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Gestão de equipes externas: Aprenda a fazer isso dar certo!

gestão de equipes externas

Fazer a gestão de equipes externas pode ser algo complicado, não é mesmo? Afinal, é preciso, de alguma forma, supervisionar o trabalho e também incentivar sempre a produtividade. Dentro de uma empresa essas questões podem até ser simples de lidar, mas à distância não é bem assim.

Como os funcionários estão, na maioria das vezes, atendendo clientes fora do ambiente empresarial, nem sempre é possível controlar o andamento de suas atividades, por exemplo. No entanto, este artigo foi criado exatamente para tentar amenizar esses problemas relacionados à gestão de equipes externas.

Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura e encontre dicas importantes de como gerenciar da melhor forma uma equipe externa!

Importância da gestão de equipes externas

Com certeza você já sabe que manter uma equipe externa que esteja alinhada com as tarefas e objetivos da empresa é muito importante. Entretanto, conforme já mencionado anteriormente, pode ser um trabalho desafiador manter o time integrado com a empresa.

Isso porque algumas coisas fogem ao controle da organização e, dessa forma, alguns problemas podem surgir. Esses problemas vão desde erros de comunicação até a falta de produtividade.

Sendo assim, é fundamental para o sucesso da empresa contar com uma boa gestão de equipes externas. É válido ressaltar que essa gestão não diz respeito somente a dar ordens de serviço, muito pelo contrário, também envolve a disponibilização de ferramentas adequadas e a utilização da tecnologia como aliada.

Mas, afinal, como fazer essa gestão de equipes externas? O que levar em conta nesse momento? Continue a leitura para saber mais.

Dicas de como fazer a gestão de equipes externas

1.Use a tecnologia a seu favor

Em primeiro lugar, é realmente importante utilizar a tecnologia em favor da gestão de equipes externas. Atualmente, há inúmeras ferramentas e aplicativos que facilitam o dia a dia dos funcionários que atuam fora da empresa e também que ajudam no monitoramento por parte do gestor.

Neste caso, a possibilidade de ter informações em tempo real e monitorar o deslocamento do funcionário, por exemplo, são algumas das principais vantagens.

2. Defina procedimentos e políticas

Deixar que os funcionários apenas saiam a trabalho sem um planejamento dos procedimentos a serem realizados e sem a definição de políticas de trabalho externo pode ser um grande erro.  Portanto, nada melhor do que deixar claro aos colaboradores tudo o que deve ser feito e de que forma fazer.

Por isso, tarefas bem definidas e um plano que englobe todas as questões de como a equipe externa deve se comportar é fundamental. Além de padronizar o serviço essa dica também ajuda a empresa a alcançar suas metas.

3. Trabalhe com transparência

A importância da transparência dentro de uma empresa é algo que nem precisa ser mencionado em detalhes, certo? Pois fique sabendo que, da mesma forma, a transparência na comunicação com a equipe externa também é muito importante.

O colaborador precisa saber, por exemplo, exatamente os valores a serem reembolsados e qual é a política de reembolso da empresa, uma vez que esse é um dos temas que mais gera polêmica. Atualizar o funcionário sobre algum problema a ser resolvido ou sobre alguma reunião cancelada também faz parte da transparência.

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4. Faça o controle de deslocamento

É comum que a equipe externa gaste com deslocamentos, certo? E, na maioria das vezes, essa locomoção é feita com o carro do próprio funcionário. Sendo assim, é fundamental utilizar formas de controlar a distância percorrida pelos colaboradores e, consequentemente, os custos gerados.

Para fazer esse controle, é possível usar nossa planilhade KM, a qual mostra qual a taxa de reembolso por quilômetro rodado, ou também o GPS Tracker da ExpenseOn! É claro que existem também outras ferramentas que acompanham o deslocamento em tempo real, mas essas são as melhores.

5. Fique atento à legislação

Outra dica de como fazer uma boa gestão de equipes externas é ficar de olho nas leis trabalhistas que regem o trabalho externo, o reembolso corporativo, entre outros aspectos. Como pode mudar a qualquer momento, não se esqueça de se manter sempre atualizado.

A legislação é uma parte que deve estar presente dentro da política de gestão de equipes externas da empresa também.

6. Utilize ferramentas de controle

Você já parou para pensar em como saber se o funcionário externo está realmente trabalhando? Para isso, basta usar ferramentas de telemetria, fazer o acompanhamento dos locais de reembolsos ou controlar o acesso aos sistemas da companhia quando o funcionário faz o login, por exemplo.

Para fazer o controle de reembolsos, você pode utilizar nossa planilha de reembolso de viagens, basta preenchê-la para documentar todos os dados.

Modelo de relatório de despesas

7. Mantenha a comunicação e o engajamento da equipe

Por fim, manter o engajamento e o envolvimento do time mesmo à distância é a última dica relacionada à gestão de equipes externas. Mas, como fazer isso? Existem algumas maneiras! A primeira delas é investir em ferramentas de comunicação como, por exemplo, o WhatsApp e o Slack. Dessa forma, é possível que a comunicação seja feita mesmo de fora da empresa.

Além disso, é muito importante também fazer reuniões frequentes, sejam elas presenciais ou à distância, e também investir em eventos e convenções que estimulem o engajamento. Afinal, dessa forma, mesmo estando longe fisicamente da empresa, a equipe externa consegue saber o que está acontecendo e permanece integrada com todo o time.

Sendo assim, a gestão de equipes externas é realmente muito importante para manter os funcionários produtivos e controlar o trabalho deles no dia-a-dia. É claro que a confiança também é muito importante, mas todas essas dicas são fundamentais para melhorar os resultados da empresa como um todo.

Agora que você já sabe qual a melhor forma de fazer a gestão de equipes externas, que tal conferir um eBook sobre Viagens Corporativas? Dessa forma, é possível descobrir como conseguir mais resultados com as viagens corporativas da empresa! Não perca mais tempo e baixe agora mesmo o material.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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