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6 coisas que todo gestor de viagens corporativas precisa saber para ser bem-sucedido

gestor de viagens corporativas

Você está sempre buscando conteúdos estratégicos e materiais educativos para auxiliar a gerenciar de forma eficaz o seu negócio? Então, acompanhe esse post.

Hoje vamos falar sobre 6 coisas que todo gestor de viagens corporativas precisa saber para ser bem-sucedido. Acompanhe! 

1. Quais os desafios, responsabilidades e habilidades necessárias para um gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas possui em suas mãos uma grande responsabilidade, pois se ocupa de uma parte do orçamento que é estratégico para a realização de qualificações, reuniões com clientes, captação de novos investidores, participação de congressos e novos projetos em outras localidades. 

Muitas organizações possuem um expressivo número de colaboradores que, continuamente, necessitam realizar esses tipos de viagens para atender aos planos de crescimento do empreendimento. 

Deste modo, o gestor tem que estar atualizado, pois cada vez mais o mercado está mais complexo e ágil. Sendo assim, ele deve estar atento às novas ferramentas de gestão e recursos tecnológicos que podem auxiliar no seu trabalho, de modo a agilizar processos, reembolsos e manter a organização financeira da empresa em dia. 

O gestor deve elaborar uma boa política interna de como efetuar uma viagem corporativa que seja eficaz para a empresa e para os colaboradores. Além disso, deve estar atento à legislação e saber como garantir a segurança e o conforto dos colaboradores que necessitam realizar importantes viagens para fechar negócios nacionalmente e internacionalmente.

Outra responsabilidade que o gestor de viagens corporativas deve priorizar também é o bom planejamento dos gastos da organização com viagens corporativas. Afinal, tais deslocamentos precisam proporcionar segurança e conforto para os colaboradores considerando o melhor custo-benefício para o empreendimento. 

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2. Elaborar uma política de viagens corporativas

O gestor de viagens corporativas deve elaborar uma política de viagens que seja eficaz, pois possuir uma política interna é a base que sustenta as demais estratégias que necessitam ser empregadas por um bom gestor. 

A política de viagens deve ser clara, pragmática e objetiva de modo que os colaboradores consigam compreendê-la facilmente. Quanto melhor redigido o documento, há menos chances de ocorrerem imprevistos, confusões e perdas de comprovantes importantes para o relatório de reembolso. 

Como a empresa conta com funcionários que realizam viagens corporativas, é necessário obter agilidade nesses processos para não acumular tarefas de gestão. Além disso, a empresa que possui uma política interna está resguardada caso qualquer infortúnio ocorra. 

3. Sempre proporcionar seguros de viagens para os colaboradores

Da mesma forma que um acidente no trajeto de ida ou volta do trabalho é de responsabilidade da empresa, ocorre o mesmo durante uma viagem de negócios. Devido a isso, o gestor de viagens corporativas deve estar atento às especificações da política interna da empresa, e também a legislação. 

Deste modo, sempre que for contratar um serviço de viagem, o gestor deve adquirir também um seguro que proporcione garantia de segurança e saúde do colaborador. Essa conduta é fundamental, pois aqueles funcionários que são selecionados para realizar qualificações ou grandes negócios fora da localidade onde se encontra a organização são os profissionais mais capacitados que ela possui. 

Além disso, para realizar bons negócios é importante que o profissional esteja em plenas condições físicas e mentais. Deste modo, possuindo um seguro de viagens o colaborador se sentirá mais confiante e motivado e caso algum imprevisto ocorra, ele terá toda a cobertura necessária mesmo que esteja em outro país ou cidade. 

4. Utilizar sistemas de gestão 

Como mencionado anteriormente, é fundamental que o gestor de viagens corporativas saiba agilizar os processos de sua administração. Uma das formas mais eficazes de realizar isso é utilizando sistemas de gestão

Com o auxílio de recursos tecnológicos eficientes é possível garantir velocidade nos processos de gestão, além de manter a segurança e organização dos dados, relatórios e comprovantes de reembolso. 

A ExpenseOn, por exemplo, tem um sistema eficaz para otimizar os processos de reembolso de qualquer empresa. Você pode solicitar uma demonstração gratuita para conhecer o aplicativo e suas funcionalidades. Não deixe de conferir e conhecer as vantagens que a tecnologia pode providenciar para a gestão do seu negócio. 

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5. Elaborar um planejamento para viagens corporativas 

Uma das grandes responsabilidades do gestor de viagens corporativas é também manter a boa saúde financeira para a empresa a qual trabalha. Deste modo, esse profissional deve possuir grandes habilidades para realizar um bom planejamento de viagens. Para isso, é necessário que o gestor saiba providenciar um orçamento para viagens corporativas e planejar os gastos para o próximo exercício. 

Deste modo, é fundamental saber utilizar dos recursos tecnológicos disponíveis, além de técnicas de estatística para planejar os gastos futuros a partir de um levantamento de dados históricos de despesas dos anos anteriores. 

Além disso, é importante que o gestor de viagens saiba projetar distintos cenários para poder se precaver durante imprevistos e saber aproveitar melhor as oportunidades quando elas surgirem. Uma forma interessante para se precaver de imprevistos é possuir um caixa extra para arcar com infortúnios, caso eles ocorram.

Outra importante habilidade de planejamento que o gestor de viagens corporativas deve possuir é conhecer mecanismos de avaliação das estratégias planejadas de forma a poder verificar o bom andamento do planejamento e mudar de estratégia se for necessário. 

6. Possuir um bom diálogo com a empresa e seus colaboradores 

Por fim, como o mundo dos negócios sempre está em constante transformação é fundamental que o gestor de viagens corporativas mantenha um bom diálogo com os interesses da empresa e também de seus colaboradores. Deste modo, o gestor obtém um feedback sobre como a sua atuação tem auxiliado a organização e seus funcionários e pode, desta forma, aprimorar as suas estratégias.

Esta é a nossa seleção para informar as principais coisas que todo gestor de viagens corporativas precisa saber para ser bem-sucedido e proporcionar bons resultados para a empresa a qual trabalha e seus colaboradores.Aproveite e não deixe de solicitar a demonstração gratuita para efetuar a gestão de reembolso do seu negócio com o sistema da ExpenseOn. Otimize o seu controle de reembolso, ganhe mais agilidade e economize com nosso aplicativo.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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