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7 erros comuns ao gerenciar equipe externa que estão fazendo sua empresa perder dinheiro

erros gerenciar equipe externa

Gerenciar a equipe externa não é uma tarefa fácil. Esse é um dos principais desafios de quem está à frente, principalmente, no trade marketing. Controlar visitas, horário de chegada e saída, coletar dados, alinhar estratégias, definir os objetivos de visita e acompanhar todo esse desenvolvimento dos vendedores são funções para realmente deixar o dia bem cheio.

Se não houver organização e, em especial, planejamento, toda programação pode ser frustrada. É preciso programar todos os passos da equipe externa para que não haja nenhum tipo de erro no meio do processo.

Neste post, vamos te mostrar sete erros comuns ao gerenciar a equipe externa que fazem sua empresa perder dinheiro. Você vai perceber que se mudar suas atitudes é possível transformar o quadro atual da sua organização. Boa leitura!

Conheça 7 erros comuns ao gerenciar equipe externa

planilha de controle_de_visitas a clientes

A função de gestor, às vezes, pode se tornar um pouco rotineira e, por isso, as tarefas tendem a ser realizadas no modo automático. Alguns erros podem passar despercebidos e colocar em cheque a sua liderança. Afinal, isso está fazendo com que a empresa que trabalha perca dinheiro.

Por isso, veja abaixo sete erros comuns ao gerenciar sua equipe externa e como evitá-los:

1. Não saber quais as visitas que estão no ponto de venda (PDV)

Para que o gestor saiba como exatamente o ponto de venda chegou do BackOffice, é preciso que o vendedor relate precisamente de que forma, quando e qual é a situação do PDV.  Dessa forma o gestor terá maior controle sobre as visitas feitas por sua equipe. 

Não é uma tarefa fácil garantir que um funcionário esteve realmente no local, no horário e dia planejado. Além de verificar os horários de check-in e check-out, é necessário ver se as outras demandas foram cumpridas.

Para evitar esse tipo de erro, a equipe deve estar alinhada com a sua liderança, reportando a ela sempre. Informações sobre a venda e coleta de dados do cliente são pontos essenciais que devem ser repassados ao gerente.

2. Perder dados e informações

Ser um bom gestor de equipe externa significa que você possui o controle de todas as informações e sabe em qual situação estão todas as vendas dos seus profissionais. 

Antigamente, não existia a ajuda da tecnologia para trocar informações importantes. Por isso, a comunicação, em muitos momentos, era falha e os dados acabam se perdendo no meio do processo.

Hoje em dia, os vendedores podem se comunicar rapidamente com o seu gestor. Por exemplo, o Whatsapp é uma ferramenta que permite a troca de informação e, assim, o gestor pode atualizar facilmente as informações da venda.

Atualmente, além das ferramentas de comunicação, é necessário ter um software para armazenar todas as informações que são repassadas pelos vendedores. Assim elas não correm o risco de serem perdidas e atrapalhar o processo de negociação.

3. Exagero de informações

Ter poucos dados do cliente é ruim, mas o excesso também não é bom. Ser objetivo na hora de coletar as informações do público é essencial. Tudo o que for obtido de referências deve ser para gerar novas estratégias de vendas. 

Não é útil alimentar o PDV com excesso de informações. É preciso ter os dados precisos e que contribuam para melhorar o processo operacional. Para gerenciar a equipe externa com eficiência, ter uma boa plataforma que otimize esse armazenamento de dados é essencial.

planilha de controle_de_visitas a clientes

4. Demora ao tomar decisões importantes

Se um gerente não tiver uma postura para tomar decisões importantes, isso pode acabar prejudicando o processo de vendas. Os relatórios devem ser acompanhados em tempo real e, se não tiver uma ação rápida diante do problema, todo o esforço pode não ter valido de nada.

Ao gerenciar uma equipe externa, o líder deve levar alguns pontos em consideração que podem pedir uma tomada de decisão de última hora. Remanejamento de equipe, ação da concorrência ou a falta de uma informação devem ser pontos sempre levados em consideração. Por isso, esteja sempre preparado.

5. Não motivar sua equipe pode ser um ponto negativo

Dar assistência para uma equipe que trabalha externamente é o ponto alto da sua gestão. Não acompanhar seus profissionais pode gerar sérios problemas e, ainda, atrapalhar seus resultados. Além disso, a equipe se sente desmotivada quando não tem um líder que os acompanha. 

Ao gerenciar a equipe externa, é preciso estar engajado com ela e com a causa da empresa. Somente dessa forma é que os seus resultados serão satisfatórios.

6. Ter um roteiro mal planejado

Para ter uma equipe externa, é necessário ter um roteiro eficiente. Uma roteirização mal planejada é alvo de perdas de oportunidades. Para que os seus resultados sejam positivos e satisfatórios, é preciso ir além do observar potenciais, é preciso planejar toda a rotina do vendedor de uma forma positiva.

O gestor precisa ver de onde o seu funcionário irá sair, ou seja, qual é o seu ponto de partida e para onde irá. Dessa forma, planejar todo o seu roteiro de forma que suas visitas sejam mais acertadas e, quem sabe, concluídas com sucesso.

7. Não ficar de olho na concorrência

Não ficar atento à concorrência pode ser uma grande falha na hora de montar suas estratégias. Por exemplo, se não ficar de olho na precificação, pode deixar passar uma grande chance de venda.

Uma boa estratégia para isso é sempre contar com o apoio da sua equipe. Afinal, você pode deixar uma informação ou outra passar da concorrência, devido às muitas funções que desempenha no dia a dia. Mas se eles observarem algo e lhe contar, isso é um ponto a favor. Equipe que trabalha unida gera os melhores resultados. 

Percebeu que gerenciar a equipe externa tem os seus desafios, não é mesmo? Mas não é uma missão impossível. O principal é organizar e planejar as suas ações, para assim direcionar a sua execução. 

Contar com a ajuda da tecnologia é um ponto bastante positivo. Ter uma ferramenta de gestão de equipe externa pode ajudar você a controlar melhor os seus colaboradores, como estão as vendas e ajuda a elaborar melhor as estratégias. É uma forma de conseguir armazenar as informações necessárias em um só local para melhor análise.

Esse programa pode te ajudar a tomar as decisões com mais rapidez e aumentar o desempenho dos seus colaboradores. 

A ExpenseOn desenvolveu uma ferramenta para te ajudar a gerenciar a equipe externa. Quer mais informações? Clique aqui e receba o nosso material exclusivo de controle de visitas a clientes.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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