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Gastos de viagem: 7 dicas para sua empresa economizar!

41% das empresas pretendem reduzir gastos de viagem, de acordo com a Business Travel Show. O estudo realizado ainda esse ano, pela maior feira corporativa do Reino Unido, revelou que apesar de dispor de mais recursos para os deslocamentos as empresas pretendem enxugar o orçamento.

E nesses cortes entram hotéis de luxo, os quais a maioria dos entrevistados pretende substituir por opções mais baratas, como o Airbnb. No Brasil não poderia ser diferente, principalmente pela economia turbulenta dos últimos anos.

Embora as viagens corporativas não possam ser dispensadas completamente, é possível sim controlar os números e reduzi-los bastante.

Veja algumas dicas para diminuir os gastos de viagem em sua empresa e otimizar os seus deslocamentos. Conheça formas de tornar essa estratégia aliada de seu negócio e não uma aniquiladora de seu faturamento. Confira!

1. Verifique a necessidade real do deslocamento

Antes de tudo é preciso entender a real necessidade da viagem de negócios. A visita ao cliente é realmente necessária? Essa reunião de negócios não pode ser feita de outro modo, como por Skype ou videoconferência?

Descartar as viagens desnecessárias é o primeiro passo para reduzir os gastos de viagem corporativa.

Então, liste todos os deslocamentos futuros e veja se realmente são necessários para o negócio. Caso possam ser dispensados ou alterados para outras formas de comunicação, faça isso.

Geralmente as viagens de negócios, principalmente as visitas a clientes, devem se concentrar nos melhores contratos da companhia. O restante da cartela, que corresponde a uma pequena parcela do faturamento, deve ser atendida por outros meios mais rápidos e baratos.

Não se esqueça de deixar essa diferença clara no contrato com o seu cliente e, quem sabe, usar esse atendimento personalizado como um diferencial.

2. Defina um limite de gastos de viagem

Quanto devem ser os gastos de viagem de cada colaborador? Qual o limite de despesas que a empresa autoriza para seus trabalhadores viajantes?

É importante definir o teto da despesa para cada viagem, incluindo os gastos com hotéis, passagens, translados no destino e etc. Esse direcionamento deve constar na política de viagens da companhia, ou caso seja muito mutável, ser informado em cada deslocamento.

Não sabe como calcular o custo de uma viagem corporativa? Veja o passo a passo neste artigo!

O importante é que todos saibam as diretrizes da empresa em relação aos gastos de viagem e façam de tudo para cumprir o acordo. Assim os gestores têm mais controles dos números e conseguem encontrar as causas de desperdício.

3. Pesquise antes de fechar a reserva

Nessa dica entram dois pontos importantes: o planejamento antecipado da viagem e a cotação com diferentes fornecedores. Ambos contribuem para reduzir significativamente os gastos da viagem corporativa.

No primeiro momento, procure planejar suas viagens com antecedência para ter acesso as melhores ofertas. É sabido que quanto mais em cima da hora, mais caro as reservas costumam ficar. Então tome esse cuidado em sua gestão de viagens.

Já a pesquisa por melhores preços também é importante. A variação de preços entre fornecedores é enorme. Logo, com alguma pesquisa e dedicação, você pode conseguir encontrar os melhores preços para sua viagem de negócios.

Uma doa ideia é definir em sua política que devem ser cotados pelo menos três fornecedores, antes de fechar qualquer contratação para o deslocamento de negócios. E isso deve valer para passagens aéreas, hotéis, restaurantes e demais estabelecimentos.

4. Crie um cronograma de deslocamento

Quantas viagens sua empresa faz por mês? Quais são os deslocamentos planejados para os próximos dias? Você tem essas respostas?

Definir um cronograma é essencial para controlar os gastos de viagens em seu negócio. Esse documento concentra todos os deslocamentos da companhia durante determinado período. Como resultado é mais fácil planejar essas viagens e, inclusive, conseguir pacotes que ajudam a reduzir as despesas.

Portanto, tenha o hábito de listar todos os compromissos no início do mês, por exemplo. Em seguida, trabalhe em cima desse combo para conseguir melhores preços com os seus fornecedores.

Com esse levantamento você também consegue otimizar a utilização de seus recursos. Você pode descobrir que dois colaboradores vão a um mesmo destino e, assim, mantê-los no mesmo hotel ou comprar as passagens juntas para obter descontos, por exemplo.

5. Controle os reembolsos de forma adequada

A gestão de reembolsos é um dos maiores gargalos financeiros nas empresas que trabalham com viagens corporativas. Quando não são controlados da forma adequada, representam uma fatia considerável do faturamento do negócio que é desperdiçada ou mal aplicada.

Por conta disto, fique de olho dos reembolsos de despesas com viagens corporativas. Defina uma política clara e bem objetiva sobre o assunto. Deixe claro quais valores serão reembolsados pela companhia e o teto máximo de gastos também.

Invista também em formas mais efetivas para controlar o reembolso, usando a tecnologia preferencialmente. Ao fazer isso você agiliza processos do negócio e dá mais confiabilidade aos dados. Experimente!

6. Reveja sua política de viagens com frequência

As coisas mudam e com as viagens corporativas não é diferente. Por isso, é importante ficar de olho em sua política e revê-la sempre que possível. Com isso você mantém o documento atualizado e dentro dos objetivos da empresa.

Durante a crise econômica e política que vivemos, por exemplo, o objetivo das companhias é reduzir gastos de viagem. E sua política precisa contemplar essa meta e dar instruções para seus colaboradores fazerem isso, como vimos no item 2.

Quando essa onda passar, no entanto, o propósito do negócio provavelmente terá mudado. Logo, a política precisa ser revista para atender as demandas recentes da empresa e se adequar a nova realidade. Pense nisso!

7. Invista em tecnologia para gerenciar as viagens

Quando falamos em tecnologia na gestão de viagens estamos nos referindo a um poderoso aliado para reduzir gastos e despesas. Os softwares e aplicativos para controle de gastos, por exemplo, agilizam processos e diminuem o tempo gasto no lançamento da despesa.

Além disso, garantem que todas as informações lançadas possam ser confiadas e até confirmadas pelos gestores. Algo que ajuda a manter as contas na ponta do lápis e evitar surpresas pelo caminho.

Sendo assim, não deixe de adotar as tecnologias mais recentes para reduzir gastos de viagem no seu negócio.

Não sabe por que adotar um? Então, veja 7 bons motivos para usar a tecnologia como aliada de sua empresa e reduzir custos. Confira!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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