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Manual de viagens corporativas: aprenda a montar o seu!

manual de viagens corporativas e procedimentos

É muito importante ter um manual de viagens corporativas e esse artigo vai te ensinar a montar esse documento que a sua empresa tanto precisa!

As viagens corporativas trazem muitos benefícios para o turismo no país e ainda movimentam a vida financeira das empresas. Essa atividade também contribui para o crescimento e bem-estar dos funcionários, tornando o ambiente mais harmônico.

Pensando nisso a empresa precisa definir os procedimentos de viagens adequadamente para aproveitar esses deslocamentos da melhor forma possível. Um manual de viagens é o documento ideal para reunir essas instruções e tornar a gestão mais assertiva.

Então, chegou o momento de você aprender a montar o seu próprio manual de viagens corporativas e saber todos os procedimentos de viagens a trabalho. Confira!

Mas, o que é um manual de viagens corporativas?

Um manual de viagens corporativas é um documento que reúne todos os procedimentos e instruções acerca dos deslocamentos realizados na empresa. Nele constam as regras para as viagens, explicações sobre os reembolsos e adiantamentos, normas de conduta que o colaborador deve seguir quando em viagem a serviço da empresa, entre outras informações.

O manual, em alguns casos, pode ser confundido com a política de viagens corporativas. Contudo, esse último costuma ter uma linguagem mais técnica, sendo utilizado principalmente para proteger os interesses legais da empresa.

Já o manual de viagens a trabalho pode ser um documento mais leve, divertido e educacional. O seu maior intuito é ajudar os colaboradores a realizarem as viagens da melhor forma possível, seguindo todas as orientações da companhia.

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Determine qual o propósito da política da viagem

Para criar o seu manual de viagens corporativas é necessário, antes de tudo, saber todos os objetivos que a empresa deseja alcançar.

As empresas propiciam viagens aos seus funcionários para eventos importantes, cursos, buscar expandir o negócio. As viagens corporativas são para ampliar o mercado de atuação da empresa, seja para melhorar a capacitação de seus funcionários ou buscar a melhoria e crescimento do negócio.

Com isso, é importante saber qual o intuito das viagens realizadas pela empresa para saber a realidade de gastos e todos os procedimentos que serão adotados para criar o manual de viagem corporativa.

Agora que você já sabe quais os propósitos mais comuns de uma viagem corporativa, chegou o momento de conhecer mais sobre os procedimentos para fazer de forma eficiente o seu manual de viagens corporativas. 

Despesas envolvidas para ter o manual de viagens corporativas

É importante especificar as despesas para fazer o manual de viagens corporativas com mais eficácia.

Liste todas as possíveis despesas que geralmente são gastas com os seguintes aspectos: passagens, alimentação, hospedagem, transporte e todos ou outros possíveis gastos.

Ao fazer a lista é possível ter uma noção de quanto recurso será necessário para arcar com essa atividade e adequar o manual de viagem corporativa de acordo com a realidade orçamentária da empresa.

O manual de viagens corporativas é para saber quanto irá gastar, mas podem surgir imprevistos com gastos que não foram previsíveis. Assim, por existir tais imprevistos, uma solução possível para as empresas é determinar um valor a mais que pode ser usado por cada funcionário em caso de emergência. 

Determine regras claras e objetivas para o procedimento de viagens

Ao realizar o procedimento de viagem, é importante que o profissional tenha acesso de forma objetiva e clara a todas as regras, podendo executar de maneira correta suas obrigações.

O estabelecimento dessas regras servirá para guiar a equipe, devendo a empresa manter o funcionário atualizado de todo procedimento da viagem.

Com isso, é sempre muito importante estar atento no momento de fazer todo o procedimento de viagens corporativas. O roteiro deverá ser passado para equipe, melhorando a organização do manual de viagens corporativas com todo detalhamento necessário.

Destaque as principais necessidades

No momento da elaboração do manual de viagens corporativas é necessário que sempre seja destacado as principais necessidades da empresa.

Converse com todos os envolvidos e destaque quais são os pontos principais que deverão ser abordados. Isso para fazer com que o seu manual fique completo de acordo com todas as necessidades da organização.

Saber a realidade do negócio e levá-la em conta no momento dessa elaboração é determinante. Assim, o procedimento da viagem será de acordo com o que a empresa busca e com a realidade que a mesma vive.

Crie uma política de reembolso

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É necessário que todos os envolvidos na viagem corporativa saibam de todo o processo de reembolso. É importante que não exista dúvidas quando trata-se de reembolso.

Todos os pontos sobre o reembolso devem ser detalhados para que não fiquem dúvidas.

Sendo assim, o colaborador deverá saber desses pontos para o reembolso:

  • O recolhimento dos recibos das despesas – é necessário ter todos os documentos referentes aos gastos bem organizados, para que o recolhimento ocorra de maneira que não confunda a empresa e o seu funcionário;
  • Justificar todos os gastos extras – prestar conta sobre aquilo que foi gasto a mais dentro de uma viagem corporativa, dessa maneira ficará justo para ambas as partes e ninguém ficará no prejuízo;
  • Preenchimento de relatórios – os relatórios devem ser preenchidos e organizados em todas as viagens corporativas assim que os gastos forem feitos, desta maneira, nada passará sem ser contabilizado;
  • Solicitar alguma quantia antes da viagem – é importante ter noção de quanto será gasto em uma viagem corporativa, mesmo que o valor não seja 100% assertivo;
  • Os prazos que devem ser cumpridos para receber o reembolso – o colaborador e a empresa nunca devem ser prejudicados em uma viagem corporativa, assim, cabe a ambos representantes realizarem todas as ações necessárias dentro do prazo.

Saber todos os requisitos que a empresa precisa para que possa repassar o reembolso é uma obrigação no mundo corporativo atual. Desse modo, caso não seja cumprido alguns prazos desses itens, é necessário comunicar a empresa em qual prazo irá entregar. 

Dessa forma, para ter um bom manual de viagens corporativas é importante primeiro contar com uma boa organização, o que irá gerar redução de custos com uma boa qualidade nos resultados.

As viagens corporativas são boas para a empresa e para os seus colaboradores. A empresa deverá sempre contar com a ajuda de seus funcionários, isso faz com que a empresa cresça e que os funcionários busquem o crescimento profissional e da empresa.

Hora da ação!

É através da organização e com a redução de custos que você vai fazer um bom manual de viagens corporativas que só trará benefícios a sua empresa.

Todo manual de viagens corporativas só terá melhor eficácia se puder contar com a ajuda da empresa que é especializada nesse assunto.

Faça da sua viagem de trabalho uma grande experiência de crescimento pessoal se tornando um profissional melhor e trazendo benefícios para a empresa que trabalha e fique longe dos riscos que podem ocorrer.

Se organizar é ideal para que tudo ocorra da melhor forma possível. Lembre-se que uma boa viagem a trabalho pode fazer com que a produtividade seja bem maior, portanto, elas interferem diretamente no sucesso de uma empresa. 

Faça um manual de viagens corporativas da melhor forma, seguindo as dicas expostas neste artigo e saiba como ter o reembolso de forma mais prática.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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