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Digitalização de despesas: Por que sua empresa precisa investir nessa tecnologia?

digitalização de despesas e notas

A transformação digital está cada dia mais presente no nosso dia a dia. No mundo dos negócios não seria diferente. Assim, aderir a essas mudanças é cada vez mais útil e necessário. A digitalização de despesas tem diversos benefícios para a gestão da sua empresa.

O controle das informações é necessário para qualquer empresa. Essa armazenagem causa um acúmulo de arquivos físicos que, se não forem administrados de forma correta, podem atrapalhar no bom funcionamento dos processos da sua empresa.

Documentos fiscais são extremamente úteis para a empresa e para o Fisco, principalmente notas fiscais e comprovantes. Devido a isso esses documentos devem ser  arquivados e armazenados corretamente. 

A digitalização de despesas, nesse sentido, permite economizar com gastos excessivos como a manutenção de equipamentos. Ela também otimiza tempo e espaço físico e ainda contribui com o meio ambiente, pois não causa nenhum impacto ambiental.

Sendo assim, a introdução de um sistema para digitalização de documentos e notas fiscais deixa a sua empresa protegida no dia a dia. Para saber mais, continue lendo e conheças as vantagens de aplicar a digitalização de despesas na sua rotina.

Vantagens da digitalização de despesas na sua empresa

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A digitalização de despesas auxilia todas as áreas da sua empresa. Desde o vendedor externo, consultor e outros funcionários que viajam a trabalho, até os gerentes e empresários.

A digitalização de comprovantes e notas tem como intuito otimizar e facilitar processos evitando erros e falhas. Criar arquivos digitais em empresas já é uma tendência. Ela oferece benefícios como:

Evita perdas e danos

Guardar notas na carteira já está ultrapassado, não é mesmo? Grande parte das notas fiscais e comprovantes são emitidos em papéis pequenos e termo-sensíveis, que podem ser jogados fora com facilidade ou ainda confundidos e guardados em uma pasta errada.  

Além disso, comprovantes físicos se deterioram com o tempo e correm o risco de serem perdidos caso ocorra algum acidente, como enchentes ou incêndios. 

Redução de custos

Todos os dias milhares de documentos, planilhas, recibos e relatórios são impressos. Esses itens são fundamentais no funcionamento de uma empresa. Porém, no mundo digital não há necessidade de tantas impressões. 

Optar por manter esse volume de papel sendo utilizado afeta diretamente o equilíbrio do orçamento empresarial. Por isso, a digitalização de despesas colabora com a sustentabilidade da empresa. Afinal, ela diminui consideravelmente gastos com insumos para impressão, como tinta e papel. 

Edição online

Essa é uma vantagem útil especialmente para membros da empresa que têm dificuldade em preencher formulários para reembolso, por exemplo. Com a digitalização de despesas é possível editar dados online, preenchendo apenas os campos necessários e de qualquer lugar com acesso a internet.

Controle de informações

Com a política de reembolso é mais fácil controlar despesas de colaboradores. Sabendo disso, a perda de comprovantes de despesas é um dos principais problemas enfrentados. 

A apresentação do recibo influencia na hora de prestar contas e garantir a veracidade dos gastos. Por isso, esses custos devem ser comprovados e analisados para que ocorra o reembolso correto.

Assim, uma maneira eficiente para controlar esses gastos e consultá-los de maneira rápida e eficiente é a digitalização de despesas. Essa digitalização pode ser feita de diversas formas, como a captura de uma foto.

A ExpenseOn, por exemplo, tem um aplicativo para celular que permite fazer a digitalização de despesas até mesmo a partir da leitura de um QR Code. Acesse o nosso site e peça a sua demonstração hoje mesmo.

Segurança

A digitalização de despesas permite que apenas pessoas autorizadas acessem alguns documentos e informações. Outra vantagem desse sistema é que todas as despesas digitalizadas ficam armazenadas na “nuvem” e podem ser acessadas remotamente.

Assim cai significativamente os acidentes e extravios de informações importantes. Todos os arquivos armazenados também são criptografados, reduzindo ainda mais o risco de vazamentos e roubos de dados.

Integração de dados

Com a digitalização de despesas e dados é possível aplicar na sua empresa a gestão eletrônica de documentos. Com esse sistema fica fácil a comunicação entre setores e funcionários, assim você tem controle total dos arquivos e até consegue saber quando um documento foi atualizado. 

Isso aumenta a produtividade dos colaboradores e otimiza o tempo com processos. A digitalização te permite reunir num só lugar dezenas de informações e dados e ainda te dá a oportunidade de acessar remotamente todos os conteúdos dos diversos setores da sua empresa.

Economia de tempo

Por último, mas não menos importante, a digitalização de despesas também otimiza o tempo de processos da sua empresa. Depois que a digitalização de despesas for aplicada na sua empresa, a busca e a organização de dados ficará muito mais fácil.

Com apenas alguns cliques você terá acesso ao banco de dados, que deixará todas as informações à sua disposição poupando o seu tempo de busca em pilhas de papel.

Como vimos a digitalização de despesas é uma das vantagens que a tecnologia tem nos oferecido. A cada dia estamos buscando meios de otimizar nosso tempo e aplicar a sustentabilidade em nossas rotinas e empresas.

A digitalização de despesas permite obter todas as vantagens que vimos acima. Com ela é possível que você tenha muito mais segurança, cuidado na hora de conferir dados e até mesmo efetuar pagamentos de maneira clara e sem risco de erros. 

A ExpenseOn tem seu sistema voltado principalmente para empresas que possuem times externos, ou seja, funcionários que viajam a trabalho como vendedores, consultores e executivos.

Dessa forma, buscamos diminuir a burocracia que existe na hora de reembolsar seus colaboradores, além de te ajudar a economizar e diminuir de forma significativa os gastos da sua empresa. Se você quer aproveitar todas as vantagens da digitalização de despesas no seu negócio peça o seu teste grátis clicando aqui.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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