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Conheça as fraudes mais comuns no reembolso corporativo de funcionários e saiba como evitá-las!

fraudes reembolso corporativo de funcionários

O processo de reembolso de despesas para funcionários envolve várias particularidades que precisam ser analisadas de forma a evitar que possíveis fraudes venham a acontecer.

As fraudes do reembolso corporativo configuram-se como práticas que visam enganar a empresa, burlando as regras e os processos. Elas ocorrem quando o funcionário tem a intenção de se apropriar, ou usar de forma indevida, os recursos que estão à sua disposição.

Por ser um assunto complicado, é preciso estar ciente das melhores práticas dentro do reembolso, pois este é o caminho ideal para prevenir tais situações, impedindo que a empresa seja lesada e garantindo a segurança de todos os profissionais que estejam envolvidos.

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As mais comuns fraudes de reembolso corporativo

Para evitar fraudes nas políticas de reembolso é importante ter consciência sobre aquelas que são mais comuns, de forma que a partir daí, um plano estratégico possa ser traçado evitando tais acontecimentos. Confira algumas das fraudes recorrentes no dia a dia de muitas empresas:

1. Despesas pessoais

O uso de bens e recursos da empresa para fins pessoais, além de ser um fator gerador de demissão por justa causa, é uma prática imoral. Uma das situações mais comuns é o uso do carro para propósitos pessoais — viajar com a família, ir à praia, emprestar para familiares.

Aliás, a política de reembolso precisa apontar se os familiares poderão usar o carro e como isso seria feito, por exemplo, o reembolso seria feito por km rodado ou o funcionário teria à sua disposição um valor que poderia ser gasto como ele achar melhor.

2. Superfaturamento

Acontece quando o profissional mal-intencionado aproveita as viagens corporativas como se não houvesse limites de gastos. Escolhe o hotel mais caro, o restaurante mais caro, o transporte mais caro.

O profissional precisa de conforto em suas estadias fora em nome da empresa, isso é inquestionável. Entretanto, existe uma grande diferença entre ter o conforto necessário e extrapolar no luxo apenas porque a empresa está arcando.

E é exatamente isso que evidencia a importância de ter uma política de reembolso que esclareça o que é reembolsável e como tudo será feito, ou seja, deixando claro o limite que será possível reembolsar e o nível do serviço que o funcionário poderá contratar.

3. Extravio de comprovantes

O extravio de comprovantes é um dos mais recorrentes tipos de fraudes e isso porque o problema consiste em “perder” propositalmente tais notas.

Desta forma o profissional espera ter que definir o valor que desejar sem comprovação e, geralmente, ele apresenta sempre um valor maior do que aquele que deveria constar na nota.

A empresa precisa utilizar meios que possam mitigar os extravios, tais como: uma política mais rígida relacionada a obrigatoriedade de se apresentar os comprovantes para ter direito ao reembolso ou ainda, a digitalização de recibos. Estas são algumas alternativas interessantes nesse sentido.

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4. Despesas mascaradas

Um dos truques mais antigos de profissionais que querem lesar a empresa, e também um das fraudes de reembolso corporativo mais comum, acontece quando o funcionário apresenta notas de uma despesa ou serviço apontando que são de outra categoria prevista.

Por exemplo, ele faz gastos em um bar e informa ao gestor que foi de um restaurante em que almoçou. Outro exemplo é quando ele utiliza um serviço de um hotel — massagem, sauna ou outro que não entra na política da empresa — e inclui no recibo como uma simples hospedagem.

Mas como tudo isso envolve aspectos dos quais não é possível escapar, a solução é mesmo definir o limite de gastos. Isto é, o funcionário poderia deixar de almoçar para gastar com outro serviço, ficaria a critério dele, mas dentro do estipulado pela empresa.

5. Utilização de serviços não autorizados

Ocorre quando o profissional faz uso de serviços que não constam na política de reembolso adotada pela empresa, tais como franquias de bagagem, viagens em classe Premium, lavanderia e entre outros.

