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Conheça as falhas mais comuns ao contabilizar o reembolso de despesas e aprenda a evitá-las!

contabilizar reembolso de despesas

O corpo administrativo de um negócio ditará, de maneira direta, o sucesso financeiro da empresa. Por isso contabilizar o reembolso de despesas é essencial para estar ciente da dimensão dos gastos feitos em um determinado período.

Mesmo com toda a tecnologia disponível no meio empresarial, muitos atuantes no setor financeiro não buscam uma metodologia para simplificar o processo que acontece na área de reembolsos de despesas, como consequência, isso pode gerar grandes erros e causar prejuízos ao negócio.

Neste texto listamos os principais erros na hora de contabilizar o reembolso de despesas, e é claro, uma solução para este problema: aliando o mundo digital à acessibilidade, rapidez e profissionalismo.

Deixar de contabilizar o reembolso de despesas

Para que uma empresa se posicione perante aos diversos setores que geram despesas, sejam em viagens a trabalho, compras necessárias e pagamentos, entre outras questões, é imprescindível que esta possua dentro de sua organização uma política de reembolso. A política de reembolso contribui na comunicação entre empregado e empregador.

Não fazer corretamente a contabilização e declaração de todos os gastos registrados em uma empresa, poderá resultar em uma tributação maior, causando sérios prejuízos à empresa, não apenas no setor monetário, mas também na própria imagem institucional.

Desde o gasto com transporte até a hospedagem de um representante de uma corporação, é de responsabilidade do estabelecimento contratante e isso tudo é estipulado pela própria legislação, de acordo com o artigo 457 da Consolidação das Leis do Trabalho, com o Decreto Lei nº 5452/43.

Portanto, a empresa deve monitorar e tributar corretamente tais gastos para evitar complicações com o fisco.

Não guardar comprovantes

O comprovante ligado aos gastos realizados em viagens a trabalho, muitas das vezes, é descartado. Quando um registro desse porte é desprezado se torna impossível apresentá-lo na Receita Federal, caso haja alguma solicitação.

Mas guardar comprovantes em sua forma física também pode fazer com que suma e isso também causa problemas com a fiscalização. Um comprovante não deve ser guardado apenas durante um período de tempo, pois se houver algum problema que solicite a apresentação desse documento, ele deve estar disponível.

No entanto, ter todos esses registros guardados pode gerar um acúmulo muito grande, além de um descontrole na administração dos documentos.

A digitalização dos registros é a solução mais eficaz. Através da utilização de um espaço como a nuvem, tudo poderá ser arquivado, mas para que a administração desses arquivos seja feita de forma correta é necessário mesmo um software de qualidade.

Informações imprecisas ou inverídicas

Já ficou claro que o reembolso de despesas é um direito do empregado e dever de um empregador, mas em muitas das vezes isso acaba gerando transtornos por falta de uma gestão para lidar com essas questões.

Toda empresa deve ter profissionais divididos em áreas, desde a administrativa até a jurídica. A falta de responsáveis no âmbito financeiro poderá também causar prejuízos sérios.

Um negócio falha bastante quando evita o contrato de serviços relacionados ao reembolso, e isso poderá causar informações imprecisas e inverídicas, atribuindo responsabilidades ao gestor geral da empresa.

O controle, se tratando desse contexto, deve ser feito através de relatórios de despesas ou através de um aplicativo que oferece esse tipo de serviço.

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Contabilização incorreta

Toda gestão deve saber dos direitos da sua empresa, para que também não seja enganado quanto às questões de gastos reembolsáveis. Confundir o pagamento desses custos com uma diária de viagem pode causar valores abusivos.

O reembolso também não deve ser comparado com uma ajuda de custo e isso é o que acontece em muitas das vezes. Quando um empregado precisa se deslocar para uma reunião com uma empresa que ele representa, todos os custos adquiridos durante o trajeto em prol do negócio, devem ser ressarcidos.

Os lançamentos dos valores não podem ser enviados incorretamente. Todos os gastos comprovados e que foram feitos durante a viagem para a instituição devem ser contabilizados corretamente, para que prejuízos futuros não aconteçam.

Vale salientar que há regulamentações de acordo com cada tipo de despesa e tributação, dessa forma se faz necessário analisar cada caso para que seja ressarcido e tributado da forma correta.

Falta de contrato e política interna

Já ficou clara a importância da adoção de uma política em uma corporação, não é mesmo? A falta de um contrato específico sobre viagens a trabalho e uma política interna sobre o reembolso de despesas poderá causar problemas na comunicação e gerar transtornos no âmbito interno.

A ausência de um contrato ou um documento que comprove o exercício de uma atividade que gerará gastos que deverão ser ressarcidos também é uma falha, pois se houver quaisquer problemas, ele também deverá ser apresentado.

A política de uma empresa também é bastante relevante caso haja a solicitação feita pela Receita e até mesmo para aumentar o compliance da empresa.

A omissão de informações entre empregado e empregador não deve acontecer, tudo deve estar esclarecido para que os problemas não se façam presentes.

Como simplificar?

É de extrema importância simplificar toda essa situação voltada ao reembolso de despesas. Para isso, é importante ter uma equipe que assegura esse tipo de serviço. O pagamento de uma equipe especializada nessa questão pode gerar grandes gastos excessivos, e é aí que o meio digital entra em ação.

Um aplicativo que possui modernidade em seu sistema pode, de forma eficiente, facilitar bastante a vida de uma empresa:  

  • Trabalhando com a digitalização de despesas, de maneira que possibilite a mobilidade para os diferentes tipos de aparelhos;
  • Também trazendo consigo a rapidez no pagamento, além de contabilizar dados como quilometragem e viagem;
  • Gerenciando todas as despesas e alertando quanto a Política adotada.

Sua empresa pode contar com uma assessoria profissionalizada que atua desde a montagem de uma política compatível ao serviço prestado, caso precise, até na gestão de custos gerados no negócio.

É benéfico simplificar um serviço bastante complexo, migrando-o, de maneira segura, à uma plataforma digital.

Muitas vezes os processos burocráticos impostos nesses ambientes acabam atrapalhando a contabilização de dados, mas isso tudo pode ser simplificado através de um sistema eficiente.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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