar para a empresa novas tecnologias que permitam aumentar as chances de economia. Por exemplo, usar um sistema de gestão permitirá reduzir os custos com papel. Montar um ambiente de escritório digital é muito funcional nesse sentido — no lugar de imprimir memorandos, o gestor pode salvá-los em uma pasta de rede a qual todos os colaboradores têm acesso.

Processos obsoletos

Revisar os processos adotados para o funcionamento da empresa ajuda a revelar aqueles que já se tornaram obsoletos ou que podem ser dispensados sem nenhum prejuízo — muitas vezes as coisas são usadas e feitas não por necessidade, mas por hábito. Caso esteja planejando trocar de fornecedor ou implementar um sistema de gestão, pode ser o momento ideal para fazer isso.

Manutenções de equipamentos e veículos

Se seu empreendimento precisa de equipamentos especializados e veículos para funcionar, os custos indiretos relacionados a manutenção e reparos podem ser substanciais. A redução das despesas administrativas decorrentes do uso dos veículos pode ser alcançada optando por carros mais econômicos — que tendem a ter manutenções mais baratas.

No que diz respeito aos equipamentos, pode ser muito mais interessante comprar do que alugar, ou procurar fechar um contrato de manutenção com uma empresa especializada visando obter descontos a médio e longo prazo, ou algum outro tipo de benefício.

Parcerias e fornecedores

No processo de redução das despesas administrativas os fornecedores e parcerias estabelecidos pela empresa tem um papel de grande destaque. Comparar os preços, estudar o mercado e mensurar os resultados positivos da relação, são alguns pontos que precisam ser considerados com atenção.

Ao identificar aqueles que estão ocasionando mais gastos que soluções, o gestor pode procurar melhores contratos, prazos e preços, ou, caso nada disso seja possível, procurar um fornecedor mais atrativo.

Automação

É quase impossível falar sobre redução de despesas sem tocar na importância de levar a automação para a organização, sendo que pode ser considerada uma alternativa melhor que a terceirização.

Atualmente, empreendimentos de todos os tipos podem contar com uma infinidade de softwares de gestão de despesas e soluções baseadas na nuvem. Seja qual for o recurso utilizado, se ele permitir agilidade, redução de erros e mais segurança, ele se torna fundamental.

Nesse artigo, você acompanhou algumas ideias para a redução de despesas administrativas para seu negócio. Por fim, lembre-se de sempre revisar o que foi feito para ter maneiras de avaliar o que ainda é necessário mudar.Quer aprender mais? Aproveite e confira nosso post especial com 5 dicas que levarão a sua gestão de despesas para outro nível, e otimize ainda mais os departamentos de sua empresa!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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