Isso pode ser clara falta de bom senso do colaborador. Entretanto, por outro lado, se a empresa não possui uma política clara e definida é válido ressaltar que é dado margem para esse tipo de acontecimento, motivo que evidencia a importância de tal política e deixa clara a necessidade de atualização constante, além de se poder contar com um fluxo de aprovação para entender com o que está sendo gasto.

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6. Reembolso duplo

Pedir reembolso pela nota de combustível e por KM rodado é um exemplo clássico de acontecimento de reembolso duplo.

O ponto-chave é definir se o colaborador terá acesso as duas formas de reembolso e qual delas será a oficial. Além, é claro, de contar com um processo claro de auditoria e alçada de aprovação para garantir compliance com a política da empresa.

7. Despesas infladas

A prática de fraude de reembolso de funcionários mais comum. Acontece quando o funcionário compra um item ou serviço e infla o preço no relatório. Por exemplo, o almoço custou R$ 20 mas, ele apresenta uma nota de R$ 40.

Essa prática, infelizmente, é tão comum que muitos restaurantes chegam a perguntar para o funcionário antes de emitir o recibo. Este tipo de situação é antiética tanto por parte de quem oferece ou pede a fraude quanto para quem aceita a possibilidade.

Na realidade, estamos falando sobre o mesmo caso das despesas mascaradas. Com isso, o mesmo plano de ação também pode ser aplicado aqui, ou seja, definir o limite de gastos e permitir que o colaborador troque um serviço por outro se desejar.

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Como evitar fraudes de reembolso de funcionários?

Algumas medidas práticas podem diminuir significativamente as chances de que algum colaborador venha fraudar as políticas de reembolso da empresa. Confira algumas delas:

Ter uma política clara e atualizada

Muitas fraudes têm origem na falta de uma política de reembolso clara. Os funcionários precisam saber quais são as regras e as diretrizes que fazem parte da norma. É importante ser transparente para que nenhum ponto gere dúvidas.

Além disso, é fundamental que tudo seja amparado pela legislação. Da mesma maneira que a empresa não pode ser prejudicada financeiramente, o colaborador também não. Solicitar apoio de um advogado ou do departamento jurídico da empresa é uma excelente ideia para fazer tudo certo.

Definir limites e quais despesas são reembolsáveis

É preciso definir limites e determinar quais despesas poderão ser reembolsadas — sempre de acordo com a lei. Essa etapa é fundamental no processo, mas não é a única: deve-se também definir se todos os colaboradores terão o mesmo limite de gastos ou se será algo diferenciado de acordo com a função ou posto.

Cada um desses detalhes precisa ser apontado de forma bastante clara na política de reembolso da empresa para não deixar dúvidas aos colaboradores.

Orçamento de viagem corporativa

Exigir apresentação de comprovantes

Essa é uma etapa sensível e muito importante dentro desse processo. O colaborador precisa ter consciência de que para obter o reembolso, terá que apresentar os comprovantes e que os principais dados farão parte do seu relatório de despesas.

Fazer isso pode ser um pouco complicado, pois deve passar pela burocracia e trata-se de um processo muitas vezes realizado de forma manual. Mas, isso pode ser otimizado quando a tecnologia é usada para aumentar a agilidade dos processos.

Sistema de gestão de reembolso

Implantar uma política de reembolso ou reestruturar as existentes pode não ser uma tarefa fácil, entretanto, sem ela, a empresa corre o risco de ficar à mercê de fraudes de reembolso corporativo por parte de funcionários mal-intencionados.

Neste contexto, as soluções tecnológicas, como os sistemas de gestão de reembolso, ajudam a economizar tempo e tornar o processo de confirmação do reembolso mais rápido e seguro. Atualmente, é possível encontrar soluções que se adéquam a qualquer perfil de empresa.

Além disso, sem clareza nas diretrizes, até mesmo o funcionário que respeita os processos pode ser prejudicado. É um trabalho que exige atenção, mas vale a pena!

Agora que sabe um pouco mais sobre as principais fraudes de reembolso de despesas de funcionários e como evitá-las, aproveite para conhecer e testar gratuitamente a ExpenseOn, uma solução tecnológica para as empresas que trabalham com times externos e que não querem reembolsar errado!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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