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Dúvidas comuns na hora de contratar um software de reembolso

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Muitas empresas ainda se mostram resistentes à implantação de um sistema automatizado de reembolso de funcionários. Os motivos são diversos. No entanto, a grande questão é que a maioria deles não faz o menor sentido e, com um pouco de informação, são facilmente derrubados.

A seguir, listamos algumas das principais dúvidas das empresas quando o assunto é a contratação de um software de reembolso. Continue a leitura e saiba o que sua empresa pode estar perdendo!

Empresas pequenas não precisam de um sistema de gestão

Não é verdade. Um software de gestão é útil para todos os tipos de negócios e o mais legal é a diversidade de planos, o que permite que até uma empresa que não tenha muitos funcionários ou recursos disponíveis possa contratar a solução.

Além disso, precisamos considerar que em uma organização cada um tem seu papel e nem sempre há tempo para lidar com planilhas, recibos e informações diversas da forma como se deveria. E mesmo contando com uma equipe apenas para trabalhar com os reembolsos, sempre há riscos de que erros humanos ocorram.

Também vale ressaltar que não importa o tamanho da empresa, para crescer ela precisará de organização e clareza nos processos que realiza.

Empresas pequenas também podem estar sujeitas aos riscos da perda de documentos, efetuar pagamentos indevidos por causa de relatórios incompletos ou ainda sofrer prejuízos em decorrência de gastos não autorizados.

A partir do momento em que há ruídos na comunicação, a política de reembolso tende a se tornar um peso e pode interferir no crescimento da empresa. Além disso, essas questões podem acabar dando abertura para que pequenas fraudes aconteçam.

O sistema de gestão de reembolso vai de encontro com a automatização dos pontos-chave de um negócio e, sob essa perspectiva, nenhuma empresa é pequena demais para contar com uma solução que pode ser considerada como um excelente pilar de crescimento.

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Investimento muito alto

Não é raro encontrarmos pessoas que argumentam que a implantação de um sistema de gestão de reembolso seja um investimento alto para a empresa. No tópico anterior vimos que isso não é bem verdade, uma vez que as opções e as soluções são para todos os tamanhos.

Atualmente, os softwares de gestão estão muito disseminados no mercado, o que torna a aquisição muito mais fácil do que há alguns anos, quando havia poucas opções e poucas empresas especializadas.

Além disso, o que é caro para uma empresa? Gastar um pouco agora e ter seus processos otimizados, sem falhas e gerando segurança ou fazer um serviço “meia boca” e correr riscos de que a longo prazo os prejuízos aconteçam de forma irreversível?

Por exemplo, a empresa conta com algumas diretrizes para as práticas de reembolso, mas nada que seja detalhado e efetivo. Esse trabalho feito manualmente ou com a geração de relatórios incompletos pode ocasionar dois principais riscos:

  1.      A  empresa pode acabar reembolsando o funcionário mais do que deveria e, nesse caso, se o funcionário não tiver um comportamento ético poderá passar meses recebendo esse “extra” sem que a empresa perceba;
  2.     O  funcionário foi reembolsado, mas abaixo do que a política de reembolso discriminava. Erros nesse sentido quando são muito recorrentes terminam originando processos trabalhistas.

Esses são  apenas dois exemplos, mas servem perfeitamente para demonstrar porque vale a pena ter um sistema automatizado de gestão de reembolsos.

Ou seja, não se trata apenas de um processo interno, mas de um recurso muito útil para a redução de erros humanos, redução de custos, otimização de processos, aumento de controle dos reembolsos e mais eficiência na geração de relatórios, entre outros pontos.

Ao analisar empresas que não contam com o apoio de um software de reembolso, não é raro encontrar aquelas que chegam a perder 70% dos benefícios exatamente por não ter como acompanhar esses dados de forma eficiente.

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Posso fazer sozinho

Pode até ser uma opção, mas na realidade tudo é muito mais complexo do que parece e a empresa — provavelmente — terá gastos muito maiores. Vejamos alguns pontos que demonstram isso na prática:

  • Desenvolvimento

A empresa precisaria de um profissional que entendesse como desenvolver esse tipo de solução, primando sempre pela usabilidade, segurança e amplitude de aplicações.  Se não tiver, terá que contratar e se tiver, terá que deslocá-lo das atribuições que já possui ou sobrecarregá-lo. Também é preciso avaliar o quanto custaria a contratação ou realocação de um profissional com esse conhecimento .

