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Gestão estratégica: como usá-la em sua empresa para reduzir a burocracia?

gestão estratégica

Você sabia que a burocracia pode atrapalhar bastante a gestão estratégica de uma empresa? Sem um bom planejamento o seu negócio pode não ter o desenvolvimento esperado. E alguns procedimentos internos podem atrapalhar o andamento da sua organização.

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Plum, os micros e pequenos empresários brasileiros desperdiçam, em média, 135 dias do ano com processos administrativos que são burocráticos. Isso são 15 dias a mais dentro da média global. Um número bem elevado, não é mesmo?

Além disso, a burocracia pode levar a um prejuízo anual de R$79,5 bilhões. A perda de produtividade é apontada como a sua maior causadora. Mas com uma boa gestão estratégica é possível mudar o cenário da sua empresa. Quer saber como? Acompanhe a leitura até o final.

Qual a importância de uma boa gestão estratégica?

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Tudo muda o tempo todo no mundo dos negócios. Portanto, o modo de gestão também precisa avançar para acompanhar o tempo e as tendências. E o mais importante, não perder para a concorrência e se manter em alta no mercado.

A gestão estratégia é uma maneira de melhorar os processos internos, tornando mais eficaz o seu negócio. Ela é um conjunto de ações para gerenciar os recursos de uma empresa com o intuito de atingir suas metas e objetivos com excelência. 

Em síntese, a gestão estratégica tem que ser baseada nas metas e a partir daí serem aplicadas as técnicas de aperfeiçoamento em todas as áreas da empresa. Ela é de grande importância para que uma organização consiga atingir seus objetivos de maneira organizada, com eficiência e sem burocracia.

Esse tipo de gerenciamento ajuda as empresas de maneira bem simples. Com essa forma de gestão é possível:

  • Potencializar e automatizar os processos internos, ganhando tempo e economia de recursos. Em especial, os humanos;
  • É aplicável em todos os setores de uma instituição, de forma a instaurar o senso de unanimidade para que ela funcione melhor. Se todos os setores agirem em conjunto fica mais fácil de atingir as tão desejadas metas;
  • Uma boa gestão estratégica é associada à economia financeira, já que toda organização vai funcionar de maneira organizada, desenvolvida e automatizada. Tudo isso de forma mais simples e bastante eficiente.

Como usar a gestão estratégica?

Para colocar esse tipo de gestão em prática, o primeiro passo é fazer um diagnóstico da empresa e da sua forma de liderança. É importante esboçar qual é a situação atual da organização, aonde ela quer chegar e o que será necessário fazer para atingir essa meta.

Logo após, os gestores devem responder as perguntas elaboradas para se questionarem qual a real situação da empresa e sobre as ações propostas para uma nova gestão. Depois, finalmente, deve-se colocar as ações em prática!

Vale lembrar que a gestão estratégica não é milagrosa, mas sim um processo contínuo de aperfeiçoamento dos processos. Ou seja, os resultados virão, mas não da noite para o dia. Não vale a pena começar e parar. Persista no trabalho, acompanhe de perto e mensure todos os resultados. A ideia central da gestão estratégica é sempre melhorar os processos para evitar a burocracia.

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Gestão estratégica para reembolso de funcionários

Uma das partes mais burocráticas da maioria das empresas é o financeiro. Quando se trata de reembolsar um colaborador, vários processos precisam ser seguidos. Aperfeiçoar essa área pode ser uma forma de dar uma pontapé inicial na mudança que a sua organização necessita.

Uma boa gestão estratégica ajuda a diminuir os gastos da empresa e, em contrapartida, aumenta os seus lucros. Quando a organização possui funcionários que trabalham viajando e precisam desembolsar o valor do próprio bolso, é importante que se tenha um controle para realizar esses reembolsos.

Criar um plano de gestão de reembolso bem definido e fazer com que ele se torne conhecido por todos os colaboradores garante um maior domínio financeiro. Além disso, ter esse controle na hora de estornar o valor ao funcionário favorece para ter uma contabilidade sem falta de informações. Ou seja, todas as contas irão ser sempre redondas!

O primeiro passo é traçar uma boa política de reembolso de funcionários. Ela tem o intuito de gerenciar os gastos e definir em quais casos o colaborador será ressarcido ou não. É uma medida de extrema importância para evitar fraudes ou desfalque de caixa.

Por exemplo, um profissional com más intenções pode tentar burlar as regras da empresa, conseguindo o reembolso de valores que não gastou. Ou ainda, descumprir alguma norma interna. Porém, quando há uma política de reembolso acessível e visível para todos os funcionários, fica mais fácil controlar essas ações. Ou até mesmo evitá-las.

Defina também como a empresa vai ressarcir os funcionários, deixando isso de forma bem clara. Isso é algo importante para o colaborador, para que ele também tenha o seu controle financeiro e não fique prejudicado. Ele tendo consciência de como e quando será reembolsado, pode controlar os seus gastos.

Algumas formas de ter o controle de reembolso dos colaboradores são:

  • Fazer a digitalização de todas as despesas e arquivá-las na nuvem;
  • Definir os recursos orçamentários, se terá um limite de reembolso e as regras de aprovação para que o funcionário seja ressarcido;
  • Automatizar os processos com ferramentas que possam melhorar a sua gestão e, consequentemente, o controle do reembolso dos funcionários. Use a tecnologia como sua aliada;
  • Faça uma constante análise dos relatórios de reembolso.

São dicas simples, mas totalmente eficientes! Quando aplicadas de forma correta, melhoram em muito os processos e deixa de lado toda a burocracia que envolve o reembolso de funcionários. 

Vale lembrar que os colaboradores precisam se conscientizar sobre essa política. Se não existia, é bom alertá-los que agora a empresa possui. Ou se havia, informar que ela foi reformulada. Quanto mais eles vestirem a camisa da organização e contribuírem com os processos, melhor será o resultado da sua gestão. 

Outro ponto importante é que uma boa gestão estratégica de reembolso de funcionários visa o benefício do colaborador e da empresa. Portanto, na hora de elaborar ou reformular essa política o interesse de ambos deve ser levado em consideração.

Quer saber como otimizar esse processo em sua organização? Tenha uma gestão estratégica eficiente clicando aqui e contanto com os métodos mais modernos criados pela ExpenseOn.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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