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Gestão de viagens corporativas: Como fazer dar certo!

Muitas empresas promovem viagens corporativas, mas para fornecer uma experiência de qualidade é necessário tomar determinadas medidas que proporcionam uma qualificação avançada à área, atrelando processos e organização à visão do negócio.

De acordo com os dados do Annual Global Report & Forecast, as viagens corporativas movimentaram, em 2017, US$ 1,33 trilhão. Um aumento de 5,8% comparado ao ano anterior, 2016.

Esses dados comprovam a importância da gestão para as empresas. No entanto, apesar da necessidade de melhorias no ramo, a ação pode não ser simples, pois exige uma estruturação adequada.

A gestão de viagens corporativas deve ser conduzida de acordo com estratégias bem elaboradas para uma redução de custos significativa.

Trabalhar com o processo de promover tais viagens aos funcionários é algo complexo, especialmente quando não há um controle e mensuração do que deve ser gerenciado.

Por isso, é fundamental entender todas as etapas que regem um eficiente trabalho e verificar a melhor forma de agilizar e aprimorar esta tarefa.

O que é gestão de viagem corporativa?

Gestão de viagem corporativa nada mais é do que um procedimento administrativo realizado de forma a conduzir viagens com o menor custo, sem perder a qualidade do serviço e trazendo diversas vantagens aos envolvidos.

Muitas organizações acabam optando pela contratação de empresas especializadas, onde a prestação dos serviços é voltada para atender as necessidades corporativas, incorporando os benefícios aos funcionários que serão deslocados.

Como funciona a gestão de viagens?

Antes de mais nada, é imprescindível analisar quais são os reais objetivos de uma viagem e as práticas que atenderão todas as exigências empresariais sem ultrapassar o orçamento planejado, garantindo a segurança e a comodidade do viajante.

Para que isso ocorra de fato, é necessário um profissional especializado que esteja familiarizado com toda a prática que essa área exige.

A gestão será realizada através de métricas e conceitos que são constantemente aprimorados, a fim de incorporar as melhores técnicas, gerenciando todas as etapas que estão relacionadas à viagem corporativa.

A gestão é feita a partir do controle de despesas e outros aspectos que serão cruciais para que a viagem aconteça. Assim, todos os gastos com o transporte, acomodação, refeições e qualquer outro custo deverão ser calculados previamente.

Além de conhecer o valor total antecipadamente, a empresa deve sempre verificar a possibilidade de uma redução, sem prejudicar o desempenho e andamento do processo.

Dicas para promover uma boa gestão de viagens corporativas

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Uma gestão eficaz se torna indispensável, através da aplicação de boas práticas, que contribuem para uma melhoria do gerenciamento das viagens empresariais.

Veja algumas dicas para que isso aconteça, abaixo:

Crie uma política de viagem

Para garantir a ordem, o controle e evitar desperdícios, é primordial criar uma política de viagem a ser seguida.

Assim, junto com uma equipe adequada, faça um detalhamento sobre a responsabilidade do viajante, os critérios que devem ser visados para a contratação de um serviço especializado, quais são os objetivos essenciais da viagem e outros pontos principais.

No entanto, acima de tudo, é importante estabelecer os limites de gastos para que nada ultrapasse o orçamento preestabelecido, garantindo que não haja prejuízos.

Faça a documentação de todas as informações para que não ocorram problemas e, assim, garanta mais segurança e previsibilidade para as suas viagens.

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Dê orientações a todos os profissionais

Orientar seus profissionais e todos os envolvidos pode garantir mais qualidade e evitar complicações. De nada adianta documentar informações e criar uma política de viagem se seus funcionários não forem bem instruídos.

Por isso, forneça os dados importantes, ressaltando todas as regras impostas na política e mantenha o documento acessível. Faça adaptação de linguagem, caso seja preciso, para que seus colaboradores compreendam as informações contidas no documento.

Use um aplicativo adequado

Como foi dito acima, gerenciar viagens empresariais não é uma tarefa fácil e demanda tempo. Dessa forma, uma excelente tática é obter um aplicativo que ofereça simplicidade e facilidade na realização desse serviço.

Isso pode ser altamente vantajoso, já que ele pode ser usado para agilizar o processo e promover um controle mais apropriado. Assim, sempre que o profissional realizar uma viagem em nome da empresa, poderá lançar as notas de gastos na plataforma para que o gestor avalie e conduza o reembolso necessário.

Isso melhora consideravelmente sua gestão de viagens corporativas e assegura ao viajante e  à empresa de que todo o controle seja  automatizado e protegido, para que ambos possam ser atendidos.

Entretanto, é importante observar as qualidades que uma plataforma oferece e se ela atende todas as exigências e necessidades da gestão de viagens corporativas. O aplicativo deve ser capaz de fornecer um trabalho eficaz na demonstração dos custos da viagem sem dificuldade.

Saber construir uma gestão de viagem corporativa que seja efetiva para o âmbito empresarial permitirá um aumento significativo na qualidade do setor, sem gerar custos desnecessários.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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