Além disso, há a questão envolvendo a fase de desenvolvimento, de testes, das manutenções e atualizações. Sem uma equipe técnica especializada, essa parte seria muito negligenciada, ocasionando grandes riscos para a empresa em termos de prejuízos com “seu” sistema de gestão de reembolso. Com tantos gastos a organização ainda teria que levar em consideração o quanto  isso impactaria na rotina da empresa em termos financeiros.

  • Infraestrutura

Um sistema de gestão não é só um aplicativo. Existe toda uma infraestrutura por trás que trabalha de forma ininterrupta para que ele funcione como deve como, por exemplo, equipamentos e servidores.

Para sistemas como esse, o custo com servidores e infraestrutura varia entre R$ 5 e R$ 30 mil reais por mês. O valor total muda de acordo com a complexidade do aplicativo, volume de dados a serem transferidos e a configuração do servidor necessária.

Essa geração de gastos extras é perfeitamente evitável quando se opta pela contratação de um sistema automatizado de gestão de reembolsos. Ou seja, tudo isso será de responsabilidade de uma empresa especializada que realizará tudo com segurança e rapidez!

  • Segurança cibernética

Perder dados de uma hora para outra é um dos piores pesadelos que uma empresa pode passar. Desenvolver internamente um sistema de gestão aumenta significativamente as chances de que informações sejam perdidas ou corrompidas, se a empresa não tiver o cuidado e a expertise necessária com a segurança.

Ao contratar um sistema que tem uma empresa especializada por trás, esse tipo de risco é quase que nulo, pois essas empresas acompanham de perto o que há de mais atual no mercado e são resguardadas por backups e por processos de segurança que protegem as informações de sua empresa. Ou seja, contratar é um sinônimo de tranquilidade.

Implantação complicada e demorada

Mais um mito. A implantação de um software de gestão é um processo muito prático para a empresa contratante, até porque quem está instalando é especialista no processo e sabe identificar quais são as medidas que cada tipo de negócio requer para que tudo seja feito de forma rápida e segura.

Para entender melhor o quanto é rápida e prática a implantação e a facilidade de se começar a usar um sistema automatizado de reembolso podemos distribuir tudo em três pontos:

  1. Em um primeiro momento são cadastrados os dados do administrador e aqueles relativos à empresa;
  2. Após isso, são cadastrados os usuários e categorias como alimentação, hospedagem, entre outros;
  3. Depois basta apenas definir o limite de gastos para cada uma delas e, por fim, o fluxo de aprovação.

E como se isso não bastasse é possível usar as categorias padrão do próprio sistema, tornando tudo mais simples, rápido e ágil!

É difícil de usar

Outra ilusão. Os sistemas de gestão atuais são extremamente intuitivos e as empresas que são referência no segmento, a exemplo da ExpenseOn, oferecem diferenciais que torna o processo de implantação e o uso muito mais fácil como o treinamento dos usuários e administradores do sistema e o atendimento ao cliente com suporte quase que instantâneo para solução de qualquer problema e eventuais dúvidas.

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Serve para sua empresa?

Até aqui esclarecemos uma série de pontos, entre eles que qualquer empresa pode e deve ter um sistema de gestão que ajude a diminuir riscos, tornar mais ágil o trabalho diário e que ajude a promover economia e crescimento. Então sim! Um software de gestão de reembolso com certeza serve para sua empresa.

Mas, se ainda assim restarem dúvidas, sua empresa pode aproveitar outra vantagem: as demonstrações gratuitas e períodos de testes grátis. É uma segurança maior uma vez que há a possibilidade avaliar e de conhecer tudo antes de optar pela contratação de um plano.

Então, o que está esperando?

Agora que você já sabe que os principais obstáculos para a implantação de um sistema de gestão de reembolso em sua empresa não passam de mitos, que tal aproveitar para conhecer uma das melhores soluções do mercado?

Na ExpenseOn você pode fazer isso. Desenvolvemos um software de gestão que atende empresas de todos os portes. Então, quer conhecer as funcionalidades de um software de gestão de reembolso corporativo? Ficou interessado? Então, basta acessar esse link e agendar uma demonstração gratuita!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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